HUOM! Tämä ei ole tarjouspyyntö vaan tietopyyntö. Tämän ilmoituksen julkaisemisella ei aloiteta tarjouskilpailua, vaan kyseessä on markkinakartoitukseen liittyvä tietopyyntö osana hankinnan valmistelua.
Helsingin kaupungin liikenneliikelaitos (HKL) on Helsingin kaupungin omistama liikelaitos,
joka vastaa metro- ja raitiovaunuliikenteen liikennöinnistä. HKL tarjoaa kattavia ja
ympäristöystävällisiä liikennepalveluja sekä kantakaupungin raitiovaunureiteille että idän ja
lännen välisille metromatkoille. HKL vastaa myös ratojen ja asemien kunnossapidosta.
Helsingin kaupungin liikenneliikelaitos (HKL, jäljempänä ”Hankintayksikkö”) selvittää tällä tietopyynnöllä markkinoilla olevia projektihallintajärjestelmien palveluntuottajia sekä heidän ratkaisuehdotuksiaan Hankintayksikön tarpeisiin. Lisäksi Hankintayksikön tarkoituksena on selvittää palveluntuottajien kiinnostusta osallistua mahdollisesti myöhemmin järjestettävään kilpailutukseen. Hankintayksiköllä on tällä hetkellä käytössä SAP projektimoduuli ja erikseen räätälöity projektinhallinta -ohjelma Reila (pohjautuu MS Project Serveriin). Tietopyynnön liitteissä on kuvattu tämän hetkinen järjestelmäkokonaisuus ja arkkitehtuuri ylätasolla.
Järjestelmän tulee tukea hankesuunnittelu- ja toteutusvaiheen työskentelyä sekä takuuajan
toimintoja nykyprosessien mukaisesti. Toimittaja voi myös esittää prosessimuutoksista, jotka Toimittajan näkemyksen mukaan parantaisivat HKL:n hankehallinnan toimintoja ja soveltuisivat paremmin tietoteknisesti tuettaviksi. Järjestelmän täytyy mahdollistaa ainakin seuraavia toimintoja: projektien suunnittelu ja aikataulutus, resursointi, raportointi ja kustannusseuranta. Hankittava ratkaisu on ensisijaisesti valmisohjelmisto, joka vastaa projektissa kerättäviä vaatimuksia pienimmillä räätälöintikustannuksilla.
Kysymykset Toimittajille. Vastaukset pyydetään lähettämään seuraavassa rakenteessa:
1.Toimittajan esittely
• Lyhyt esittely Toimittajasta ja markkina-asemasta
2.Ratkaisu
Mitä toimintoja ja ominaisuuksia järjestelmästä löytyy:
•Kuvailkaa miten seuraavat toiminnallisuudet toteutuvat ratkaisussanne: projektin aikataulutus ja seuranta, ennusteet ja niiden laatiminen, resurssien suunnittelu, aikataulutus ja kuormituksen hallinta, dokumenttien hallinta, budjetointi ja kustannusten seuranta (tilaukset vs toteuma), riskien hallinta, raportointi, viestintä, erilaiset käyttäjäroolit
3.Kuvailkaa ratkaisuarkkitehtuurianne
•SaaS toteutustapa
•Käyttäjien ja käyttäjäroolien hallinta (ml. tuetut käyttäjähakemistot ja IAM-tuotteet)
•Muut rajapinnat, joita ratkaisu tukee/tarjoaa valmiina (sekä sisäänpäin tuleva että ulospäin lähtevä data)
4.Joustavuus ja käytettävyys
•Järjestelmän konfiguroitavuus? Tilaajan ja Toimittajan toiminnallisuudet (esim. HKL prosessi, päätösporttien/hyväksymispisteiden määritys, raportoinnin joustavuus)
•Kuinka paljon tilaajan käyttäjällä on itse mahdollisuus vaikuttaa järjestelmän toiminnallisuuksiin, esim. kenttien lisäys/poisto, riippuvuuksien asettaminen projektien välille, erilaisten raporttien tekeminen, käyttöliittymän visuaalinen ulkoasu?
•Minkälaisia käyttäjiä ohjaavia ja käyttöä helpottavia ominaisuuksia järjestelmässä on? (esim. automaattiset muistutukset, käyttäjän ohjaaminen eteenpäin, itse asetettavat hälytykset, prosessin mukaisista poikkeamista tulevat hälytykset, hanketietojen ja hankepohjien muokattavuus käyttäjähallinta huomioiden)
•Voiko järjestelmän prosessia ohjata ulkoisista järjestelmistä (esim. asianhallinta) saatavan tiedon perusteella? Onko järjestelmään mahdollista toteuttaa helposti (konfiguroimalla tms.) esim. muistutusten tai hälytysten lähettäminen ulkoisista järjestelmistä saatavan tiedon perusteella?
5.Tukipalveluiden saatavuus ja periaatteet
•Järjestelmän käyttöönotto- ja käyttäjätuki sekä niiden hinnoittelun periaatteet
6.Hinnoittelumalli
•Kuvailkaa koko käytön hinnoittelumalli (kuukausiperusteinen, käyttäjämääriin perustuva, jokin muu)
7.Markkinavuoropuhelu
•Ilmoittakaa kiinnostuksenne osallistua markkinavuoropuheluun ja yhteyshenkilön yhteystiedot (yritys, nimi, titteli, puhelinnumero ja sähköpostisoite).
HKL pyytää lähettämään tiedot/näkemykset Järjestelmän toteutusvaihtoehdoista sähköpostitse 5.6.2020 klo 12:00 mennessä kehittämisinsinööri Janne Huvilinnalle osoitteeseen
janne.huvilinna@hel.fi ja cc:nä HKL:n hankinnan osoitteeseen
hankinta.hkl@hel.fi. Lisäksi HKL järjestää markkinavuoropuhelun kiinnostuneiden palveluntuottajien kanssa, missä käsitellään edellä mainittuja tietoja/näkemyksiä Järjestelmän toteutusvaihtoehdoista. Markkinavuoropuhelut toteutetaan siten, että yhdessä markkinavuoropuhelussa on paikalla ainoastaan yhden palvelun tuottajat ja HKL:n edustajat.
Markkinavuoropuhelut järjestetään Teamsin välityksellä viikolla 24. Palveluntuottajia pyydetään ilmoittautumaan markkinavuoropuheluun. Palveluntuottajan tulee ilmoittautumisen yhteydessä ilmoittaa markkinavuoropuheluun osallistuvien henkilöiden määrä sekä toivottu markkinavuoropuhelun ajankohta. HKL valitsee kiinnostuneista Palveluntuottajista tekniseen keskusteluun ne, joiden näkemys järjestelmäratkaisusta vastaa parhaiten HKL:n tarvetta. Tilaisuuteen osallistuminen ei vaikuta tarjoajan asemaan mahdollisessa varsinaisessa tarjouskilpailussa vaan tarkoitus on saada näkemyksiä määrittelytyöhön.
Hankintayksikkö voi kuitenkin käyttää tämän markkinakartoituksen vastauksia ja muita tietoja selvittäessään järjestelmäratkaisun soveltuvuutta HKL:n toimintaympäristöön.