Tallinna Linnakantselei - Udbud

TALLINNA LINNASEKRETÄR

KÄSKKIRI

Tallinn                                                                     03.02.2015 nr L-2/8

Tallinna Linnakantselei hankekord

Riigihangete seaduse § 131, Tallinna Linnavolikogu 21. märtsi 2013 määruse nr 20 „Tallinna Linnakantselei põhimäärus“ § 17 lg 2 p 6 ning Tallinna Linnavalitsuse 22. novembri 2011 määruse nr 123 „Riigihangete korraldamine” § 9 alusel

I. Üldsätted

1. Riigihanke korraldamisel tuleb tagada rahaliste vahendite läbipaistev, otstarbekas ja säästlik kasutamine, isikute võrdne kohtlemine ning konkurentsi efektiivne ärakasutamine.

2. Hankekorra eesmärk on määrata kindlaks Tallinna Linnakantselei riigihanke planeerimise ja korraldamise reeglid ning riigihangete seaduse § 15 lõikes 3 nimetatud piirmäärast allapoole jääva riigihanke ja lihthanke korraldamise ning lihtsustatud korras tellitava teenuse tellimise kord.

3. Tallinna Linnakantselei lähtub riigihangete planeerimisel ja korraldamisel ning hankelepingute (edaspidi leping) sõlmimisel riigihangete seadusest ning selle alusel kehtestatud riigi õigusaktidest ja Tallinna linnas kehtestatud riigihangete korraldamist reguleerivatest õigusaktidest, sealhulgas käesolevast hankekorrast.

4. Hankeplaan  koostatakse  ja  kinnitatakse  igal  aastal  kolme  nädala  jooksul  pärast  seda,  kui linnavolikogu on vastu võtnud linnaeelarve. Hankeplaani muudetakse vajaduse korral.

5. Riigihankeid    korraldatakse    üldjuhul    hankeplaani    alusel,     erakorralised    riigihanked kooskõlastatakse linnasekretäriga. Hankeplaani tuleb kanda planeeritavad riigihanked, kui:

5.1  asjade  ostmise  ja  teenuste  tellimise  lepingu  eeldatav  maksumus  ilma  käibemaksuta  on

10 000 eurot või enam;

5.2  ehitustööde lepingu eeldatav maksumus ilma käibemaksuta on 30 000 eurot või enam;

5.3  lihtsustatud korras tellitava teenuse lepingu eeldatav maksumus ilma käibemaksuta ületab

40 000 eurot;

5.4  ideekonkursi eeldatav maksumus ilma käibemaksuta on 10 000 eurot või enam;

5.5  ehitustööde kontsessiooni eeldatav maksumus ilma käibemaksuta on 30 000 eurot või enam.

6. Hankeplaanis näidatakse:

6.1 riigihanke eseme nimetus;

6.2 hankemenetluse liik;

6.3 lepingu liik;

6.4 kas riigihange korraldatakse elektroonilise riigihankena e-riigihangete keskkonnas;

6.5 riigihanke korraldamise eeldatav aeg;

6.6 lepingu eeldatav maksumus ilma käibemaksuta;

6.7 lepingu täitmise eeldatav aeg;

6.8 riigihanke korraldamise eest vastutav isik või üksus.

7. Pärast linnaeelarve vastuvõtmist esitab hankekeskus Tallinna Linnakantselei struktuuriüksustele hankeplaani   põhja,   kuhu   struktuuriüksused   on   kohustatud   lisama   eelarveaasta   jooksul planeeritavad riigihanked, lähtudes hankekorrast. Struktuuriüksused tagastavad hankeplaani põhja hankekeskusele viie tööpäeva jooksul selle saamisest. Hankekeskus koostab struktuuriüksustelt saadud teabe alusel seitsme tööpäeva jooksul  hankeplaani ning esitab selle linnasekretärile kinnitamiseks.

8. Riigihanget  ei  või  jaotada  osadeks  riigihanke  teostamiseks  kehtestatud  korra  või  nõuete eiramiseks, eriti kui lepingu esemeks on funktsionaalselt koos toimivad või sama eesmärgi saavutamiseks vajalikud asjad, teenused või ehitustööd.

9. Tallinna Linnakantselei peab riigihangete korraldamisel võimaldama pakkumuste ja taotluste elektroonilist esitamist vähemalt 50% ulatuses eelarveaastal planeeritavate riigihangete rahalisest mahust.

10. Väljavõte    hankeplaanist    avaldatakse    Tallinna    Linnakantselei    veebilehel.    Avaldatud hankeplaanis  näidatakse  ära  riigihanke  nimetus,  hankemenetluse liik,  riigihanke  korraldamise eeldatav aeg ja riigihanke korraldamise eest vastutav isik või üksus.

