OAMK Mainostoimistopalvelut - hankkeiden viestintä

Hanke lühikirjeldus

Oulun Ammattikorkeakoulu Oy (Oamk) hankkii mainostoimistopalveluja toteuttamaan ulkopuolisella rahoituksella toteutettavien hankkeiden viestintämateriaaleja (EU- ja muut ulkopuolisella rahoituksella toteutettavat hankkeet). Hankkeissa tarvitaan esimerkiksi esitteitä, tapahtumamateriaaleja (julisteet, roll-upit), somemarkkinointia sekä julkaisujen tiivistelmien ja ulkoasun muokkaamista. Hankkeiden pyynnöt ovat yksittäisiä ja niiden toteuttamisella on usein kiireinen aikataulu. Tilaaja pyytää erikseen jokaisesta sopimuksen aikana tehtävästä toimeksiannosta kirjallisesti tarjousta, jossa tulee esittää aikataulu ja hinta. Jos tilaaja katsoo, että näin annettu tarjous vastaa tilaajan arvioita työn määrästä ja sisällöstä, tehdään tilaus. Oamkissa toteutetaan vuositasolla useita kymmeniä hankkeita. Hankkeiden viestintätarpeet riippuvat hankkeen sisällöstä ja sen toteutuksesta. Palveluita on käytetty seuraavasti viimeisen kolmen vuoden aikana (määrät vaihtelevat hankkeiden rahoituskauden aikana ja erityisesti niiden vaihtuessa): - esitteet 30 kpl - julisteet 20 kpl - roll-upit 20 kpl - lehti-ilmoituksia 10 kpl - www-sivujen ulkoasun toteuttaminen valmiiden elementtien avulla osittain valmiille Oamkin sivupohjille - web-hotellien avaaminen ja ulkoasun toteuttaminen elementtien ja moduulien avulla (esim. Squarespace, Wordpress) - sometilien luominen ja käyttöönotto - tarvittaessa somemarkkinointi ja digimarkkinointi sekä niiden vaikuttavuuden analysointi - lisäksi flyereitä, tieteellisiä postereita seminaareihin ja roll-upeja tarpeen mukaan - hankkeen markkinointisuunnitelma tarvittaessa Oamkin Viestintä, markkinointi ja aluevaikuttavuus vastaa Oamkin yleisilmeestä ja viestintämateriaalien toteuttamisessa noudatettavasta graafisesta ohjeistuksesta (liite 4.) ja tekstiohjeistuksesta (liite 5.). Lisäksi on huomioitava rahoitusmuotoja koskevat ohjeet hankeviestinnästä (liite 6 ja linkki: rakennerahastojen viestintäohje). Oamk ohjeistaa valittavan palvelutarjoajan toteuttamaan hankkeiden materiaalia. Valittava palveluntarjoaja toimittaa jokaisesta projektista Oamkille työtiedostot lopullisen materiaalin osalta. Palveluntarjoaja on velvollinen säilyttämään sopimuksen voimassaoloajan ja yhden (1) vuoden ajan sopimuksen päättymisestä varmuuskopiot työtiedostoista. Aloituspalaveri pidetään hankkeen projektipäällikön kanssa Oamkin tiloissa. Hankkeille kohdennettavien palavereista aiheutuvien matkakustannusten tulee olla kohtuullisia ja suhteessa hankinnan arvoon. Hankkeiden kesto on keskimäärin 2-3 vuotta ja kasvokkaisviestintä alkuvaiheessa parantaa projektien viestinnän suunnittelua koko projektin ajaksi. Kasvokkaisviestintä lisää molemminpuolista ymmärrystä ja helpottaa palautteen antamista ja saamista. Sen avulla vähennetään virheitä ja ylimääräistä työtä. Oamk pidättää oikeuden kilpailuttaa muiden organisaatioiden kanssa toteuttavien yhteishankinnan mainonnan erikseen, jotta kaikki hankkeessa olevat tahot voidaan huomioida. Tilaaja ei sitoudu mihinkään vähimmäistilausmääriin eikä sopimus tulee sisältämään määräostovelvoitetta. Toimittaja voi hankkia osan palveluista alihankintana (kts. tarjouspyynnön kohta 14 Muut asiat). Hankintojen määrät vaihtelevat vuosittain. Sopimuksen aloittamis- ja päättymisvaihe: Oamk pidättää oikeuden sopia hankintasopimuskauden päättymis- ja aloittamisvaiheessa toimeksiantojen siirtymisestä valituksi tulleelle palveluntarjoajalle kohtuullisessa aikataulussa.