Regnskapsfunksjonen som jobber med løpende regnskapsføring, med unntak av utfakturering og oppfølgning av kundereskontro, utgjør 1,5 årsverk og er derfor sårbar i forhold til sykdom, ferie og annet fravær. Tilsvarende er det interne fagmiljøet begrenset. Formålet med å tjenesteutsette lønn- og regnskapsføringen er således å eliminere sårbarheten til selskapet. Videre er det et mål å høyne kvaliteten på tekniske løsninger innen fakturaregistrering og attestering, integrasjon mot styringsportal, timeregistrering etc. Alle løsninger skal ha web-basert tilgang.
Det nedenstående er en foreløpig, overordnet beskrivelse. Nærmere beskrivelse, herunder krav og vilkår, vil bli gitt i konkurransegrunnlaget.
Anskaffelsen gjelder levering av lønns- og regnskapstjenester (med unntak av utfakturering og oppfølging av kundereskontro) til Fjellinjen AS ved hjelp av leverandørens ansatte og leverandørens egen IT-systemer.
Tjenesten vil blant annet omfatte
•Løpende regnskapsføring
oInngående faktura
oAnleggskartotek
oRemittering
•Periodeavslutning
oAvstemminger
oRapportering
oRapportering internt og eksternt
•Årsoppgjør
•Løpende lønnsføring
oLønnsbehandling
oTimeregistrering
oReiseregning og utlegg
oFerie og fravær
oRapportering internt og eksternt
•Web-basert tilgang til blant annet følgende systemer med muligheter for uttrekk av data, rapporter og statistikk.
oØkonomisystem
oAnleggsregister
oElektronisk behandling av inngående fakturaer
oHR-Lønn-Fraværssystem
oTime-/tidsregistreringssystem
oReise- og utleggssystem
oElektronisk innkjøpssystem /e-handel
oAvtalemodul
Det ønskes en leverandør som kan være totalansvarlig for hele dette, inklusive eventuelle underleverandører slik at Fjellinjen kun har EN kontraktspartner. Fjellinjen ønsker at leverandøren utfører oppdraget på egne IT-systemer, slik at oppdragsgiver kan avvikle de systemer som brukes for tiden. Leverandøren skal være ansvarlig for oppsett, drift og vedlikehold av aktuelle underliggende IT–systemer.
Fjellinjen kan lagre sensitiv informasjon og har således høye krav til sikkerhet. Som en del av endelig avtalegrunnlag, skal det etableres en Service Level Agreement (SLA).
Detaljerte krav vil bli listet i endelig kravspesifikasjon som sammen med kontraktsutkast og annen tilbudsdokumentasjon vil bli distribuert til de leverandørene som blir kvalifisert.
Merk: For å melde din interesse i denne kunngjøringen og motta tilleggsinformasjon vennligst besøk Doffin nettsiden http://www.doffin.no/Search/Search_Switch.aspx?ID=303894.