TILBUDSINNBYDELSE
GAVE-/PROFILERINGSARTIKLER
November 2011
Vedlegg:
Vedlegg 1 Prisskjema
Vedlegg 2 HMS-erklæring
Vedlegg 3 Etiske regler
Vedlegg 4 Alminnelige kontraktsbetingelser
Vedlegg 5 Spesielle kontraktsbetingelser
1 INNLEDNING
Nordlandssykehuset HF (NLSH), med sykehusene i Bodø, Gravdal og Stokmarknes inviterer med dette til åpen anbudskonkurranse for Profileringsartikler. Konkurranseformen tillater ikke forhandlinger. Verdi for anskaffelsen er over terskelverdi. Konkurransen publiseres via Mercell til Doffin.no.
Når det gjelder kravspesifikasjon vises til kapittel 4.
Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 og forskrift om offentlig anskaffelser av 15. juni 2001. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II.
2 ORIENTERING OM LEVERANSEN
Nordlandssykehuset ønsker å inngå rammeavtale på profileringsartikler til Blodbankene i hhv Bodø, Gravdal og Stokmarknes. Artiklene skal gis bort som gave til blodgivere ved sykehusene.
Leveransen består av diverse gave og profileringsartikler utgjør ca 4-6000stk gaver for NLSH Bodø, og anslagsvis 8-1000stk for hvert av sykehusene i Gravdal og Stokmarknes. Totalt anslag er mellom 6-8000stk.
Anskaffelses pris per artikkel bør ikke være på mer en 50-60kr + mva per artikkel og verdi skal ikke være mer enn 100kr+mva.
Total potensiell kontraktsverdi på 2år, med opsjon 1+1 år anslås å være ca 1-1,4 millioner kroner eks mva. Dvs på ca 360.000kr per år+ mva.
Nordlandssykehuset forplikter seg ikke på noen måte i forhold til de angitte volumene.
Nordlandssykehuset forbeholder seg rett til å inngå kontrakt med en eller flere leverandører, men kun en leverandør per varegruppe jfr prisskjema.
Nordlandssykehuset forbeholder seg rett til å kjøpe produkter også av ”dyrere” art hos leverandørene som blir antatt. Dette kan f.eks være avslutningsgaver for blodgivere som har vist lang og tro tjeneste. Kjøpene av slike gaver vil være begrenset. Det vil også være åpning for å åpne for leveranser av lokale produkter f.eks av sesongmessig karakter og/eller produkter fra veldedige organisasjoner. Kjøpene av slike gaver vil være begrenset.
3 KONTRAKTSBESTEMMELSER
3.1 Avtaleperiode
Avtalen gjelder i 2 år med opsjon på forlengelse i 1 + 1 år.
Oppstart forventes ca 1.mars 2012.
3.2 Priser
Prisene skal oppgis i norske kroner eks mva.
3.3 Fakturering/betaling
Faktura utstedes ved utgangen av hver måned. Betalingsbetingelsene er fri leveringsmåned + 30 dager netto etter mottatt og godkjent faktura.
For å sikre rettidig betaling må NLSH ha mottatt og godkjent levering, samt ha faktura i hende senest 4 dager etter fakturadato. Selgers organisasjonsnummer må framgå i dokumentene.
Det skal ikke beregnes gebyrer eller tillegg. Dersom forfalne beløp ikke betales i rett tid, betales gjeldende morarente ihht ”Lov om renter ved forsinket betaling m.v.” av 17.12.76.
3.4 Statistikk
Leverandøren skal uten omkostninger for kunden uoppfordret utarbeide statistikk over kjøp.
3.5 Transport av avtalen
Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettigheter eller plikter i denne avtalen til tredje part uten den andre parts skriftlige godkjenning.
3.6 Frakt
Ordrer over 5000kr eks mva skal være levert DDP (Incoterms 2000), Nordlandssykehuset HF sine avdelinger i hhv Bodø. Gravdal og Stokmarknes.
Ellers tillates frakt ihht Postens satser.
Det skal ellers ikke forekomme andre gebyrer slik som f.eks ”handling”/ekspedisjonsgebyrer osv.
