(Fra Bilag 1 Oppdragsgivers spesifikasjon)
Regulering av avrop:Det enkelte avrop reguleres som hovedregel av bestilling og eventuelle skriftlige endringer og skriftlige avtaler gjort etter f. eks befaring.
For oppdrag med verdi over 100 000 NOK vil det bli aktuelt å avtale fastpris. Fastpris skal fortsatt regnes på bakgrunn av oppgitte timepriser og påslagsprosent i bilag 4A - Prisskjema. Andre oppdrag på avtalen vil bli utført etter medgått tid og materiale.
De fleste oppdrag vil bli utført etter medgått tid, men i noen tilfeller vil det bli aktuelt å avtale fastpris for hele eller deler av oppdraget.
For avrop av større verdi og/eller kompleksitet kan det det bli aktuelt å legge NS 8406 Forenklet norsk bygge- og anleggskontrakt, eller andre relevante NS-er, til grunn for det enkelte avropet. Dette skal avtales særskilt i hvert tilfelle.
Bestilling:- Ordinære oppdrag vil bli bestilt i form av e-post utsendt fra oppdragsgivers bestillingssystem.
- Hasteoppdrag bestilles pr telefon. Oppdragsgiver skal følge opp oppdrag bestilt per telefon med en etterfølgende skriftlig bestilling. Det samme gjelder for bestillinger foretatt under befaringer og liknende.
- Leverandør bekrefter mottatt bestilling med e-post til oppdragsbestiller innen 2 arbeidsdager. Ved uklare bestillinger skal leverandør kontakte bestiller for skriftlig avklaring.
- Leverandør skal utføre arbeid i henhold til bestilling. Ved eventuelle endrings- eller tilleggsarbeider skal leverandør melde endring/tillegg til bestiller og til prosjektleder ved EBE, samt andre på kopilisten, for avklaring og godkjenning. Endrings- og tilleggsarbeider skal ikke påbegynnes før skriftlig godkjenning av gjennomføring foreligger.
Kostnadsoverslag:Dersom leverandøren estimerer at verdien på bestillinger overstiger tersklene spesifisert under, skal det leveres kostnadsoverslag.
For oppdrag med forventet verdi på 20 000 NOK eller mer skal det leveres et skriftlig kostnadsoverslag, som skal aksepteres av bestiller, før arbeidet startes.
På forespørsel skal det også leveres kostnadsoverslag på mindre oppdrag.
Dersom forventet estimert timesforbruk er 15 timer eller mer skal det leveres et skriftlig kostnadsoverslag med et estimat over varekostnader i oppdragsbekreftelsen. Før arbeidet starter skal kostnadsoverslaget aksepteres skriftlig av bestiller.
På forespørsel skal det også leveres kostnadsoverslag på mindre oppdrag.
Kostnadsoverslag skal inneholde en oversikt over forventet antall timer/dager, og kostnader for varer/materiell. Det skal ikke estimeres en rundsum (dvs. totalbeløp). Dersom det er bestilt et kostnadsoverslag, men bestiller velger i etterkant å ikke gå videre med bestillingen, så har leverandør rett på å fakturere bestiller med medgått arbeid for utarbeidelse av kostnadsoverslaget (dette er f.eks. inkl. befaring i tillegg til ev. prosjektering). Leverandør må i så fall vedlegge underbilag som viser til dette arbeidet.Avvik fra kostnadsoverslag og timeestimat:Dersom leverandør ser at kostnadsoverslaget eller timeestimatet (priser materiell/varer og/eller timeantall) vil bli vesentlig overskredet (15% og mer), skal leverandør uten ugrunnet opphold varsle skriftlig om dette i henhold til varslingsreglementet i Norsk Standard, samt informere om årsaken til avviket.