Hanke lühikirjeldus
Tietopyyntö: Vantaan avustuksien sähköinen haku
Tietopyyntö: Avustusten sähköinen palvelu
Tämän tietopyynnön tarkoituksena on kartoittaa, millaisia palveluita markkinoilla tällä hetkellä on Vantaan kaupungin myöntämien avustusten sähköiseen hakuun ja käsittelyyn SaaS-palveluna.
Hakemus sanalla viitataan hakemukseen tai käyttöselvitykseen.
1. Tietopyynnön kohde
Tietopyynnön kohde on palvelu, jonka avulla voidaan hakea ja hallinnoida Vantaan kaupungin myöntämiä avustuksia yksityishenkilöille, järjestöille ja yrityksille.
- Avustusten hallinta
o Erilaisten avustuslajien ja avustustyyppien hallinta kuten esimerkiksi liikunnan, nuorison ja kulttuurin toiminta- ja kohdeavustuksia.
o Avustusten hakeminen ja niihin liittyvien käyttöselvitysten tekeminen määrämuotoisilla ja pääkäyttäjän ylläpidettävillä lomakkeilla.
o Hakuaikojen- ja selvitysaikojen hallinta pääkäyttäjän toimesta.
- Avustushakemuksen ja siihen liittyvän käyttöselvityksen luominen ja jättäminen
o Hakijan tai hakijan edustajien allekirjoitus joko palvelussa tai mahdollisuus hyödyntää erillistä sähköistä allekirjoituspalvelua.
o Puolesta asioimisen mahdollistaminen järjestöillä ja yrityksillä. Onko suomi.fi-valtuudet käytössä? Voidaanko järjestelmässä todentaa, että hakijalla on oikeus hakea avustusta?
o Hakijan henkilöllisyyden todentaminen vahvalla tunnistautumisella.
o Liitetiedoston tai liitetiedostojen lisääminen avustusta haettaessa. Liitetiedostomuodot mm. pdf, excel, kuvatiedostot. Liitetiedostojen tarkastaminen virustorjuntasovelluksella. Liitetiedoston enimmäiskoon määritteleminen.
o Liitteen tai liitteiden toimittaminen hakemuksen jättämisen jälkeen. Kuinka liitteet kohdennetaan hakemukselle?
o Hakija saa kuittauksen, että hakemus on jätetty. Voiko hakija nähdä hakemuksen käsittelyvaiheen?
o Hakijan mahdollisuus tallentaa avustushakemus itselleen talteen.
- Avustusten ja käyttöselvitysten käsittely
o Viestittely/lisätietopyynnöt hakijalle, esimerkiksi hakemusten täydennyspyynnöt.
o Mahdollisuus siirtää hakemus ja käyttöselvitys toiselle käsittelijälle.
o Mahdollisuus luoda koosteita hakemusten sisällöstä ja määrästä.
o Kun hakemus on jätetty, syntyy heräte, jonka avulla käsittelijä saa tiedon uudesta täytetystä hakemuksesta ja pääsee tarkastelemaan hakemusta.
o Hakemusten ja käyttäjätietojen säilyttäminen tietoturvallisesti ja tietosuojan mukaisesti, jonka jälkeen tietojen poistoesitys ja tietojen poistaminen haluttaessa, esimerkiksi kahden vuoden päästä. Poistettujen tietojen osalta poistoluettelon tekeminen.
o Mahdollisuus hakea käsittelypuolella useilla kriteereillä esim. hakija, ajankohta.
2. Olemme kiinnostuneita kokonaispalvelusta, joka sisältää:
• Ratkaisumalli pilvipalveluna
o Ostetaan pilvipalveluna eli SaaS-palveluna EU- tai Eta-alueelta. Tavoitteena on tuotepohjainen ratkaisu.
o Käytettävissä 24/7, tukea mahdollista saada esim. kello 8.00-16.00.
o Pääkäyttäjätehtävät hoidetaan itse kuten esim. avustusten hallinta.