3.7 Alminnelige og Spesielle kontraktsbetingelser
Kontraktsbetingelsene for rammeavtalen reguleres av de Alminnelige og Spesielle kontraktsbetingelser som er vedlagt. Det er viktig at leverandør setter seg inn i betingelsene.
3.8 Tilleggsbestemmelse til kontrakt, vedlegg 3 Etiske regler.
Vedlegg 3 vil gjelde som en tilleggsbestemmelse til avtalen.
4 KRAVSPESIFIKASJON
a. For kopper og glass så skal disse kunne tilbys i ett varig sortiment som skal gjelde i hele kontraktsperioden. Design skal være ”tidløs” og tiltalende. Artiklene må være innpakket i trygg transportembalasje/innerkartong.
b. For krus og fat som er ment for barn, så kreves bilder av kjente karikaturer/tegneserie- figurer el. Design skal være ”tidløs” og tiltalende. Produktene skal kunne tilbys i ett varig sortiment. Produktene skal tåle noe hardere behandling en normalt mht at det er barn som bruker produktene. Produktene og trykk skal tåle oppvaskmaskinvask.
c. For tekstiler T-skjorter må der finnes både dame og herre størrelser. Tekstilene skal være fargeekte og tåle hyppig maskinvask. Tekstilene skal ikke krympe mer enn det som er vanlig for bomullstekstil.
d. For metallvarer, bestikk, termoser, verktøysett så skal disse være av rustfri stålkvalitet og kunne tåle det bruk de er ment for.
e. For krydder så forutsettes produktene å være ihht aksepterte regler for omsetning og produksjon av næringsmidler
f. Generelt; priser bør ikke overstige 50-60kr + mva, og må ikke overstige 100kr+ mva i innpris for Nordlandssykehuset.
g. Det vil kunne bli etterspurt trykk av logo eller ”Bli blodgiver” for maksimalt 5 % av volumet. Tilbyderene bes om å oppgi priser på ulike typer trykk for tekstiler og ”gadgets” som opsjon.
h. Tilbyder skal være pådriver i forhold til å etterleve krav i Vedlegg 3 Etiske regler.
4.7 Varer til vurdering/prøving
Leverandøren må levere med vareprøver på de varelinjer som er markerte i prisskjema.
5 ANBUDSOPPLYSNINGER
Anbudet skal inneholde følgende vedlegg:
(Merk vedleggene etter hvilket punkt de tilhører):
5.1 Krav til dokumentasjon
Tilbyder skal være lovlig registrert foretak, dokumenteres med a).
Tilbyder skal ikke skylde skatter og avgifter uten lovlig grunn, dokumenteres med b) og c).
Tilbyder skal erklære at firma ivaretar HMS krav, dokumenteres med d).
Tilbyder skal inneha tilstrekkelig god økonomi for å kunne oppfylle kontrakt, dokumenters med e).
a) Firmaattest
b) Anbyder skal legge ved skatteattest for skatt og skatteattest for merverdiavgift. Attestene skal være utstedt på skjema RF-1244 fra kemner og kommunekasserer. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsfrist.
c) Anbyder skal vedlegge HMS-erklæring om at leverandøren oppfyller eller ved eventuell kontrakt vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet – vedlegg 3. Egenerklæringen skal være medundertegnet av en fra de ansatte i bedriften.
d) Dokumenteres med HMS egenerklæring
e) Foretakets siste årsberetning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall
5.1 Krav til leverandør
Kvalifikasjonskrav for tilbyder:
Tilbyder skal ha ett rikholdig utvalg og skal kunne levere komplett i
minimum 2 av produktgruppene for å kunne delta:
|
Varegruppe I
|
|
Krus og skål/fat for Barn- samlerserie, skåler, matservering
|
|
Varegruppe II
|
|
Glasstøy: samlerserie, vinglass
|
|
Varegruppe III
|
|
Tekstiler: T-skjorter, håndklær
|
|
VAREGRUPPE IV
|
|
Reiseartikler, personlig pleie, tur, verktøy, data, lykter
|
|
VAREGRUPPE V
|
|
Næringsmidler krydder, kryderkvern
|
Se prisskjema for komplett liste.
