Tällä tarjouspyynnöllä Vantaan ja Keravan hyvinvointialue (jatkossa ”Tilaaja”) kilpailuttaa vammaispalvelujen työ- ja päivätoimintakuljetukset. Tämä palvelu sisältää vammaispalvelujen asiakkaiden kuljetukset työ- ja päivätoimintaan omasta kodista tai muusta ilmoitetusta osoitteesta ja kuljetuksen takaisin sovittuun paikkaan. Päivittäiset kuljetusajat vaihtelevat yksilöllisesti. Osa asiakkaista on toiminnassa mukana koko päivän, osa vain aamu- tai iltapäivän. Kaikki asiakkaat eivät tarvitse kuljetuspalvelua joka päivä. Asiakkaiden kuljetukset hoidetaan pääsääntöisesti yhteiskuljetuksina. Toimintakeskukset ovat, omassa toiminnassa ja ostopalveluissa, avoinna 7.00–17.00. Toiminta alkaa kello 9.00. Puolenpäivän aikaan mahdollisesti osa asiakkaista vaihtuu. Ruuhkaisimmat tulo- ja lähtöajat yksiköissä on noin klo 9, 12, 14 ja 16. Tämän lisäksi asiakkaita lähtee ja tulee pitkin päivää. Kuljetukset ajetaan arkipäivisin toimintakeskusten aukiolopäivinä n. 240 päivänä vuodessa. Poikkeuksena on joulu- ja kesäajan päivystys, joka on vain yhdellä hyvinvointialueen toimintakeskuksista. Päivystävää toimintakeskusta lukuun ottamatta muut toimintakeskukset ovat kesäaikana kiinni 4–5 viikkoa kesä-heinäkuussa sekä joulun aikaan noin yhden viikon sekä mahdollisesti muina aikoina lyhyempiä aikoja. Toimintakeskusten toiminta-ajat sekä loma-ajat ilmoitetaan toimittajalle vähintään kuukautta ennen sulkemista / muutosta. Asiakkaat ovat eri tavoin vammaisia nuoria ja aikuisia henkilöitä. Osalla heistä on autismi. Asiakkailla on Tilaajan vammaispalveluiden asiakkuus. Ilmoitetut asiakasmäärät perustuvat tarjouspyynnön laadintahetkellä oleviin asiakasmääriin. Tilaaja ei sitoudu mihinkään tiettyyn asiakas- tai kuljetusmäärään. HANKINTAMENETTELY Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus julkisten hankintojen sähköisellä kanavalla (HILMA)
www.hankintailmoitukset.fi. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä, joten kaikki halukkaat voivat tehdä tarjouksen. TARJOUSTEN KÄSITTELY JA TARJOAJIEN KELPOISUUDEN ARVIOINTI Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan seuraavasti: • Tarjoajien kelpoisuuden arviointi • Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen • Hankintayksikkö tekee välipäätöksen huutokauppavaiheeseen kutsuttavista tarjoajista • Huutokauppakutsu lähetetään valituille tarjoajille • Sähköinen huutokauppa avautuu • Käydään tarjouskilpailu huutokaupan säännöillä • Alin tarjous voittaa, pienin alennushuuto on -0,02 €, viimeisimmän tarjouksen jälkeen odotetaan 15 minuuttia. Tarjoajien kelpoisuutta arvioidaan tarjouspyynnössä ilmoitettujen vaatimusten mukaisesti. TARJOUSTEN TARJOUSPYYNNÖN MUKAISUUDEN TARKISTAMINEN Tarjouksen on vastattava tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Tarjotun palvelun tulee olla tarjouspyynnön asiakirjojen sisällön mukaisia. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Tilaajalla on oikeus perustellusta syystä olla hyväksymättä mitään tarjousta tai keskeyttää hankinta, mikäli tarjotun palvelun hinta ylittää sille varatun määrärahan. Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä hankintayksikön edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei hankintayksikkö voi tarjouskilpailun tuloksia hyödyntää, hankintayksikkö voi keskeyttää hankintamenettelyn kokonaan tai osittain. Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous voidaan hylätä. Tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä mm. silloin kun siihen ei sisälly vaadittuja tietoja ja liitteitä. Tarjoaja, joka ei täytä vaadittuja teknisiä ja taloudellisia edellytyksiä, voidaan sulkea tarjouskilpailusta pois. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon. Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteissä olevat ehdot. TARJOUSTEN VERTAILU Tarjousten vertailuvaiheeseen pääsevät tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajalle (ja hänen alihankkijalleen), tarjottavalle palvelulle ja tarjouksen muodolle asetetut kelpoisuusehdot. Hankintayksikkö ei tee sopimusta valitun Palveluntuottajan kanssa, jos kaikki ehdottomat vähimmäisvaatimukset eivät täyty. Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa hinnan painoarvo on 100 %. Palvelua koskevat ehdottomat laatuvaatimukset ovat kuvattu tarjouspyynnön palvelukuvauksessa ja sen liitteissä. SÄHKÖINEN HUUTOKAUPPA Sähköisellä huutokaupalla tarkoitetaan toistuvaa menettelyä, jonka kuluessa tarjoajat esittävät hankintayksikölle uusia alennettuja hintoja tai tarjouksen sisältämiä tekijöitä koskevia uusia arvoja. Sähköinen huutokauppa on osa hankintamenettelyä, mutta ei kuitenkaan itsenäinen hankintamenettely. Sähköistä huutokauppaa voidaan käyttää kilpailuttamisen viimeisessä vaiheessa avoimessa, rajoitetussa ja neuvottelumenettelyssä sekä kun puitejärjestelyyn valitut toimittajat kilpailutetaan uudelleen. Lisäksi sähköistä huutokauppaa voidaan käyttää dynaamisen hankintajärjestelmän puitteissa tehtävän hankinnan kilpailuttamisen yhteydessä. Niiden tarjoajien välillä, joiden tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajalle (ja hänen alihankkijalleen), tarjottavalle palvelulle ja tarjouksen muodolle asetetut kelpoisuusehdot järjestetään sähköinen huutokauppa. Tilaaja lähettää erikseen kutsun sähköiseen huutokauppaan, tarjouspyyntöasiakirjoissa ilmoitettuna ajankohtana. Sähköisessä huutokaupassa voi tarjoaja huutokaupan ollessa auki alentaa antamaansa tarjoushintaa ja siten parantaa sijoitustaan. Sähköinen huutokauppa päättyy, kun yksikään tarjoaja ei huutokauppakutsussa määritellyn jatkoajan kuluessa anna uutta tarjousta sähköisen huutokaupan kuvauksen mukaisesti.