11. Riigihanke alustamise käskkirja annab linnasekretär ja selles:

11.1 põhjendatakse     hankemenetluse     liigi     valikut     väljakuulutamiseta     läbirääkimistega hankemenetluse puhul;

11.2 määratakse riigihanke eest  vastutav isik. Riigihanke eest  vastutavaks isikuks määratakse üldjuhul teenistuse juht või vastava valdkonna osakonna juhataja. Vajaduse korral määratakse riigihanke eest vastutavaks isikuks Tallinna Linnakantselei muu töötaja;

11.3 määratakse lepingu täitmise eest vastutav isik. Lepingu täitmise eest vastutavaks isikuks määratakse üldjuhul teenistuse juht või vastava valdkonna osakonna juhataja. Vajaduse korral määratakse lepingu täitmise eest vastutavaks isikuks Tallinna Linnakantselei muu töötaja.

11.4 moodustatakse vajaduse korral riigihanke komisjon:

11.4.1 mis koosneb vähemalt kolmest liikmest;

11.4.2 mis  avab  pakkumused,  kontrollib  pakkujate  kõrvaldamise  aluste  puudumist,  pakkujate kvalifikatsiooni, kvalifitseeritud pakkujate esitatud pakkumuste vastavust riigihanke teates ja hankedokumentides esitatud tingimustele, hindab pakkumusi ning selgitab välja edukad pakkumused. Riigihanke komisjon teeb otsuseid lihthäälteenamusega. Häälte võrdse jagunemise korral on otsustav riigihanke komisjoni esimehe hääl;

11.4.3 mille tööst ja menetletavat hanget puudutavate otsuste tegemisest ei või osa võtta isik, kellel esineb  huvide  konflikt  või  kelle  puhul  tekib  või  võib  tekkida  kahtlus  tema  erapooletuses. Riigihanke komisjoni liige peab viivitamata kirjalikult teavitama komisjoni sellise asjaolu ilmnemisest, ennast riigihanke komisjoni tööst taandama ja hoiduma edasisest tegevusest selle riigihankega seoses.

12. Lepingu muutmise või lõpetamise algatab vajaduse korral lepingu täitmise eest vastutav isik. Lepingu muutmise korral tuleb arvestada riigihangete seaduse §-s 69 lepingu muutmise võimalustele seatud piirangutega. Lepingu muutmisel või lõpetamisel järgitakse samu protseduurireegleid nagu lepingu sõlmimisel.

II. Ostumenetlus

13. Ostumenetlus tuleb korraldada asjade ostmisel ja teenuste tellimisel, kui ostu või lepingu maksumus  ilma  käibemaksuta  on  0,1–9999 eurot,  ning  ehitustööde  tellimisel,  kui  lepingu maksumus ilma käibemaksuta on 0,1 – 29 999 eurot.

14. Linnasekretär määrab (kirjalikult või suuliselt) riigihanke eest vastutava isiku ühe või mitme ostumenetluse korraldamiseks.

15. Riigihanke eest vastutav isik peab korraldama ostumenetluse selliselt, et riigihangete seaduse

§-s 3 sätestatud üldpõhimõtteid järgides oleks Tallinna Linnakantselei halduskoormus, sealhulgas aja-, raha- ja tööjõukulu, ostumenetluse korraldamisel võimalikult väike.

16. Vajaduse korral koostab riigihanke eest vastutav isik kirjaliku kutse, mis koosneb vähemalt lähteülesandest ja hinnapakkumuse vormist.

17. Riigihanke  eest  vastutav  isik  edastab  ühele  või  piisava  konkurentsi  olemasolul  vähemalt kolmele pakkujale kirjaliku või suulise kutse. Riigihanke eest vastutav isik kontrollib enne kutse esitamist pakkujate vastavust seadustes sätestatud erinõuetele, kui see vajadus tuleneb riigihanke esemest.

18. Riigihanke eest vastutav isik tagab arve või ostukviitungi viseerimise kehtiva korra kohaselt. Vajaduse korral sõlmib linnasekretär vastutava isiku ettepanekul kirjaliku lepingu.

19. Ehitustööde tellimisel  peab  sõlmima  kirjaliku  lepingu  juhul,  kui  lepingu  maksumus  ilma käibemaksuta on 10 000 eurot või enam.

III. Lihthange

20. Lihthange tuleb korraldada asjade ostmisel ja teenuste tellimisel, kui lepingu maksumus ilma käibemaksuta on 10 000 – 39 999 eurot, ning ehitustööde tellimisel, kui lepingu maksumus ilma käibemaksuta on 30 000 – 249 999 eurot.