Dokumenteres med katalog/brosjyre (scannet i pdf-format) og i tillegg med priser og artikkelnummer i prisliste.
5.2 Prisskjema, tilbudsbrev og brosjyre/varebeskrivelse etc.
· Prisangivelse skal skje på skjema i vedlegg 1.
· Tilbudsbrev
· Brosjyre med varebeskrivelse
· Veiledende prisliste for aktuelle produkter.
Alle dokumentene scannes (som PDF-fil) og leveres elektronisk i Mercell (jfr 7.3 Innlevering)
6 KRITERIER FOR VALG AV TILBUD
Valg av leverandør vil skje ut i fra det økonomisk mest fordelaktige anbud basert på følgende kriterier (ikke i prioritert rekkefølge):
· Funksjonalitet 20%
· Brukeregenskaper 20 % (subjektiv vurdering)
· Design/form 20 % (subjektiv vurdering)
· Pris, kostnad 40 %
Funksjonalitet, her gjøres det en subjektiv vurdering på det enkelte produkt i forhold til de kravene man har satt i kravspesifikasjonen for produktene.
Brukeregenskaper, her vurderes (subjektivt) brukernes opplevelse ved å bruke konkret produkt.
Design/form, her gjøres det en subjektiv vurdering ut fra form og tiltalende produkt er ifht sammenlignede produkter.
Pris, kostnad vurderes matematisk ved at produkt med lavest pris får best score. De produktene som er dyrere får proporsjonalt fratrekk i score/poeng.
7 RAMMEBESTEMMELSER
7.1 Språket i anbudet
Anbudet skal stilles på norsk.
7.2 Omkostninger
Omkostninger som anbyderne pådrar seg i forbindelse med utarbeidelsen og gjennomføring av denne anskaffelsesprosessen vil ikke bli refundert av Nordlandssykehuset HF.
7.3 Innlevering av anbud
Anbudet leveres elektronisk hos Mercell.no, innen den gitte frist under!
Anbudet skal være signert av autorisert person. Dette kan gjøres ved å laste opp dokument med signatur- scanne denne til en pdf-fil og legge denne som ett vedlegg i tilbudet.
7.4 Anbudsfrist
Anbudet skal være oss i hende og være levert elektronisk hos Mercell innen 09.12.2011 kl. 14.00. For sent leverte anbud vil bli avvist!
Ta kontakt med Mercell AS på telefon 75 11 12 90, dersom det behøves nærmere informasjon om prosedyrer med mer.
Nordlandssykehuset HF kommer til å benytte konkurransegjennomførings- verktøyet til Mercell fremover ved sine anbudsprosesser.
7.5 Innlevering av vareprøver
Vareprøver som er merket gult i prisskjema legges i eske og må være levert innen ti dager etter anbudsfrist, dvs innen 20.12.11 til:
Postadresse: Leveringsadresse:
Nordlandssykehuset HF, Nordlandssykehuset HF
Innkjøp og Forsyning Innkjøp og forsyning
PB 1480 Prinsens gate 164
8092 Bodø 8005 Bodø
Eske merkes ”Profileringsartikler”
7.6 Anbudsåpning
Det vil ikke bli gjennomført offentlig anbudsåpning. Straks etter anbudsfristen vil anbudene bli åpnet og protokollført.
7.7 Forbehold
Anbyders forbehold skal klart framgå som vedlegg til anbudsbrevet for å være gyldig. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med anbyderen. Ved vesentlige forbehold kan tilbud bli forkastet.
7.8 Vedståelsesfrist
Anbudene må vedstås i 90 dager fra innleveringsfristens utløp.
7.9 Kontaktperson
Spørsmål vedrørende anbudsinnbydelsen kan rettes til
Nordlandssykehuset HF Tlf. 75 53 44 06
Innkjøp og forsyning Faks 75 53 41 12
v/Bengt K Strande E-post bstr@nlsh.no