Avtalssystem

Kort beskrivelse

Bakgrund 

Kommunen äger ett flertal fastigheter vars förvaltning är uppdelad mellan MBF och KSF. Inom MBF ansvarar NKA för naturmark, medan KSF hanterar bebyggda fastigheter så kallade exploateringsfastigheter samt övrig mark inklusive kvartersmark. 

Kommunstyrelsen har genom beslut (dnr. KS-2022/1216) fastställt att de direktägda kommunala fastigheter som är bebyggda, enligt en särskild sammanställning och som idag förvaltas inom KSF och MBF, ska förvaltas av Huddinge Samhällsfastigheter AB på uppdrag av KSF. Beslutet återfinns i protokollsutdrag daterat 2024-06-19, § 10.  

Även om viss förvaltning överlåts till Huddinge Samhällsfastigheter AB, kvarstår behovet av ett kommunalt systemstöd för det som kommunen kommer att fortsätta förvalta med anledning av bl.a. nedan: 

Tidskrävande administration / brist på digitalisering: Mycket tid går åt till att leta efter avtal, dubbelkolla uppgifter och koordinera mellan olika personer och emellanåt mellan olika förvaltningar. Brist på överblick: Det är svårt och ohållbart att få en samlad bild över vilka avtal som finns, deras giltighetstid, villkor, fakturering, avslutade avtal, återkommande avtal. Risk för fel och förseningar: Manuell hantering ökar risken för att avtal förfaller utan åtgärd, utan rätt debitering, att villkor missas eller att felaktig information används i beslutsunderlag.   

Svårigheter vid uppföljning och kontroll: Utan ett systemstöd är det svårt att följa upp avtal ekonomiskt, juridiskt och strategiskt. Bevakning av avtal kopplade med ”larm/notiser” inför exempelvis uppsägning eller uppräkning av avgifter.    

Sårbarhet vid personalförändringar: Kunskap om avtal riskerar att bli personberoende, vilket skapar osäkerhet vid sjukfrånvaro, semester eller personalomsättning.  Utöver grundläggande avtalshantering finns även behov av att systemet innehåller en funktion för: Fastighetstypkoder  Fastighetstaxering  Fastighetsskatt   

Denna funktion är viktig för att säkerställa korrekt debitering mellan avtal och fastighetsrelaterade ekonomiska och juridiska parametrar kopplad till fastighetsdeklarationer och slutligen fastighetsskatt. Om denna funktion saknas i det slutliga systemet behöver vi handla upp ett separat system för detta syfte som har integration med avtalssystem.      

Syfte     

Syftet med ett avtalssystem och fastighetsskattesystem är att:  Effektivisera, strukturera och minimera nedlagd tid på avtalshanteringen.  Skapa bättre förutsättningar för uppföljning, efterlevnad, fakturering, nyckeltal och rapportering samt framställningar inför prognosarbete.  Möjliggöra integration med ekonomisystem för att stödja automatiserad fakturering och bokföring (med rätt kontosträng från början). 

Koppla på rätt KPI utan större manuell handpåläggning i det enskilda ärendet samt automatisk uppräkning utifrån vald månad för uppräkning av KPI. 

Stärka kopplingen till fastighetsdata för ökad precision i förvaltning, rapportering och arbetet med fastighetstaxering och fastighetsdeklarationer. Viktig aspekt att beakta är att omprövningar har och kan leda till att rätt belopp, skatt betalas. 

Underlätta all manuell handpåläggning av det administrativa arbetet kopplat till deklarationer och fastighetsskatt.