Valtuustosalin kokousjärjestelmä

Hanke lühikirjeldus

Pyydämme tarjousta kokousjärjestelmästä ja sen ylläpidosta Kotkan kaupungintalon valtuustosaliin. Kotkan kaupungintalon valtuustosali on kokoustila, jossa järjestetään mm. Kotkan kaupunginvaltuuston kokoukset. Kokouksissa on käytössä Audico Chairman -valtuustojärjestelmä, jota ollaan nyt uusimassa. Hankintaan kuuluu tässä tarjouspyynnössä kuvatun laitekokonaisuuden hankinta (kokousjärjestelmä ja tarvittavat AV-laitteet, pois lukien kaiuttimet ja videotykki), asennus, ohjelmointi, konfigurointi, testaus ja säädöt täyteen käyttökuntoon. Hankintaan kuuluu myös käyttäjien koulutus sekä järjestelmän dokumentointi ja ylläpito. Kokousjärjestelmän tarkoitus on helpottaa ja nopeuttaa valtuuston työskentelyä. Järjestelmän tulee sisältää kokoustekniset ominaisuudet, joita valtuuston kokouksessa tarvitaan. Järjestelmän avulla välitetään puhujien ääni kaikille kokouksessa paikallaolijoille, mukaan lukien aulatila ja yleisölehteri. Järjestelmällä tullaan myös striimaamaan eli kuvaamaan äänen kanssa verkkoon reaaliaikaisesti kokouksia ja muita tapahtumia. Järjestelmää pitää pystyä ohjelmoimaan verkon yli useasta pisteestä. Järjestelmä koostuu kokoukseen osallistuvien käytössä olevista laitteista (upotettuja 58 kpl, irrallisia 10, joista yksi puheenjohtajan laite ja yksi puhujankorokkeella oleva erillinen mikrofoni), niiden toimintaan liittyvistä keskus- ja lisälaitteista, ohjelmistoista, kameroista sekä laitteiden vaatimista kaapeleista. Järjestelmän ohjaukseen mahdollisesti käytettävät tietokoneet eivät sisälly hankintaan. Järjestelmän toimittajan vastuulla on suunnitella laite- ja ohjelmistokokonaisuus siten, että se täyttää järjestelmälle asetetut toiminnalliset ja tekniset vaatimukset. Kotkan kaupungintalo on kulttuurihistoriallinen kohde, joten järjestelmä tulee rakentaa valtuustotilaa kunnioittaen ja tilan yleisilmeen tulee säilyä alkuperäisen mukaisena. Laajoja muutoksia ei saa tehdä valtuustosalin pintarakenteisiin tai kalusteisiin. Valtuuston jäsenten laitteet on asennettava upotettuina pöytiin ja asennuksessa on käytettävä olemassa olevia reikiä. Hankinnan tarkempi määrittely on tarjouspyynnön kohdassa Hankinnan taustaa.