Closing date has passed.
Hankinnan kohteena on Jyväskylän museopalveluiden uusi kokoelmanhallintajärjestelmä ja sen yhteydessä toteutettava aineistojen migraatio vanhasta Polydoc-tietokannasta uuteen järjestelmään. Jyväskylän museopalveluiden museot – Jyväskylän taidemuseo, Keski-Suomen museo ja Suomen käsityön museo / Konservointikeskus – vastaavat ammatillisina museoina aineellisen, visuaalisen ja aineettoman kulttuuriperinnön tallentamisesta, säilyttämisestä, tutkimuksesta ja esille saattamisesta omalla vastuualueellaan. TIETOPYYNNÖN TARKOITUS JA HANKINNAN KOHTEEN ALUSTAVA KUVAUS Tämä ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö vaan tietopyyntö ja kutsu markkinavuoropuheluun. Jyväskylän kaupungin (myöhemmin hankintayksikkö) tässä ilmoituksessa ilmoitetut tiedot hankinnasta tai hankintamenettelystä eivät ole hankintayksikköä sitovia mahdollisessa hankintamenettelyssä, ja kaikki tässä tietopyynnössä ja sen liitteissä ilmoitetut tiedot ovat hankintayksikön alustavia määrityksiä. Lisätietoja hankintayksikön alustavista tarpeista liitteissä. Liitteet löytyvät osoitteesta https://tarjouspalvelu.fi/default.aspx?p=39&g=3a2cf5b0-24bd-46d0-a589-8e9db67f2934 (muistathan kirjautua/rekisteröityä palveluun nähdäksesi liitteet). Jyväskylän kaupungin museopalveluilla on tavoitteena hankkia uusi kokoelmanhallintajärjestelmä. Hankittavan järjestelmään voidaan jatkossa tallentaa myös Keski-Suomen alueen paikallismuseoiden ja muiden Keski-Suomen alueen ammatillisten museoiden ja kuntien taidekokoelmien kokoelmatietoja. Museoiden kokoelmiin kuuluvia aineistoja ja niiden teknisiä, rakenteellisia ja hallinnallisia metatietoja sekä keskeisiä kokoelmatyön prosesseja hallitaan sähköisellä kokoelmanhallintajärjestelmällä. Järjestelmään tallentuvat kokoelmaan liittyvät kuvailu-, historia- ja alkuperä-tiedot, niiden hallinnan, ylläpidon ja käsittelyn tiedot, aineistojen käyttöön liittyvä dokumentaatio sekä aineistoihin liittyvien oikeuksien tiedot. Kokoelmanhallintajärjestelmä mahdollistaa myös aineistojen sähköisen saavutettavuuden ja julkaisemisen museon yleisöjen ja asiakkaiden käyttöön. Kokoelmanhallintajärjestelmän hankinnan yhteydessä kilpailutetaan myös digitaalisten aineistojen pitkäaikaissäilytyksen tallennustilan ratkaisu sekä eri aineistotyyppien migraatio Keski-Suomen alueen museoiden käyttämästä Polydoc-järjestelmästä uuteen järjestelmään. ILMOITTAUTUMINEN VUOROPUHELUUN Vuoropuheluun osallistuvalta toimijalta toivotaan erityisesti museosektorin tuntemusta ja hankinnan kohteena olevan järjestelmän ja migraation osaamista. Hankintayksikkö on suunnitellut pitävänsä vuoropuhelutilaisuudet 8.-14.5.2018 välisenä aikana. Tehtävässä markkinavuoropuhelussa on tarkoitus muun muassa selvittää markkinoilla olevien yritysten tarjontaa, hinnoittelumalleja, aikataulua sekä erityisesti migraation toteuttamista hankinnassa. Tarkoituksena on myös kartoittaa palveluntarjoajien näkemyksiä muun muassa hankintayksikön asettamista alustavista määrittelyistä hankinnan kohteelle. Hankinnasta kiinnostuneiden markkinatoimijoiden tulee ilmoittautua 20.4.2018 klo 14.00 mennessä sähköpostitse osoitteeseen hankinnat@jkl.fi (sähköpostiotsikoksi "kokoelmanhallintajärjestelmä/yrityksen nimi"). Yrityksen tulee liittää ilmoittautumisensa mukaan 1. yrityksen y-tunnus ja yhteyshenkilön yhteystiedot 2. lyhyt kirjallinen kuvaus, joka sisältää: - Perustiedot yrityksestä, sen tuottamista palveluista sekä miten yrityksen toiminta/osaaminen/kokemus vastaa tämän hankinnan kohdetta ja alustavia vaatimuksia - Yrityksen näkemyksen hankinnassa toteutettavasta migraatiosta tietopyynnössä esitettyjen liitteiden pohjalta - Yrityksen näkemyksen alustavasta vaatimusmäärittelystä (voi esittää myös hankintayksikön laatiman excelin täytettynä) Ilmoittautumisten perusteella hankintayksikkö valitsee riittävän määrän toimijoita suullisiin vuoropuhelutilaisuuksiin, kuitenkin vähintään neljä toimijaa, ellei ilmoittautumisia tule vähemmän. Mikäli ilmoittautumisia tulee enemmän kuin neljä, valinta vuoropuheluihin tehdään sen perusteella, minkä markkinatoimijan tuote/palvelu hankintayksikön arvion mukaan parhaiten vastaa hankinnan kohteelle asetettuja alustavia vaatimuksia. Toimijoiden valinta suoritetaan myös toimijoiden kokemus- ja osaamispohjan perusteella siten, että toimijoiden kokemusta ja osaamista peilataan käsillä olevaan hankintaan. Vuoropuheluun ei-valittujen markkinatoimijoiden kanssa on mahdollista hankintayksikön tarpeen mukaan käydä kirjallista vuoropuhelua. Hankintayksikkö sopii teknisten vuoropuhelujen tarkemman aikataulun ja paikan valittujen toimijoiden kanssa ilmoittautumisajan päätyttyä. Vuoropuhelut käydään Jyväskylän kaupungin tiloissa Jyväskylän keskustassa. Mikäli ilmoittautumisenne sisältää liike- tai ammattisalaisuuksia tai muuta salassa pidettävää aineistoa, pyydämme teitä yksilöimään ja merkitsemään ao. tiedot selvästi ilmoittautumiseenne. Vuoropuhelu ei sido siihen osallistuvia yrityksiä tarjouksen tekemiseen mahdollisessa tarjouskilpailussa, eikä toisaalta vuoropuheluun osallistumatta jättäminen estä tarjouksen tekemistä mahdollisessa hankintamenettelyssä. Osallistuneille yrityksille ei makseta korvausta vastaamisesta tai osallistumisesta. Lisätietokysymyksiä voi esittää koko ilmoittautumisajan hankintayksikölle osoitteeseen hankinnat@jkl.fi. Hankintailmoitus on tarkoitus julkaista vuoden 2018 aikana.