Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (ESPD)

Neue Bestimmungen

Haben Sie sich vor 2016/2017 an öffentlichen Ausschreibungen beteiligt und die Erfahrung gemacht, dass der Käufer Unterlagen zu einer Reihe von Qualifikationsvoraussetzungen angefordert hat, die zusammen mit dem Angebot einzureichen sind. Ganz davon zu schweigen, dass der Käufer die gleichen Unterlagen bei jeder Ausschreibung erneut anfordern musste, so dass Sie, als Bieter, dem gleichen Kunden die gleichen Unterlagen immer wieder einreichen mussten.

Die neuen Bestimmungen legen nunmehr fest, dass die Qualifikationsvoraussetzungen nicht mehr vor Ablauf der Ausschreibungsfrist eingereicht werden müssen. Sie müssen jedoch bedenken, dass der Kunde die Unterlagen bei Bedarf jederzeit anfordern kann. (Achten Sie bei jeder Ausschreibung auf die Anforderungen des Kunden an einzureichende Unterlagen). An dieser Stelle kommt die ESPD ins Spiel.

Was ist die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (ESPD)

Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (ESPD) ist ein Formular für die Eigenerklärung, die in öffentlichen Beschaffungsverfahren verwendet wird und soll nach dem Willen der Europäischen Kommission einige Hindernisse bei der Beteiligung an öffentlichen Beschaffungsverfahren aus dem Weg räumen. Zweck der ESPD ist, das Beschaffungsverfahren für Bieter und Käufer im öffentlichen Bereich zu vereinfachen. Außerdem vereinfacht die ESPD für interessierte Bieter die grenzüberschreitende Angebotsabgabe innerhalb der Europäischen Union, da überall die gleichen Anforderungen gelten.

Somit müssen alle öffentlichen Stellen im EWR/in der EU das ESPD-Formular für jegliche Beschaffung über dem EWR-/EU-Schwellenwert verwenden.

Die ESPD dient als einleitender Beweis, dass Ihr Unternehmen den Anforderungen der im Dokument angegebenen Vertragspartei entspricht.

Qualifikationsanforderung

Das ESPD-Formular schreibt unterschiedliche Qualitätsanforderungen vor. Diese sind folgendermaßen aufgeteilt:

  • Ablehnungsgründe: Diese Anforderung setzt die Beteiligung an einer kriminellen Organisation, Korruption, Betrug, Terrorismus usw. voraus. Sie beinhaltet außerdem üblichere Anforderungen, wie die Zahlung von Steuern, Mehrwertsteuer und die sogenannten Ablehnungsgründe. Es handelt sich um eine neue Anforderung, welche die EU für alle Teilnehmer an dem Beschaffungsverfahren vorschreibt.
  • Qualifikationsanforderungen: Zu dieser Anforderung gehören Anforderungen an wirtschaftliche Leistungsfähigkeit, Referenzen aus zurückliegenden Projekten, Zertifikate, usw. Das ESPD-Formular beinhaltet eine Liste der dem Käufer zur Verfügung stehenden Anforderungen, die somit standardisiert sind und für alle EWR-/EU-Länder gelten.
  • Auswahlkriterien: Diese Anforderung gilt nur für Ausschreibungen mit Vorqualifizierung, beispielsweise zweistufige Ausschreibungen mit Verhandlungen, eingeschränkte Ausschreibungsverfahren und direkten Dialog. Zweck ist, eine begrenzte Anzahl potenzieller Bieter auszuwählen, von denen man der Meinung ist, dass sie sich am besten für die Erfüllung des ausgeschriebenen Vertrags eignen.

Wenn das Formular ausgefüllt und zusammen mit dem Angebot eingereicht wurde, besteht keine Anforderung mehr, die Unterlagen zu den Qualifikationsanforderungen wie zuvor zusammen mit dem Angebot einzureichen. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie diese Unterlagen nicht zu einem späteren Zeitpunkt einreichen müssen. Der Käufer kann die Unterlagen jederzeit anfordern, wenn er der Meinung ist, dass diese für das Evaluierungsverfahren erforderlich sind. In der Praxis müssen Sie daher alle Unterlagen bereithalten.

Wenn Sie im Rahmen der Ausschreibung für ein Angebot nominiert werden, muss der Käufer die noch ausstehenden Unterlagen anfordern.

