Suppleringskjøp HRM-system

Assignment text

Rana kommune benytter i dag Visma Enterprise HRM som fagsystem for lønns- og personal.

Kommunen har lagt ned store ressurser ved implementering av systemet. Systemet fungerer godt. Videre har kommunen har et stort behov for å gjøre effektiviseringsgrep rundt lønns og personalarbeid. Derfor velger kommunen å kjøpe tilleggstjenester til systemet vi har i dag.

Rana kommune har intensjon om å inngå avtale med Visma Unique AS org. Nr. 982410339 om innkjøp av tilleggstjenester tilknyttet fagsystem for lønn/personal, Visma Enterprise HRM som kommunen benytter i dag.

Anskaffelse av nytt personal og lønnssystem er en svært omfattende og ressurskrevende prosess. Kommunen ønsker derfor å utnytte eksisterende funksjonalitet som allerede finnes i løsningen. Dette vil gi et helhetlig lønns- og personal system, med lett gjenkjennbart brukergrensesnitt for alle aktører i kommunen. Men aktører i denne sammenheng menes, ansatte, ledere, merkantilt personell og HR-medarbeidere.

Etter det Rana kommune har kunnskap om, er Visma Unique AS eneste leverandør som kan levere programvare med ønskede spesifikasjoner.

Løsningen skal sørge for

•HRM fagsystem blir et helhetlig lønns-/personalsystem som sikrer elektronisk saksgang

•For å kvalitetssikre lønnsproduksjon skal alle aktører jobbe effektivt i samme brukergrensesnitt

•Forenkle søk, gjenfinning, sporing og produksjon av dokumenter

•Dokumenterte saksprosesser og elektronisk flyt mellom ulike systemer som kommunen allerede har

•Ivareta kravene til informasjonssikkerhet og kvalitet på data

•Lønns produksjon utføres på en kostnadseffektiv måte

•Sikre kontinuerlig oppdatering i forhold til endringer i lovverk og rapporteringskrav

•Følge opp krav om elektronisk rapportering til A-melding

•Historisk ansattinformasjon kan gjenfinnes og brukes

•Kunne gi ulike brukerroller i organisasjonen tilgang til fagsystemet ut fra deres oppgitte brukerrettighet. Brukeradministrasjon og tilgangsstyring skal skje fra HRM

•Være kompatibel med annen programvare som regneark og tekstbehandling

Beskrivelse av tilleggsmodulene

•Varslinger - leder mottar varsling på ansattoppfølging

•Timeregistrering - timeregistrering skjer elektronisk.

•Mine ansatte - leder til enhver tid har en helhetlig oversikt over alle sine ansatte

•Ferie/Fravær - hver enkelt ansatt selv får elektronisk tilgang til å registrere og holde oversikt over sitt fravær

•Fraværsoppfølging - leder til enhver tid har oversikt og følger opp sykefravær og annet fravær i henhold til gjeldende lovverk

•Personalmeldinger - elektronisk registrering og overføring av nyansettelser, endringer i tilsettingsforhold, nye stillinger, slutt-/opphørsmeldinger