Oppdragsgiver ønsker å anskaffe et nytt fagsystem for PPT som kan være et effektivt saksbehandlingsverktøy, et pålitelig styringsverktøy for Utdanningsetaten og PPT, og som i tillegg kvalitetssikrer og dokumenterer PPTs produktivitet og arbeid. Nytt fagsystem skal dekke behovet til alle de ansatte ved PPTs 7 seksjoner i Oslo (ca. 200 medarbeidere). Brukere av nytt fagsystem vil være rådgivere, fagpersoner, administrasjonspersonell, konsulenter og ledere.
Bakgrunnen for anskaffelsen er at dagens fagsystem er utdatert med mangler på kritiske områder som risikostyring, tilgangsadministrasjon og endringshåndtering. I tillegg er det ikke leverandører som tilbyr videreutvikling av fagsystemet slik at det er vanskelig å tilpasse det ved f.eks. endringer i lovkrav eller tekniske krav.
Nytt fagsystem skal blant annet ivareta følgende krav:
1.Sikre at grunnlaget for styringsinformasjon, dvs. alt som ligger inne i fagsystemet av informasjon, er enhetlig og korrekt.
2.Registrering og dokumentasjon av hele PPTs produktivitet og arbeid knyttet til både sakkyndighetsarbeid og kompetanse- og organisasjonsutvikling.
3.Fagsystemet skal kvalitetssikre klientdata og forenkle administrering av post og kommunikasjon med brukere av tjenesten og samarbeidspartnere.
4.Fagsystemet skal oppfylle krav om sikker lagring og håndtering av personopplysninger (jfr. personopplysningsloven).
Hovedparten av arbeidet PPT utfører er arbeid knyttet til enkeltpersoner. Pedagogisk-psykologisk tjeneste samarbeider med barnehager, skoler og voksenopplæringssentra (instanser) for å tilrettelegge undervisningstilbudet etter den enkeltes forutsetning og behov.
Konkurransen omfatter PPTs behov for et nytt fagsystem som kan videreutvikles i tråd med PPTs fremtidige behov. I tillegg inkluderer konkurransen brukersupport.
Avtalen vil ha en varighet på fem (5) år med en opsjon for Utdanningsetaten på forlengelse for ett pluss ett pluss ett år (totalt 8 år). Avtalen vil inkludere etablering av nye arbeidsprosesser, testing, opplæring, konvertering fra gammelt fagsystem og pilotering slik at det nye fagsystemet er tatt i bruk i alle PPTs syv seksjoner innen 1.1.2018.