Båstads kommun bjuder in till anbudslämning på direktupphandling av Evenemangstjänst. Sista anbudsdag Anbudet ska vara oss tillhanda senast 2021-03-29. Anbud lämnas via systemet Visma direktupphandlingar. Eventuella frågor ställs under funktionen "frågor och svar" i systemet Visma direktupphandlingar. Sista dag att ställa frågor är onsdagen den 23 mars. Samtliga frågor och svar kommer att publiceras i funktionen "frågor och svar". Anbudets giltighet Anbudet ska vara giltigt i tre (3) månader efter sista anbudsdag. Upphandlande myndighet Båstads kommun Box 1120 269 22 Båstad Org nummer 212000-0944 Telefon (växel) 0431 – 77 000 Hemsida
www.bastad.se Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som en direktupphandling enligt lagen om offentlig upphandling (2016:1145). Språk Anbud skall lämnas enligt förfrågan på svenska. Eventuellt bifogade dokument lämnas på svenska. Besked om resultat Efter avslutad anbudsutvärdering fattas ett tilldelningsbeslut som visar resultatet av direktupphandlingen. Meddelande om detta skickas ut till samtliga anbudsgivare. Krav på registreringar mm Anbudsgivare ska vara registrerade för redovisning av mervärdesskatt och inneha F-skattebevis samt vara fri från skulder för skatter och andra sociala avgifter. I det fall anbudsgivare avser använda underleverantörer ska även dessa företag uppfylla ställda krav. Teknisk och yrkesmässig kapacitet Anbudsgivare ska inneha och kunna visa att de har dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet att utföra uppdraget. Anbudsgivaren ska kortfattat beskriva det anbudsgivande företaget i anbudet. Anbudsgivare ska vara verksam inom efterfrågat område och ska med minst en referens, gärna flera, kunna styrka erfarenhet av genomförda uppdrag. Uppdragen ska motsvara den tjänst som beskrivs i detta underlag och ska ha utförts under de tre senaste åren. Skickas in på kommunens anmodan Anbudsgivaren ska ange vem som kommer att utföra uppdraget. Den konsult som erbjuds i anbudet ska användas vid genomförande av uppdraget. Anbudsgivare/konsult kan vara samma person. Konsulten ska ha god samarbetsförmåga, god förmåga att sätta sig in i nya uppdrag och behärska svenska i tal och skrift. Konsulten ska vidare vara självgående, uppvisa förmåga till nytänkande, kunna ta egna initiativ och komma med egna idéer. Konsulten får inte bytas ut under uppdragets gång utan dialog och skriftlig överenskommelse med kommunen. Om situation uppstår där nuvarande konsult behöver bytas ut ska den nya konsulten ha arbetat med uppdrag som motsvarar den tjänst som beskrivs i upphandlingsunderlaget och ska ha utförts under de tre senaste åren. Erfarenhetsmässigt ska konsulten ha arbetat med uppdrag som motsvarar den tjänst som beskrivs i detta underlag och ska ha utförts under de tre senaste åren. Konsulten ska ange en (1) st referens med kontaktuppgifter (mail och telefonnummer), som ska kunna styrka erfarenhet och arbetsförmåga av genomförda uppdrag. Beskriv uppdragets utformning och innehåll i anbudet. Anbudet skall även innehålla: CV (Curriculum Vitae) som visar namn och erfarenhet för erbjuden konsult. Avtal Bindande avtal mellan parterna uppstår först sedan Båstads kommun och leverantören undertecknat särskilt upprättade skriftliga kontrakt. Önskemål om sekretess Anbudsgivare ska meddela i sitt anbud och precisera om uppgifter bör sekretessläggas och isåfall vilka samt skälen för detta. Båstads kommun är inte bunden till anbudsgivares begäran om sekretess utan en sekretessprövning kommer att genomföras. Avbrytande av upphandling Kommunen förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen om omständigheter inträffar som väsentligen påverkar eller förändrar förutsättningarna för upphandlingens fullföljande. Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare att underrättas om detta. KRAVSPECIFIKATION Uppdragsbeskrivning I slutet på augusti ska Båstads kommun genomföra en klimatkonferens. Konferensen ska hållas under en (1) dag och riktar sig till alla personer som arbetar med hållbarhets-/klimatfrågor inom Familjen Helsingborg. Antalet deltagare uppskattas till cirka 100 personer. Denna förfrågan avser en projektledare som tar ett helhetsåtagande kring innehåll, paketering och genomförande av klimatkonferensen i nära samarbete med kommunen. Preliminärt datum för eventet är 24, 25 alternativt 30 augusti, 2022. Leverantören ska kunna projektleda eventet från idé till genomförande. Eftersom det är en klimatkonferens är det viktigt att tänka på hållbarhet genom hela projektet. Leverantören ska, som minst, kunna tillhandahålla tjänsterna: * Leda planeringen av konferensens innehåll och genomförande tillsammans med kommunens referensgrupp. Vara sammankallande och arbeta nära referensgruppen. * Ta fram en projektplan som inkluderar tidsplan och budgeterad aktivitetsplan. * Bokning av till exempel lokaler, teknik, ljud, ljus, förtäring, möblering, dekoration etc. * Boka och vara kommunens kontakt gentemot föreläsare/moderator och andra externa medverkande. * Säkerställa att tekniken fungerar i samband med evenemanget. * Deltagaradministration omfattande inbjudningar, anmälningar, namnskyltar och hantering av specialkost. * Ta fram en kommunikationsplan och kommunicera projektet. Till exempel att ta fram marknadsmaterial, göra affischer, göra inbjudan och skriva texter vid behov. Detta sker i samarbete med kommunens kommunikationsavdelning. Kommunikationen ska ske i enlighet med en grafisk profil. * Leverantören ska kunna tillhandahålla kompetens inom rörligt material vid behov mot en extra kostnad. * Summera och utvärdera konferensen. Kommunen bedömer att uppdraget kommer att kräva ca 80 timmar. Vid eventuell överskridande av dessa timmar vill kommunen få ett timpris för konsultens tjänster inom uppdragets ramar. Utvärdering De inkomna anbuden kommer att bedömas utifrån tre punkter: - Pris för uppdragets utformning, räknat på 80 timmar (viktning 60%) - Timpris x 20 timmar (timmar som går utanför uppdragets ram) (viktning 40%), (20 timmar är enbart för utvärderingssyfte) - Beskrivning av konsultens referensuppdrag (mervärdesavdrag) Räkneexempel: 20 000 (pris 80 h) x 1,6 = 32 000 (1050 (timpris) x 20) x 1,4 = 29 400 32 000 + 29 400 = 61 400 kr I bedömningen av konsultens referensuppdrag ges ett mervärdesavdrag på utvärderingssumman enligt nedan bedömningspunkter: - Mycket bra utformning och hög matchning med kommunens uppdrag = 20.000 kr i avdrag - Bra utformning och bra matchning med kommunens uppdrag = 10.000 kr i avdrag - Mindre bra utformning och matchning med kommunens uppdrag = 0 kr i avdrag 61.400 kr (utvärderingssumma) - mervärdesavdraget = den totala utvärderingssumman Anbudslämnaren/konsulten som arbetar med uppdraget, som uppfyller samtliga krav och som har den lägsta totala utvärderingssumman kommer att antas som leverantör. Anbud kvalificeras och utvärderas genom att tillämpa begränsad kontroll. Detta innebär att kontroll/prövning av anbud kan komma att genomföras enbart avseende den anbudsgivare som avses tilldelas kontrakt. I anbudspriset ska alla kostnader kopplade till konsulten och den utförda tjänsten inkluderas som t. ex resa, hotell, milersättning etc. Anbudspriset ska enbart röra konsultens/leverantörens tjänst för uppdragets genomförande men inte kringkostnader för eventet såsom ljud, ljus, förtäring, lokaler, teknik, moderator, föreläsare etc. Pris för uppdraget och timpriset ska anges i anbudet eller i bifogad excelfil kallad "Prislista evenemangstjänst 2022". Används denna fil ska filen skickas med i anbudet.