Beskrivelse av anskaffelsen
DNK har til hensikt å inngå rammeavtale om vikartjenester for administrative ressurser. Rammeavtale vil gjelde for 1-ett år.
Oppdragene omfatter leveranser av vikarer til DNK ved fravær (både planlagt og akutt) for administrativt personell eller ved økt arbeidsmengde over kortere perioder. Oppdragene vil være av varierende varighet avhengig av DNKs behov. DNK vil ha behov for vikartjenester innen resepsjon/sekretærtjenester, arkiv og personal.
1 – Arkiv og post
Oppgaver
· Henting og bringing av post
· Fordeling av intern post (fysisk)
· Frankering
· Skanning og journalføring av papir dokumenter
· Behandling av post mottatt i e-postmottak
· Journalføring/kvalitetssikring av dokumenter som er internt produsert.
· Fysisk arkivering og gjenfinning
· Forberedelse av innsynssaker
· Produksjon av offentlig journal for videre behandling internt
· Enklere saksbehandling i arkivets saksområder alt etter kvalifikasjoner
· Førstelinje brukerstøtte websak
· Annet administrativt arbeid
Estimert omfang: 15 planlagte virkedager per år.
2 - Personal
Arbeidsoppgaver ved vikaroppdrag av varighet på mindre enn 1 måned:
· Ansettelsesbistand som møteinnkallinger og administrative forberedelser
· Sekretærbistand for medbestemmelsesapparatet
· Intern korrespondanse som styres av rutiner og prosedyrer
· Annet administrativt arbeid som referatskriving, arkivering og møteinnkallinger
Arbeidsoppgaver ved vikaroppdrag av varighet på mer enn 1 måned – forutsetter SAP-kompetanse:
· Endringer og kontroll av lønnskjøring
· Kontroll av reiseregninger
· Spørring i SAP
· Bistand ved tidregistrering
· Utkjøring av rapporter/- oversikter
Estimert omfang: 15 planlagte virkedager per år.
3 – Administrativ støtte - sekretærtjenester
· Betjening av sentralbordet
· Resepsjon (adgangskontroll, mottak av leveranser, andre oppgaver)
· Vedlikehold av tekjøkkenet, inkludert kaffemaskiner
· Administrative forberedelser av interne arrangementer i DNKs lokaler
· Bestilling og henting av møtemat
· Bestilling av reiser
· Bestilling av kontorrekvisita
· Bestilling av mobiltelefon, mobilabonnement og service
· Annet administrativt arbeid
Estimert omfang: 30 planlagte virkedager per år.
INNLEVERING AV TILBUD
Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell portalen, www.mercell.no innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. (Systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk via Mercell etter tilbudsfristens utløp.)
Er du ikke bruker hos Mercell, eller har du spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, for eksempel, hvordan du skal gi tilbud, ta kontakt med Mercell Support på tlf: 21 01 88 60 eller
på e-post til: support@mercell.com.
Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp, f.eks. minimum 1 time før tilbudsfristens utløp.
Skulle det komme tilleggsinformasjon fra oppdragsgiver som fører til at du ønsker å endre tilbudet ditt før tilbudsfristen utgår, kan du gå inn og åpne tilbudet, gjøre eventuelle endringer og levere på nytt helt inntil tilbudsfristen utgår. Det sist leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet.
Tilbudet krever elektronisk signatur ved levering.
Du vil under innlevering av tilbudet bli bedt om en elektronisk signatur for å bekrefte at det er aktuell tilbyder som har sendt inn tilbudet. Elektronisk signatur kan dere skaffe på
www.commfides.com,
www.buypass.no eller
www.bankid.no.
Vi gjør oppmerksom på at det kan ta noen dager å få levert elektronisk signatur slik at denne prosessen settes i gang så snart som mulig.