Mantena AS inviterer til prekvalifisering i anskaffelse av et IT basert turnus og ressursstyringssystem som skal gi følgende hovedeffekter:
-effektiv turnus og ressursstyring både i planleggingen, avvikshåndteringen og oppgjørsfasen
-korrekt tolkning av reglene og ensartet behandling i hele Mantena uavhengig av kompetanse hos planleggere og/eller oppgjørsmedarbeidere
Antall personer som skal omfattes av systemet er ca 1100 medarbeidere hvorav ca. 600 arbeider i turnus. Antall personellplanleggere og ledere, som vil benytte systemet i disse rollene vil være ca. 30 personer.
Systemet må kunne integreres med Mantenas øvrige løsninger som er:
-lønns- og personalsystem (SAP HCM)
-vedlikeholdssystem for rullende materiell (SAP MRO)
Mantena benytter per i dag Jobbportalen som web-grensesnitt mot SAP HCM for fraværsregistrering, ferieoppfølging og tilgang til egen lønnsslipp. Hvordan den fremtidige løsningsarkitekturen blir, vil bli gjenstand for diskusjon med fremtidig leverandør av turnus- og ressursstyringssystem.
Systemet må kunne brukes av ansatte via ulikt løsninger og utstyr som:
•PC
•Smarttelefoner
•Nettbrett
Mantena foretrekker å inngå kontrakt med 1 leverandør som står ansvarlig for totalleveransen og hvor leverandøren står ansvarlig for eventuelle underleverandører. Det åpnes for at Mantena As kan inngå kontrakt direkte med leverandør på software. Leverandøren er ansvarlig for at formålet, krav og kriterier i konkurransegrunnlag og at etterfølgende avtale blir levert.
Avtalen som skal inngås vil ha følgende elementer og varighet:
•Software lisensavtale med vedlikehold og support på standard programvare, varighet på 4 år med opsjon på 2 + 2 + 2 år, maksimum 10 år.
•Implementeringsprosjektet med varighet etter milepæler fastsatt i kontrakten med fasene implementerings-, akseptanse- og garantiperiode. Leverandøren utarbeider gjennomføringsplan som godkjennes av Mantena. Målet er at systemet er implementert og tatt i bruk innen 31.12.2015.
•Funksjonell support og applikasjonsforvaltning med tilgang på et miljø som støtter bruk av systemet. Omfang og varighet på dette er usikkert og avtales i løpet av implementeringsprosjektet, eventuelt tilbys som en opsjon.