| Hankinnan kuvaus |
Hankinnan kohteena on Oulunkaaren kuntayhtymän ja kuntayhtymän omistajakuntien (Ii, Pudasjärvi, Simo, Utajärvi ja Vaala) käyttöön sovellettu johdon raportointiratkaisu sekä siihen liittyvät käyttöoikeudet, tarvittavat lisenssit, ohjelmiston toimitukset, tarvittavat integraatiot ja migraatiot sekä ylläpitopalvelut. Lisäksi hankinta voi sisältää järjestelmän koulutus- ja kehittämispalveluja. Hankintamenettelynä on neuvottelumenettely, koska hankintayksikkö on arvioinut tietojärjestelmähankinnan monimutkaiseksi hankinnaksi, jossa hankintayksikkö ei pysty hankinnan luonteen vuoksi laatimaan tarjouspyyntöä ja tehtävämäärittelyä niin tarkasti ja tyhjentävästi, että paras tarjous voitaisiin valita avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen. Toimijoiden lukumäärän rajoittaminen neuvottelussa: Käytössä on vaiheittainen menettely, jolla käsiteltävien ratkaisujen tai neuvoteltavien tarjousten määrää rajoitetaan asteittain. Osallistumishakemusten perusteella neuvotteluun valitaan 3, mutta enintään 5 palveluntuottajaa. Osallistumishakemusta jättäessään palveluntuottajan tulee varautua 2 - 3 neuvotteluun sekä demon toteuttamiseen. Neuvottelut pidetään Oulunkaaren kuntayhtymän toimipisteessä Iissä tai tämän lisäksi mahdollisesti Oulussa, neuvotteluun valitun palveluntuottajan tiloissa. Kukin osapuoli vastaa neuvotteluissa yksin omista kustannuksistaan. Hankinnassa tavoitellaan valmisohjelmistoon perustuvaa ohjelmistoratkaisua, joka ei vaatisi merkittäviä asiakaskohtaisia sovituksia. Huomioon voidaan ottaa myös uusi sovellusratkaisu, joka ei merkittävästi vaikuta arvioituun hankinta-aikatauluun. Oulunkaaren kuntayhtymässä on kehitetty tietojohtamista ja johdon raportointia. Kehitystyön tulokset ovat tämän hankinnan taustalla. Tässä hankintailmoituksessa hankintaa koskevat tarpeet ja vaatimukset on esitelty yleisellä tasolla. Tarkemmat täsmennykset tehdään neuvotteluiden yhteydessä. Samoin neuvotteluissa täsmennetään järjestelmän hankintaan liittyvä aikataulu, suunnittelu- ja käyttöönottovaiheet ja vastuut sekä ylläpito. Hankinnan vaiheistus: Hankinta on tarkoitus toteuttaa vuosien 2016 ja 2017 aikana vaiheittain. Johdon raportoinnissa lähdetään liikkeelle talous- ja henkilöstöhallinnon perusraportoinnista. Toisessa vaiheessa otetaan käyttöön hälytys- ja analysointitoiminnallisuudet ja kolmannessa vaiheessa johdon raportointiratkaisuun on tarkoitus liittää toimialakohtaisia järjestelmiä (esim. sivistystoimen oppilashallinto). Kolmannen vaiheen käynnistämispäätös tehdään erillisen arvion perusteella. Johdon raportointiratkaisun pitää skaalautua perusraportoinnista analytiikan hyödyntämiseen. Käytössä olevat järjestelmät (viitteellinen): - Taloushallinnon järjestelmät, esimerkiksi Pro Economica (CGI), Rondo - Henkilöstöhallinnon järjestelmät, esimerkiksi Pegasos, AGS, Titania, Webtallennus, Populus (CGI) - Terveydenhuollon potilastietojärjestelmät Effica (Tieto) ja Pegasos alueellinen (CGI) - Sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmä Pro Consona (CGI) - Sivistys- ja kulttuuritoimen järjestelmät, esim. oppilashuollon Primus (StarSoft) - Teknisen toimen erillisjärjestelmät Johdon raportointijärjestelmän tulee sisältää seuraavat toimintokokonaisuudet: - Taloustiedot (esimerkit alla viitteellisiä) - Tulot ja menot - Toteuma ja historia - Menojen jako eri kustannuseriin (palkat, kiinteistöt, ostot…) - Talousarvio ja TTS, 1-3 vuotta - Tulojen ja menojen toteuma suhteessa talousarvioon raportointihetkellä - Kuukausittainen toteuma (historia) suhteessa talousarvioon - Toteuman ja aikaisemman kausivaihtelun pohjalta ja tiedossa olevien poikkeamien perusteella laskettu vuosiennuste loppuvuodelle osa-alueittain - Henkilöstötiedot (esimerkit alla viitteellisiä) - Henkilöstömäärä - Henkilömäärä tällä hetkellä työsuhteittain (vakituiset, sijaiset, määräaikaiset, osa-aikaiset) - Henkilömäärän toteuma per ajanjakso (henkilötyövuosina, työtunteina) - Henkilömääräennuste per ajanjakso - Henkilöstön mitoitus suhteessa lainsäädännöllisiin vaatimuksin - Henkilöstön toteutunut työmäärä per ajanjakso - Sairauspoissaolot (päiviä yhteensä, päiviä per henkilötyövuosi) - Lomat / muut poissaolot - Koulutukset - Työpäivät per henkilötyövuosi - Väestötiedot ja vastaavat (mikäli väestötietojärjestelmien rajapintojen rakentaminen todetaan neuvotteluissa työmäärään ja kustannuksiin nähden