Imatran kaupunki pyytää tarjouksia kaupungintalon ravintola- ja kahvilapalvelujen sekä kokoustarjoilujen käyttöoikeussopimuksesta. Sopimuskausi on 1.8.2020 - 31.7.2022, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Sopimuksen irtisanomisesta sovitaan erikseen käyttöoikeussopimuksessa. Tavoitteena on pitkäaikainen kumppanuus toimintojen kehittämiseksi.
Tarjouspyynnön kohde on kokoustarjoilut Imatran kaupungin järjestämiin kokouksiin ja tilaisuuksiin yksinoikeudella Imatran kaupungintalolla sekä käyttöoikeussopimuksena lounasravintola- ja kahvilatoiminta Imatran kaupungintalolla olevissa ravintolatiloissa. Palveluntuottaja saa käyttöoikeussopimuksella yksinoikeuden järjestää edellä mainittuja palveluja Imatran kaupungintalolla. Edellä olevan totetuttamiseksi palveluntuottaja tekee vuokrasopimuksen Imatran Toimitilat Oy:n kanssa.
Vuokra sopimussuhteen alussa on 2541 euroa / kk (alv. 0 %). Palveluntuottaja vastaa mittauksen mukaan todetuista vesi- ja energiakustannuksista sekä siivouksesta. Vuokranantaja vastaa tilojen kiinteästä kalustuksesta ja laitteistosta ja niiden korjauksesta ja huollosta tämän tarjouspyynnön liitteiden mukaisesti. Lisäksi vuokranantaja vastaa lämmityksestä, jätehuollosta, kiinteistönhoidosta, vartioinnista sekä muista mahdollisista hoitokuluista.
Säännöllisesti toistuvia tilauksia, joihin palveluntuottaja toimittaa tarjoilut on kaupunginvaltuuston kokoukset kuukausittain, kaupunginhallituksen kokoukset noin kahdenviikon välein, lautakuntien kokoukset kerran kuukaudessa sekä päivittäisiä tilaisuuksia ja kokouksia eri toimielinten ja yhteistyökumppaneiden toimesta kaupungintalolla. Kaupunginvaltuuston kokouksia on 10 – 13 kpl/vuosi, kaupunginhallituksen kokouksia 20-24/vuosi sekä lautakuntien kokouksia oli vuoden 2018 aikana yhteensä 99 kokousta. Vuosittain tällä hetkellä on odotettavissa noin 100 edellä mainittua kokousta.
Palveluntuottaja on tilauksesta velvollinen järjestämään kokoustarjoilut myös viikonloppu- ja ilta-aikaan.
Vuonna 2019 kaupungintalon talvipuutarhassa oli 23 tilaustapahtumaa.
Useimpiin kokouksiin palveluntuottaja tuo tarjoiluvaunun, mihin tarjoilut jätetään. Tarjoilu voidaan tilata myös valmiiksi katettuna ja tila koristeltuna. Kokoustarjoiluissa ei käytetä muovisia astioita tai ruokailuvälineitä.
Lounasruokailijoiden määrä vaihtelee 70-150 henkilöä/päivä (toteutuma 2019). Tavoitteena on lounasravintola- ja kahvilatoiminnan vetovoimaisuuden lisääminen kuntalaisia houkuttelevaksi lounas- ja kahvila-/ravintolapaikaksi. Tapahtumatarjoilujen ja vieraanvaraisuuden osoittamiseksi järjestettyjen tarjoilujen on sovelluttava tilaisuuden luonteeseen. Idearikkaus, muuntautuvuus, toiminnan joustavuus ja edustavuus ovat myös ominaisuuksia, joiden saavuttamiseen tällä hankinnalla pyritään. Onnistuessaan nämä palvelut ovat osa myönteisen Imatra -kuvan vahvistamista.
Palveluntuottajan tulee pyrkiä minimoimaan toiminnasta aiheutuva hävikkiruoka sekä pakkaus- ym. jäte. Palveluntuottaja jäjestää lounastarjoiluista ylijäävälle ruoalle ulosmyynnin kaupungin henkilöstölle hävikkiruokahinnaston mukaan.
Palveluntuottaja toimii tiloissa yksinoikeudella. Yksinoikeuden tarjoilutilausten poikkeuksina ovat Imatran kaupungin opetusyksiköt ja vastaavat tahot, joilla on oikeus vastata tarjoiluista kaupungintalolla järjestämissään kokouksissa ja tapahtumissa. Tällaisia tapahtumia ovat esimerkiksi, muttei rajoitettuina, koululuokkien myyjäiset ja konsertit kaupungintalolla ja talvipuutarhassa. Poikkeamat sovitaan erikseen palveluntuottajan kanssa.
Palveluntuottajan vuokraamien tilojen koot ja pohjapiirrokset ovat tämän tarjouspyynnön liitteenä.
Liitteenä on myös tarkempi palvelukuvaus.
Tarjoukset tai osallistumishakemukset on tehtävä/jätettävä: Ostajan postiosoitteeseen
Imatran kaupunki pyytää tarjouksia kaupungintalon ravintola- ja kahvilapalvelujen sekä kokoustarjoilujen käyttöoikeussopimuksen hankintaan. Sopimus on toistaiseksi voimassa oleva.
