Jernbaneforum Sør ønsket tilbud på følgende tjeneste:
•Teknisk arrangør av konferansen
•Faglig rådgivning på konferansen innhold og gjennomføring
Valgt leverandør vil bli involvert i både planlegging og gjennomføringen av konferansen. Til støtte for dette finnes en samarbeidsgruppe bestående av representanter fra flere jernbanefora i Norge.
Leverandør må kunne levere både faglige råd og stå for selve gjennomføringen av konferansen i form av; annonsering, utarbeidelse av program, kontakt med foredragsholdere, ansvar for underleverandører, trykking og distribusjon av materiell samt arbeide aktivt for å skaffe utstillere. Videre må leverandøren administrere deltakere og sponsorer og fakturere disse.
Leverandør må utarbeide budsjett for konferansen og levere nødvendige rapporter inkludert faglig evaluering av konferansen.
Det forventes at leverandør bidrar aktivt til å utvikle konferansen sammen med Jernbaneforum Sør.