Anskaffelse af ansøgnings- og sagsbehandlingssystem

Hanke lühikirjeldus

Nærværende udbud gennemføres som udbud under tærskelværdien men med grænseoverskridende interesse.

Nordisk Kulturfond ønsker at anskaffe sig et nyt ansøgnings- og sagsbehandlingssystem, som bl.a. skal sikre endnu smidigere ansøgnings- og sagsbehandling, øget fleksibilitet samt driftsmæssige besparelser. Systemet skal endvidere give fonden mulighed for at følge op på og indhente viden fra støttede projekter samt bidrage til langsigtet udvikling af fondens arbejde i de kommende år.
Det er ønsket at det nye system skal være ét samlet webbaseret system og erstatte Fondens nuværende sags- og dokumentstyringssystem, som består af en række integrerede delsystemer. Dette skal som minimum dække alle fondens forretningsbehov, som de nuværende delsystemer dækker i dag. Et nyt system skal være vel prøvet på markedet og indeholde de funktioner som Nordisk Kulturfond har identificeret. Der er behov for at overføre data fra eksisterende sagsbehandlingssystem til den nye løsning.

Udfyldelse af materiale
Tilbudsgiver skal i forbindelse med indlevering af tilbud udfylde oplysninger i bilag 1, underbilag 2.2a, underbilag 2.2b, bilag 3, bilag 4, bilag 5 og bilag 6.
Bilag 7 udfyldes af parterne inden kontraktindgåelse.

Tildelingskriterier
Nordisk Kulturfond forventer at tildele kontrakten til det økonomisk mest fordelagtige tilbud efter følgende evalueringskriterier:

Økonomi 25%

• Økonomien for det samlede leverancevederlag, inklusiv drifts- og vedligeholdsvederlag over en 4 årig periode.

Funktionalitet 25%

• Opfyldelse af krav til funktionalitet med minimum brug af tilretninger i den tilbudte løsning
• Kvalitet i besvarelsen omkring funktionaliteten
  
  

Leverandørens erfaring med lignende løsninger 20%

• Rådighed over medarbejdere med kendskab til lignede løsninger
• Referencekunder fra lignende løsninger som Nordisk Kultur Fond efterspørger
  
  

Teknisk løsning 20%

• Løsningens arkitektur, fleksibilitet og skalerbarhed,
• Brugervenlighed og tilgængelighed
• Integrationsmuligheder
• Mulighed for videreudvikling
  
  

Support og vedligeholdelse 10%

• Leverandørens beskrivelse af, hvordan vedligeholdelse og opdatering foretages
• Support af den tilbudte løsning