Imatran kaupunki pyytää tarjouksia kaupungintalon ravintola- ja kahvilapalvelujen sekä kokoustarjoilujen käyttöoikeussopimuksesta. Sopimuskausi on 1.8.2020 - 31.7.2022. Sopimukseen sisältyy optiomahdollisuus (2 + 2 vuotta). Päätös option käytöstä tehdään viimeistään helmikuun 2022 loppuun mennessä. Tällöin voidaan päättää myös, käytetäänkö optiosta 2 vuotta, vai 2 +2 vuotta, jolloin sopimuskausi jatkuisi 31.7.2026 asti. Tästä neuvotellaan palveluntuottajan kanssa.
Tarjouspyynnön kohde on kokoustarjoilut Imatran kaupungin järjestämiin kokouksiin ja tilaisuuksiin yksinoikeudella Imatran kaupungintalolla sekä käyttöoikeussopimuksena lounasravintola- ja kahvilatoiminta Imatran kaupungintalolla olevissa ravintolatiloissa. Palveluntuottaja saa käyttöoikeussopimuksella yksinoikeuden järjestää edellä mainittuja palveluja Imatran kaupungintalolla. Edellä olevan totetuttamiseksi palveluntuottaja tekee vuokrasopimuksen Imatran Toimitilat Oy:n kanssa.
Vuokra sopimussuhteen alussa on 2541 euroa / kk (alv. 0 %). Palveluntuottaja vastaa mittauksen mukaan todetuista vesi- ja energiakustannuksista sekä siivouksesta. Vuokranantaja vastaa tilojen kiinteästä kalustuksesta ja laitteistosta ja niiden korjauksesta ja huollosta tämän tarjouspyynnön liitteiden mukaisesti. Lisäksi vuokranantaja vastaa lämmityksestä, jätehuollosta, kiinteistönhoidosta, vartioinnista sekä muista mahdollisista hoitokuluista.
Säännöllisesti toistuvia tilauksia, joihin palveluntuottaja toimittaa tarjoilut on kaupunginvaltuuston kokoukset kuukausittain, kaupunginhallituksen kokoukset noin kahdenviikon välein, lautakuntien kokoukset kerran kuukaudessa sekä päivittäisiä tilaisuuksia ja kokouksia eri toimielinten ja yhteistyökumppaneiden toimesta kaupungintalolla. Kaupunginvaltuuston kokouksia on 10 – 13 kpl/vuosi, kaupunginhallituksen kokouksia 20-24/vuosi sekä lautakuntien kokouksia oli vuoden 2018 aikana yhteensä 99 kokousta. Vuosittain tällä hetkellä on odotettavissa noin 100 edellä mainittua kokousta.
Palveluntuottaja on tilauksesta velvollinen järjestämään kokoustarjoilut myös viikonloppu- ja ilta-aikaan.
Vuonna 2019 kaupungintalon talvipuutarhassa oli 23 tilaustapahtumaa.
Useimpiin kokouksiin palveluntuottaja tuo tarjoiluvaunun, mihin tarjoilut jätetään. Tarjoilu voidaan tilata myös valmiiksi katettuna ja tila koristeltuna. Kokoustarjoiluissa ei käytetä muovisia astioita tai ruokailuvälineitä.
Lounasruokailijoiden määrä vaihtelee 70-150 henkilöä/päivä (toteutuma 2019). Tavoitteena on lounasravintola- ja kahvilatoiminnan vetovoimaisuuden lisääminen kuntalaisia houkuttelevaksi lounas- ja kahvila-/ravintolapaikaksi. Tapahtumatarjoilujen ja vieraanvaraisuuden osoittamiseksi järjestettyjen tarjoilujen on sovelluttava tilaisuuden luonteeseen. Idearikkaus, muuntautuvuus, toiminnan joustavuus ja edustavuus ovat myös ominaisuuksia, joiden saavuttamiseen tällä hankinnalla pyritään. Onnistuessaan nämä palvelut ovat osa myönteisen Imatra -kuvan vahvistamista.
Palveluntuottajan tulee pyrkiä minimoimaan toiminnasta aiheutuva hävikkiruoka sekä pakkaus- ym. jäte. Palveluntuottaja jäjestää lounastarjoiluista ylijäävälle ruoalle ulosmyynnin kaupungin henkilöstölle hävikkiruokahinnaston mukaan.
Palveluntuottaja toimii tiloissa yksinoikeudella. Yksinoikeuden tarjoilutilausten poikkeuksina ovat Imatran kaupungin opetusyksiköt ja vastaavat tahot, joilla on oikeus vastata tarjoiluista kaupungintalolla järjestämissään kokouksissa ja tapahtumissa. Tällaisia tapahtumia ovat esimerkiksi, muttei rajoitettuina, koululuokkien myyjäiset ja konsertit kaupungintalolla ja talvipuutarhassa. Poikkeamat sovitaan erikseen palveluntuottajan kanssa.
Palveluntuottajan vuokraamien tilojen koot ja pohjapiirrokset ovat tämän tarjouspyynnön liitteenä.
Liitteenä on myös tarkempi palvelukuvaus.