Taideohjelmien toteuttamisesta vastaa ohjausryhmä. Taidehankinnoista vastaa ohjausryhmän asettama taiteenhankintaryhmä, johon valitaan Porvoon kaupungin, Porvoon taiteilijaseuran sekä Porvoon museon edustajat. Yksityisomistukseen tulevassa taidehankinnassa teoksen tulevaa omistajaa edustaa kiinteistön rakennuttajan edustaja. Taiteenhankintaryhmä voi käyttää työssään myös asiantuntijoita, kuten rakennushankkeen suunnittelijaa.
Koordinointityötä ohjaavat taideohjelmiin kirjatut käytännöt sekä ohjausryhmän- ja taiteenhankintaryhmän päätökset.
Taidekoordinaattorin työskentelee taiteenhankintaryhmän alaisena. Pääasiallisia tehtäviä ovat:
- toimiminen taiteenhankintaryhmän sihteerinä, koollekutsujana ja esittelijänä, asialistojen ja muistioiden laatiminen.
- taideohjelmien osa-alueiden taidesuunnitelmien laatiminen yhteistyössä taideohjelman taiteenhankintaryhmän kanssa, sitä
mukaa kun alueet rakentuvat. Suunnitelma laaditaan siitä, minkä tyyppisiä teoshankintoja tehdään ja miten nämä työt alueella
sijoitetaan. Suunnitelman laatimiseen sisältyy myös suunnitelman sisällön määrittely, joka tarkentuu työn aikana yhteistyössä
taiteenhankintaryhmän kanssa.
- kuraattorin valinnan organisoiminen, tausta-aineiston kerääminen
- kuraattorisopimuksen valmistelu (valmiin mallin mukaan)
- valitun kuraattorin perehdyttäminen taideohjelmiin, käytäntöihin ja taidekohteisiin
- luonnossopimuksen laatiminen (valmiin mallin mukaan) valitun taiteilijan ja rakennusliikkeen/Porvoon kaupungin välille
- taiteilijan perehdytys hankkeeseen ja tarvittavan infomateriaalin kokoaminen- toimeksiantosopimuksen laatiminen
luonnosvaiheen jälkeen (valmiin mallin mukaan)
- teoksen toteutuksen valvonta ja aikataulusta huolehtiminen, raportointi
- teoksen synnyn dokumentoinnista, huolto-ohjeistuksesta ja käyttöönottotarkastuksesta huolehtiminen yhdessä taiteilijan kanssa
- yhteydenpito ja tiedotus hankkeen eri osapuolten välillä
Taidekoordinaattori ylläpitää kokonaiskuvaa taideohjelman toteuttamisesta.