• Jäljitettävyys
o Mahdollisuus jäljittää hakemuksen elinkaari ja käsittelyyn liittyvät vaiheet.
• Jatkuvan palvelun toimitusmallit
o Pilvipalveluna 3-4 vuotta ja sen jälkeen toistaiseksi voimassa oleva sopimus, käyttö- ja ylläpitopalvelu tulee sisältyä.
• Hinnoittelu ja suuntaa-antava hinta
o Pilvipalvelun hinnoittelumalli. Hakemusten käsittelijöitä noin 20 kpl ja hakemusten kokonaismäärä vuosittain noin 600 kpl.
o Minkälaiset käyttöönottokustannukset, ylläpidon vuosikustannukset ja muut mahdolliset kustannukset.
• Integraatiotarpeet
o Integraatiot Vantaan kaupungin Azure AD:hen.
o Integraatio sähköiseen asianhallintajärjestelmään Astaan.
o Integraatio sähköiseen allekirjoituspalveluun.
• Rajapinnat
o Onko API-rajapinta?
o Onko rajapintojen osalta muuta huomioitavaa?
• Analytiikka
o Palvelusta olisi hyvä olla saatavilla yleistä käyttötilastoa.
o Palvelusta olisi hyvä olla saatavilla analytiikkaa avustuslajeittain.
o Mitä muuta analytiikkaa palvelu tarjoaa?
• Käytettävyys ja saavutettavuus
o Saavutettavuus, täyttää kansalliset saavutettavuusvaatimukset minimissään A- ja AA-tason osalta.
o Helppokäyttöisyys sekä hakijan, käyttäjän että pääkäyttäjän osalta.
o Selainpohjainen ja toimii mobiililaitteissa eli responsiivinen (iOS & Android).
• Muita selvennettäviä asioita
o Voiko tunnistamisessa hyödyntää Suomi.fi-tunnistusta?
o Miten taataan tiedon eheys (esim. hakija, hakemus, käytönselvitys ja niiden liitteet)?
o Onko palvelua mahdollista ottaa koekäyttöön?
o Palvelusta on saatavilla kieliversiot, vähintään suomi, ruotsi, englanti
• Tietosuoja- ja tietoturva-asiat
o Miten tietosuoja- ja tietoturva-asiat on hoidettu?
• Teknologia, arkkitehtuuri ja ratkaisun elinkaari
o Mihin teknologiaan ja arkkitehtuuriin ratkaisunne perustuu? Pyydämme tähän liittyvän arkkitehtuurikuvan.
o Kuvatkaa ratkaisunne elinkaari: Milloin ratkaisu on tullut markkinoille ja miten pitkään uskotte nykyisen teknologian elinkaaren yltävän?
o Miten usein ratkaisustanne tulee uusia versioita? Miten päivitykset hoidetaan? Miten on mahdollista hyödyntää uusia versioita?
o Miten tietoliikenne on suojattu? Pyydämme tähän liittyvän kuvauksen.
• Käyttöönotto
o Miten suurta panosta ratkaisunne käyttöönotto edellyttää tilaajalta?
o Millä aikataululla palvelu voidaan ottaa tuotantoon?
o Kuvaus palvelun käyttöönotosta.
• Lisäoptiot
o Integraatio mahdollisiin sähköisen asioinnin tukipalveluihin, kuten esim. suomi.fi-viestit, suomi.fi-palveluväylä, väestötietojärjestelmä
3. Tietopyynnön vastaukseen tulee sisältyä mm. seuraavat asiat:
• Vastaukset yllä oleviin asioihin (kohdat 1 ja 2).
• Kuvaus avustusten hakemus- ja käsittelyprosessista ja toiminnallinen kuvaus.
• Hinnoittelumallit SaaS-palveluna sekä lisäksi muut mahdolliset kustannukset.
• Hinnoittelu kokonaispalveluna ja tieto palvelun laajennettavuudesta.
• Referenssit: vastaavat toteutukset muissa organisaatioissa (mielellään julkishallinnon).