Lohjan kaupunki pyytää tarjousta sähköisten apuvälineiden huolto- ja korjauspalveluista. Hankinnan kohteena on sähköisten apuvälineiden (hoiva- ja sairaalasängyt, nostolaitteet ja muut apuvälineet) määräaikaishuoltojen sekä korjausten toteuttaminen. Hankittavat huolto- ja korjauspalvelut koskevat kaupungin omistamia apuvälineitä. Määräaikaishuoltojen ja korjausten yhteydessä tarkastetaan hoiva- ja sairaalasänkyjen, nostolaitteiden ja muiden apuvälineiden toimivuus ja tehdään tarvittavat huolto- ja korjaustoimenpiteet. Korjaus voi sisältää myös sähkötyötä. Apuvälineet huolletaan ja korjataan paikanpäällä asiakkaan kotona tai Lohjan kaupungin eri toimintayksiköissä. Apuvälineiden määrä on tällä hetkellä seuraava: - hoivasängyt asiakkaiden kotona n. 100 kpl - hoivasängyt kaupungin toimintayksiköissä n. 300 kpl - sairaalasängyt kaupungin toimintayksiköissä n. 100 kpl - nostolaitteet ja muut apuvälineet asiakkaiden kotona n. 30 kpl - nostolaitteet ja muut apuvälineet kaupungin toimintayksiköissä n. 170 kpl Muihin apuvälineisiin kuuluvat mm. vaihtuvapaineiset patjat ja sähköiset tutkimuspöydät. Ilmoitetut määrät ovat suuntaa-antavia ja esim. asiakkaiden kotona voi olla myös sairaalasänkyjä. Annetut arviot apuvälineiden määristä ovat viitteellisiä eivätkä tarjouksen pyytäjää sitovia. Apuvälineiden malleja on useita ja ne tulevat useammalta eri toimittajalta. Hoiva- ja sairaalasängyissä yleisimmät merkit ovat Merivaara, Stiegelmeyer ja Lojer. Tilaaja pidättää oikeuden tilata tämän kilpailutuksen ulkopuolelta vaativia apuvälinemuutostöitä ja ei-sähköisten apuvälineiden huolto- ja korjaustöitä. Tilaaja pidättää myös oikeuden tehdä itse sähköisten apuvälineiden huolto- ja korjaustöitä. Hankintayksikkö ei sitoudu mihinkään vähimmäismääriin, vaan ostaa palvelua tarpeen mukaisesti ja määrärahojen puitteissa.
MÄÄRÄAIKAISHUOLTO
Tilaaja määrittelee määräaikaishuoltojen ajankohdat. Määräaikaishuollot toteutetaan pääsääntöisesti lomakauden ulkopuolella (1.9.-31.5.). Palveluntuottaja osallistuu tilaajan huoltosuunnitelman laadintaan tarvittaessa. Huollon tulee täyttää terveydenhuollon laitteita ja tarvikkeita koskevan lain (629/2010) mukaiset huoltoa koskevat vaatimukset. Huoltomiehellä tulee olla vaadittava pätevyys lääkintälaitteiden lakisääteiseen ylläpitoon. Huoltomiehellä pitää olla sijaisjärjestely esimerkiksi lomien aikana. Yrityksellä tulee olla voimassaoleva sähkölaitekorjaukseen riittävä sähköpätevyysluokka (S3). Perusapuvälineet (mm. pyörätuolit, rollaattorit) huolletaan pääosin Lohjan kaupungin omana toimintana, mutta palveluntuottajalla tulee olla tarvittaessa valmius myös mainittujen perusapuvälineiden huoltoon. Määräaikaishuollossa huomioidaan olemassa olevat valtakunnalliset määräykset / ohjeet sekä valmistajan ja tilaajan antamat ohjeet. Määräaikaishuolto sisältää runkorakenteiden ja mekaanisesti liikkuvien osien tarkastuksen (hydrauliikan testaus, rungon toiminnan testaus) sekä viallisten tai puuttuvien