Trondheim kommune ved Bystyresekretariatet ønsker å undersøke markedet med tanke på anskaffelse av en webbasert møteportal for gjennomføring av møter i politiske organer. Det er ønskelig at en slik portal kan erstatte e-postbaserte og tidkrevende manuelle operasjoner i tilknytning til forberedelser og gjennomføring av møter. Møteportalen skal i tillegg gjøre det enklere å gjennomføre papirløse møter. Det er ca. 17 møter pr. mnd. i politiske organer i Trondheim. Som et minimum skal portalen inneholde:
- Alle møtedokumenter
- Enkelt skjema for innsending av forslag, spørsmål fra møtedeltakere og notater, og automatisk publisering av disse på portalen. For den som skal lese forslagene og spørsmålene må det være mulig å velge ønsket sortering basert på attributter som f.eks. forslagsstiller, parti, saksnummer eller forslagstype.
- Lenker til relevante nettsteder og dokumenter
- Muligheter for å abonnere på varslinger (RSS-feed) om innsendte forslag, spørsmål/svar og notater
- Min side
Det vil i første omgang ikke vær aktuelt med integrasjoner med eksisterende datasystemer i kommunen. Men det kan være aktuelt å videreutvikle en slik møteportal på et senere tidspunkt der integrasjoner med ESA 8 og Jupiter Innsyn er ønskelig.