epäedullisiksi, tulee tietojen syöttö käsin olla mahdollista) - Suoritetiedot (vaihe 3) - Asiakas- ja potilastietojärjestelmästä tai muista kunnan tietojärjestelmistä saatavat suoritetiedot - Suoritetietojen tuonti raportointiratkaisuun pitää olla mahdollista joko rajapinnan kautta tai siirtoaineistona Toiminnalliset ominaisuudet: - Käytettävyys tulee olla erinomainen - Raporttitietojen syvällisempi porautuminen tulee olla mahdollista - Tietojen väliset suhteet ja korrelaatiot - Tietojen yhdistäminen kokonaisuuksiin - Johdon työpöytänäkymä, jota voi muokata käyttäjän/käyttäjäryhmän tarpeiden mukaan - Ennusteet historiatietojen pohjalta - Muokattavat hälytysrajat - Raporttien automatisoitu laatiminen ennalta sovittuun ajankohtaan (esim. yöaika) ja raporttitiedon lähettäminen tiedon tarvitsijalle (esim. käyttäjätunnuksen mukaan) - Visuaaliset graafit jne. Lähtökohtaisesti tavoitteena on, että hankittava järjestelmä asennetaan Oulunkaaren kuntayhtymän konesaliin, johon palveluntuottajalle rakennetaan suojattu yhteys. Vaihtoehtoisesti järjestelmää voidaan käyttää palveluntuottajan palvelimelta, mutta silloin palvelun tietoturvataso tulee olla sama luokkaa, kuin asiakkaan käytössä olevien ydintietojärjestelmien tietoturvataso on. Raportointijärjestelmän toiminnallisiin ominaisuuksiin liittyen, tarvetta on raporttitiedon analysointiin sekä sen pohjalta suunnitteluun ja vaihtoehtoisten ennusteiden tekemiseen. Analysoinnin tulee olla mahdollista käyttäjän määrittelemälle aikajänteelle ja valituille kokonaisuuksille. Oulunkaaren kuntayhtymän ja peruskuntien kirjanpito hoidetaan CGI:n Pro Economica taloushallinnon järjestelmällä ja ostolaskut käsitellään CGI:n Rondo R8 järjestelmällä. Taloushallinnon toteumatiedot haetaan tapahtumatasolla raportointiin em. tietojärjestelmistä. Henkilöstöhallinnon tietojärjestelminä käytetään CGI:n AGS, Pegasos ja Populus järjestelmiä, joista raporttiin haetaan henkilöstöä koskevat raportointitiedot. Raportointijärjestelmässä tulee olla mahdollista raportoida lukuja vienti- ja summatasolla. Seurantaulottuvuudet ja volyymimääritykset tarkennetaan neuvotteluiden yhteydessä. Raportointijärjestelmän tietoja tulee voida käyttää hajautetusti yli 50 käyttäjän toimesta siten, että dataa voidaan tarkastella räätälöitävässä johdon työpöytänäkymässä sekä tehdä vapaita kyselyjä. Tietoihin tulee olla helppokäyttöinen porautumismahdollisuus. Pääosa raporteista tulee olla helposti käyttäjien räätälöitävissä. Raportoinnissa tulee samalle raporttinäkymälle saada kuukauden, kumulatiivisen ja vuositason lukuja sekä budjetin toteuman, että ennusteen tai muiden erikseen määriteltävien muuttujien osalta. Talouteen liittyen raporttien rakentamisessa tulee voida käyttää sekä tilitason, tiliryhmien, kustannuspaikkojen, osastojen, palvelualojen (perhe-, terveys- ja vanhuspalvelut) ja palvelualueiden (kunnittain) tietoja. Henkilöstökulujen ja -resurssien raportoinnissa tulee voida hyödyntää ja yhdistellä tietoja mm. henkilöstökuluista, henkilöstömäärästä, henkilötyövuosista ja sairauspoissaoloista. Mikäli päätetään edetä vaiheeseen kolme, suoritetietojen raportoinnissa tulee voida hyödyntää ja yhdistellä kustannuspaikkojen, osastojen, palvelualojen ja palvelualueiden tietoja. Kaikkien yllämainittujen osa-alueiden osalta tulee myös voida laatia ennusteita järjestelmän historiatietoihin pohjautuen. Lisäksi kaikkiin yllämainittuihin osa-alueisiin tulee voida kytkeä ns. hälytyselementti, joka kertoo mikäli käyttäjän määrittelemät raja-arvot alitetaan/ylitetään. Kaikkien eri raportoinnin osa-alueiden tietoja tulee voida hyödyntää keskenään. Raporttien tulee olla helppokäyttöisiä ja suoraan käytettävissä johdon raportoinnissa. Raportoinnin tulee olla reaaliaikaista siten, että tieto sisältää edellisen päivän tilanteen tai tiedon muun erikseen määritelty ajanjaksolta. Järjestelmistä saatavat tiedot tulisi saada suoraan käytettävistä olevista ohjelmistoista rajapintaliittymiä tai siirtoaineistoja hyödyntäen. Raportoinnin visualisen ilmeen tulee olla käyttäjäystävällinen. Hankittavalle järjestelmälle pitää myös pystyä tarjoamaan riittävän kattava ylläpito ja käyttäjien tukipalvelut.
HUOM! Ilmoituksen lisätiedot löytyvät Tarjouspalvelu -toimittajaportaalista. Myös tarjouksen/osallistumishakemuksen lähetys tehdään tätä kautta. Suoran linkin ilmoituksen lisätietoihin löydät tästä Hilma-ilmoituksesta. |