Tidsfristen er overskredet
Hankinnan tavoitteena oli saada yliopiston käyttöön tapahtumahallinnan työkalu. Helsingin yliopisto on suuri kongressien järjestäjä, joissa osassa hyödynnetään tapahtumahallintatyökalua. Lisäksi yliopiston johdon assistentit järjestävät tilaisuuksia, joissa tapahtumahallintatyökalua käytetään mm. kutsujen lähetyksessä. Yliopistolla on sekä ulkoisia ja sisäisiä tapahtumia, joiden hallinnointi halutaan tehdä tapahtumahallintatyökalulla. Tilaisuudet ovat maksullisia ja maksuttomia ja useita eri maksutapoja tarvitaan. Lisäksi yliopiston viestintä- ja yhteiskuntayksikkö hyödyntää tapahtumahallintatyökalua omassa toiminnassaan. Tapahtumanhallintatyökalua käytetään erilaisten sidosryhmätilaisuuksien kutsujen lähettämiseen, tapahtumailmoittautumisiin ja palautteen keräämiseen. Tapahtumanhallintatyökalu on myös myynnin väline. Tapahtumailmoittautumisten avulla prospektoidaan potentiaalisia kumppaneita, lahjoittajia ja muita yhteistyötahoja. Jotta tapahtumanhallintatyökalu palvelee yksikköä parhaiten myös myynnin tukena, tulee työkalussa olla integraatiomahdollisuus viestintä- ja yhteiskuntayksikön käyttämään Salesforce-asiakkuudenhallintajärjestelmään. Yliopistolla on käytössä tällä hetkellä väline tapahtumien hallintaan ja sillä on noin 100 käyttäjää yliopiston eri yksiköissä.