Außerdem vereinfachen die neuen Bestimmungen jetzt das Dokumentationsverfahren. Das bedeutet, dass, wenn Sie die erforderlichen Unterlagen einem Kunden einmal eingereicht haben, Sie diese dem gleichen Kunden kein zweites Mal einzureichen brauchen. Das gilt nicht für Unterlagen mit beschränkter Gültigkeit, beispielsweise Steuerbescheinigungen, die nicht älter als 6 Monate sein dürfen.

Wenn der Kunde die Unterlagen aus einer Online-Datenbank abrufen kann, brauchen Sie diese nicht einzureichen. Das setzt voraus, dass Sie den Link zu der Datenbank in dem ESPD-Formular angegeben haben.

Erwähnenswert ist auch, dass Sie eine Registrierungsbescheinigung für ein Zertifizierungsprogramm für die Qualifizierung für öffentliche Ausschreibungen einreichen können. Als Beispiele können StartBANK, Achilles und Safe Tag genannt werden. Die Bescheinigung soll die Bescheinigungen aus dem Zertifizierungsprogramm ersetzen und als vollständige Dokumentation gelten.

Wie funktioniert ESPD?

Öffentliche Sektoren, die beabsichtigen, Güter oder Dienstleistungen einzukaufen, stellen eine ESPD-Anfrage aus. Käufer legen ihre Qualifikationsanforderungen dar (s. Qualifikationsanforderungen oben). Anschließend wird eine für das jeweilige Beschaffungsverfahren relevante ESPD veröffentlicht und steht jedem Bieter zur Verfügung, welcher ein Angebot für den betroffenen Vertrag einreichen möchte. Die an dem Vertrag interessierten Bieter füllen ihre ESPD entsprechend den Qualifikationsanforderungen des Käufers aus.

Einreichen der ESPD

In einigen Jahren werden alle Angebote elektronisch über ein Angebotsportal eingereicht. Wie erwähnt, stellt Mercell ein Angebotsportal zur Verfügung. Das ESPD-Formular ist in dieses Portal komplett integriert, was bedeutet, dass man sich beim Ausfüllen der ESPD nicht auf mehrere andere Lösungen verlassen muss.

Wer keine Lösung mit integrierter ESPD wählt, muss das ESPD-Formular elektronisch ausfüllen. Diese Lösung wird von der Europäischen Kommission hier angeboten. Erwarten Sie jedoch kein auszudruckendes und von Hand auszufüllendes Formular. Käufer und Bieter sind verpflichtet, die von der Europäischen Kommission bereitgestellte elektronische Lösung zu verwenden.

Zur Veröffentlichung eines Angebots loggt der Käufer sich in die ESPD-Lösung der EU-Kommission ein und reicht das Formular einschließlich Informationen zu Beschaffung und geltenden Anforderungen ein. Eine xml-Datei wird erzeugt und heruntergeladen und zusammen mit weiteren Ausschreibungsunterlagen veröffentlicht.

Die weiteren Schritte sind:

1. Die xml-Datei (aus Doffin) herunterladen und anschließend in das ESPD-Portal hochladen.
2. Die auf dem Bildschirm nach dem Hochladen in das ESPD-Portal angezeigten Felder ausfüllen.
3. Schließlich das Formular in eine PDF-Datei konvertieren, herunterladen und ausdrucken. Formular unterschreiben und zusammen mit dem Angebot einreichen.

Kann das gleiche ESPD-Formular für alle Angebote wieder verwendet werden?

Zweck der unterschiedlichen ESPD-Lösungen ist, ein ausgefülltes Formular für unterschiedliche Ausschreibungen und Angebote erneut nutzen zu können.  

In der integrierten Lösung von Mercell wird das ESPD-Formular gespeichert und kann so problemlos wieder verwendet werden. 

Wenn Sie sich für die Lösung mit dem Formular der EU-Kommission entscheiden, wird das Formular auf Ihren PC heruntergeladen und als xml-Datei gespeichert. Wenn Sie für eine neue Ausschreibung ein neues ESPD-Formular ausfüllen, laden Sie die xml-Datei des Käufers und Ihre eigene xml-Datei hoch. Dabei werden die Informationen aus dem vorherigen Formular in das Formular des Käufers integriert.

Mercell Holding AS

Part of the Mercell Group, one of Europe’s leading providers of e tender systems and information between buyers and suppliers in the professional market.

Contact us

Write to us

21 01 88 60
Mercell Holding AS | Grensesvingen 6, 0663 OSLO, Norwegen