Anbudsförfrågan eventtjänster

Kort beskrivning

Beskrivning av myndighet Myndigheten för arbetsmiljökunskap har i uppgift att skapa förutsättningar för ett friskt och hållbart arbetsliv. Vårt uppdrag består till stor del av att samla in, sammanställa och sprida kunskap baserad på forskning på ett begripligt och lättillgängligt sätt. Läs mer om oss och vårt arbete på www.mynak.se.  Uppdraginnehåll Myndigheten för arbetsmiljökunskap bjuder in till anbudsgivning avseende eventtjänster. Denna förfrågan avser att planera, arrangera och genomföra ett webbinarium samt en konferens. Vi är i behov av en extern partner som kan bistå oss i hela uppdraget, både på strategisk, kreativ och operativ nivå och kommer att arbeta nära myndigheten. Båda eventen ska genomföras digitalt. Preliminära datum för eventen är 17 mars och 24 maj 2022. Syftet är att sprida kunskap kring arbetsmiljö samt att stärka myndighetens varumärke. Tjänsterna omfattar följande: Strategisk kommunikation Anbudsgivaren står för projektledning, planering och tar fram förslag på koncept. Anbudsgivaren ska även definiera målgrupperna för eventen och målgruppsanpassa konceptet. Inspelningsstudio Inspelning ska äga rum i Gävle. Anbudsgivaren ansvarar för webbsändning i lokal där moderator samt flera presentatörer syns i bild. Några presentatörer kan komma att presentera via länk, alternativt komma att vara förinspelade. Möjlighet ska också finnas att visa presentation och presentatör samtidigt i bild. Anbudsgivaren ska ha helhetsansvar för uppdragens genomförande. Inom ramen för anbudsgivarens helhetsansvar ska arbetet bedrivas med en löpande interaktion mellan anbudsgivaren och myndigheten. Sändningen av webbinariet Anbudsgivaren säkerställer: Studio - plats för inspelning av webbinarium/konferens där 3–4 personer kan vara i bild samtidigt Plattform för sändning Ljud – hög kvalité på ljud från alla presentatörer i studion och de på distans. Ljus – presentatörer och moderator i studio ska vara väl ljussatta för sändning. Kameror – minst två kameror i studion för möjlighet till klipp Kunna visa upp presentation och presentatör i sändning samtidigt Rekvisita i studio – bord, soffa, stolar Bra uppkoppling och fungerande teknik Kommunikationsverktyg Anbudsgivaren ska kunna bistå med kommunikationsverktyg för chatt eller liknande under sändning där dialog kan hållas med eventens deltagare. Tillgänglighetsanpassning Anbudsgivaren säkerställer en god undertext i form av .srt-fil. Myndigheten har rätt att kräva korrektur av textningen vid eventuella fel. Om behov av livetextning finns ska anbudsgivaren tillämpa detta. Grafik för webbinariet Anbudsgivaren tar fram nedräkning, intro, mellanakt och banderoll i bild – utifrån grafisk profil tillsammans med kommunikatör från myndigheten. Projektets filer av animation och grafik levereras till myndigheten efter sändning. Inspelning av sändning Anbudsgivaren säkerställer att sändningen av webbinariet spelas in i 4k-kvalité för möjlighet till efterredigering. Den producerade sändningen med klippning (ej råfilm från kameror) levereras i högkvalitativ mp4-fil. Hög kvalité på sändning Anbudsgivaren säkerställer att sändningen håller hög kvalité genom att kameror och inspelning ska vara i minst 4k. Närvaro vid planeringsmöte och testsändning Anbudsgivarens berörda parter deltar i förberedande möten inför webbinarium/konferens. Efterfrågade kompetenser För att kunna genomföra uppdraget inom avtalet ska anbudsgivaren ha tillgång till personal med följande kompetens: Projektledare Produktionsledare Kreatör/formgivare Marknadsförare Scenograf Copywriter Modertor Anbudsgivaren bistår med moderator till de två eventen och väljs i dialog med myndigheten. Moderator ska närvara i studion och ska i dialog med myndigheten genomföra uppdraget. Marknadsföring/anmälan Anbudsgivare ansvarar för marknadsföring av event i syfte att få in deltagare. Marknadsföring av event ska bland annat ske via myndighetens digitala kanaler. Anmälan till eventen sker via anmälningsformulär som tas fram av anbudsgivaren. Uppföljning av event  Anbudsgivaren ska kunna redovisa statistik över antalet deltagare som deltagit vid eventen. Via anmälningsformulären ska anbudsgivaren sammanställa vilken målgrupp som har närvarat vid eventen. Leverantörskrav Anbudsgivaren ska ha lång erfarenhet av arbete med ovanstående frågor i statliga eller andra offentliga verksamheter. Det är viktigt att anbudsgivaren har kunskap och kompetens om tillgänglighet i kommunikationen. Anbudsgivaren ska snarast möjligen efter avtalstecknande skaffa sig den lokalkännedom och kunskap om beställarens organisation som krävs för att genomföra uppdraget. Anbudsgivarens arbetsmetod ska vara professionell, strukturerad och i alla hänseenden kvalitativ. Anbudsgivaren ska kunna uppvisa två referenser på eventuppdrag genomförda för en myndighet, kommun eller statligt ägt företag. Referensuppdragen ska vara genomförda inom de senaste tre åren räknat från sista anbudsdag. Förmåga och erfarenheter: Anbudsgivaren ska ha erfarenhet av området som upphandlingen avser och visa detta genom att ange referensuppdrag där uppdraget har varit liknande de krav som ställs i denna upphandling. Erfarenheten ska styrkas genom att Anbudsgivaren ska ange 3 referensuppdrag. Uppdragen får inte vara äldre än 3 år från sista anbudsdag. Uppdrag ska vara genomförda innan sista anbudsdag. För varje referens ska anges: - Referensens arbetsgivare, kontaktperson, kontaktuppgifter, kort beskrivning och tidpunkt för genomförande. Referensuppdragen ska avse olika uppdragsgivare. Beställaren förbehåller sig rätten att bedöma om angivet referensuppdrag är likvärdigt eller inte. Beställarens egna erfarenheter kan värderas som referens.  Anbudsgivaren ansvarar för att kontaktpersonerna för uppdragen är vidtalade och går att nå på angivna kontaktuppgifter samt har möjlighet att bekräfta referensuppdraget. Vid referenstagning ska angivna referenser anse att projektet var väl genomfört. Beställaren kommer vid behov kontakta referenserna för att kontrollera uppgifterna. Leverans: Preliminära datum för eventen är 17 mars och 24 maj 2022. Pris: Totalpris anges exklusive moms i därför avsedd prisruta. Inga ytterligare kostnader får tillkomma. Avtalstid: 15:e februari - 30:e juni 2022 Anbudsprövning: Samtliga obligatoriska krav ska vara uppfyllda. Om ett obligatoriskt krav inte uppfylls, måste anbudet förkastas. Kontraktet tilldelas den Anbudsgivare som har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Beställaren kommer att anta anbudet med lägst pris. Anbudets form: Anbud ska lämnas via Visma Direktupphandling. Eventuella frågor och svar hanteras via Visma Direktupphandling.  Sekretess: Om anbudsgivaren anser att delar av anbudet bör sekretessbeläggas ankommer det därför på anbudsgivaren att ange vilka anbudsuppgifter det gäller samt grund för att sekretessbelägga uppgifterna.