osien uusimisen, sähkötoimintojen ja -johtojen toiminnan testauksen ja turvatarkastuksen. Määräaikaishuollon sopimushinta sisältää mahdolliset tarveaineet (mm. ruuvit ja öljyt). Määräaikaishuollon yhteydessä esille tulleista korjaustöistä on erikseen sovittava tilaajan kanssa. Kaikkiin huollettuihin apuvälineisiin kiinnitetään huoltotarra, johon on merkitty huoltoajankohta. Palveluntuottajan vastaanottamien huoltotilausten vasteaika saa olla enintään kaksi (2) viikkoa tilauksen vastaanottamisesta. Kotiosoitteissa olevien laitteiden osalta tilaaja poimii ja aikatauluttaa (viikko/kuukausitasolla) kotona tapahtuvat huollot ja ilmoittaa ne palveluntuottajalle. Tilaaja lähettää kirjeen asiakkaalle kotiin, että palveluntuottaja tulee olemaan yhteydessä häneen. Palveluntuottaja sopii asiakkaan kanssa tarkan päivän ja kellonajan. Määräaikaishuollon sisällöstä on hoiva- ja sairaalasänkyjen sekä nostolaitteiden osalta tarkempi kuvaus tarjouspyynnön liitteenä 1.
KORJAUKSET
Korjaustöistä on annettava kustannusarvio vähintään suullisesti. Mikäli hyväksytty kustannusarvio kasvaa merkittävästi, palveluntuottajan tulee olla tilaajan yhteydessä. Tilaaja päättää tällaisissa tapauksissa, tehdäänkö korjaus. Palveluntuottajan vastaanottamien korjaustilausten vasteaika saa olla enintään yksi (1) työpäivä tilauksen vastaanottamisesta.
HUOLTO- JA KORJAUSTÖIDEN RAPORTOINTI
Huolto- ja korjaustöiden raportointi- ja rekisteröintitoimenpiteet kuuluvat palvelun hintaan. Tilaajan toimintayksiköissä sijaitsevien apuvälineiden osalta palveluntuottajan tulee rekisteröidä suorittamansa huolto- ja korjaustyöt lääkintälaiterekisteriin (nykyinen järjestelmä Granlund Manager) ja ylläpitää huoltamiensa ja korjaamiensa apuvälineiden huolto- ja korjaustiedot ko. rekisterissä. Rekisteristä mahdollisesti vielä puuttuvat huollettavat ja korjattavat apuvälineet tulee rekisteröidä lääkintälaiterekisteriin muiden apuvälineiden tavoin. Kotiosoitteissa sijaitsevien apuvälineiden osalta palveluntuottaja ei rekisteröi huolto- ja korjaustöitä lääkintälaiterekisteriin vaan toimittaa niistä määrämuotoisen raportin sähköpostitse Apuvälinekeskuksen nimeämälle yhteyshenkilölle. Raportissa on ilmennettävä mm. laitteen sarjanumero, tyyppi ja huoltoajankohta, korjaustyöt sekä vaihdetut varaosat.
VARAOSAT
Palveluntuottaja hankkii pääsääntöisesti varaosat tilaajan kustannuksella. Varaosat tulee hinnoitella kohtuullisuutta noudattaen, laskuttaen niistä enintään sen hinnan, jonka palveluntuottaja on itse maksanut varaosasta. Palveluntuottajan omista varaosista tilaaja saa vähintään -15 % alennuksen voimassa olevista listahinnoista sopimuksen voimassaoloaikana. Pyydettäessä palveluntuottajan tulee toimittaa selvitys laskuttamiensa varaosien hinnoittelusta. Tilaaja varaa oikeuden hankkia varaosat itse. Palveluntuottajien huolto- ja korjaustöiden suorittajilla tulee olla apuvälineiden yleisimpiä varaosia riittävästi saatavilla suorittaessaan huolto- ja korjaustöitä.