21. Linnasekretär määrab:

21.1 riigihanke eest vastutava isiku;

21.2 lepingu täitmise eest vastutava isiku;

21.3 vajaduse korral lihthanke dokumendi kinnitaja;

21.4 vajaduse korral volitatud isiku ja/või riigihanke komisjoni koosseisu.

22. Riigihanke eest vastutav isik korraldab lihthanke dokumendi koostamise, sealhulgas tehnilise kirjelduse koostamise. Lihthanke dokumendi koostamisel tuleb lähtuda riigihangete seaduse §-s

24, § 31 lg-tes 2–5 ja 8, §-des 32 ja 33, § 38 lg-tes 1–31 ja 5, §-des 39–41 ja 47–50 sätestatust või mõnest  neist.  Kui  lihthanke  dokumenti  ei  koostata,  tuleb  riigihanke  korraldamisel  lähtuda riigihanke üldpõhimõtetest.

23. Lihthanke korraldamisel tuleb kontrollida pakkujate kõrvaldamise aluste puudumist vastavalt riigihangete seaduse § 38 lg-tes 1–31 sätestatule.

24. Riigihanke eest vastutav isik korraldab lihthanke dokumendi menetlemise ja kinnitamise dokumendisüsteemis Postipoiss.

25. Riigihanke  eest  vastutav  isik  korraldab  lihthanke  teate  avaldamise  riigihangete  registris (edaspidi register) ja  lisab  sellele  lihthanke dokumendi või  viite  elektronposti aadressile  või veebilehele, mille kaudu on huvitatud isikul võimalik saada elektrooniline lihthanke dokument. Huvitatud isikute registreerimisele kohaldatakse riigihangete seaduse § 57 lõikes 11 sätestatut.

26. Riigihanke eest vastutav isik võib avaldada punktis 25 kirjeldatud viisil lihthanke teate ka juhul, kui lepingu eeldatav maksumus jääb lihthanke piirmäärast allapoole.

27. Hankija määrab lihthanke teates ja lihthanke dokumendis pakkumuste esitamiseks mõistliku tähtaja (vähemalt neli tööpäeva), lähtudes lepingu esemeks olevatest asjadest, teenustest või ehitustöödest.

28. Riigihanke eest vastutav isik korraldab pakkumuste vastuvõtmise lihthanke teates ja lihthanke dokumendis teatatud ajal ja viisil.

29. Riigihanke  eest  vastutav  isik  ja/või  volitatud  isik  ja/või  riigihanke  komisjon  kontrollib pakkujate ja pakkumuste vastavust lihthanke teates ja lihthanke dokumendis esitatud tingimustele, vajaduse korral peab pakkujatega läbirääkimisi ja selgitab välja eduka pakkumuse.

30. Riigihanke eest vastutav isik ja/või volitatud isik ja/või riigihanke komisjon koostab punktis 29 nimetatud kontrolli tulemusel protokolli.

31. Linnasekretär kinnitab lihthanke tulemused käskkirjaga ja sõlmib selle alusel kirjaliku lepingu.

32. Lihthankega seonduvatest otsustest teavitab riigihanke eest vastutav isik pakkujaid kolme tööpäeva jooksul otsuse tegemisest arvates.

33. Riigihanke eest vastutav isik korraldab 20 päeva jooksul pärast lepingu sõlmimist aruande ja pärast lepingu lõppemist aruande lisa esitamise registrile.

IV. Lihtsustatud korras tellitav teenus (edaspidi lihtteenuse hange)

34. Lepingu  sõlmimisel,  mille  eeldatavast  maksumusest  rohkem  kui  50%  moodustavad  CPV

määruse VII lisas nimetatud teenused ning mille eeldatav maksumus ilma käibemaksuta on 0,1 –

39 999  eurot,  tuleb  lähtuda  riigihangete  seaduse  §-s  3  sätestatud  riigihanke  korraldamise üldpõhimõtetest.

35. Lepingu  sõlmimisel,  mille  eeldatavast  maksumusest  rohkem  kui  50%  moodustavad  CPV

määruse VII lisas nimetatud teenused ning mille eeldatav maksumus ilma käibemaksuta ületab

40 000 eurot, tuleb lähtuda käesoleva käskkirja punktides 36–47 toodust.

36. Linnasekretär määrab:

36.1 riigihanke eest vastutava isiku;

36.2 lepingu täitmise eest vastutava isiku;

36.3 hankedokumentide kinnitaja;

36.4 vajaduse korral volitatud isiku ja/või riigihanke komisjoni koosseisu.

37. Riigihanke eest vastutav isik korraldab vajaduse korral majanduslikult ja tehniliselt riigihanke nõuetele vastavate pakkujate (edaspidi valitud pakkujad) ja/või lepingu eeldatava maksumuse väljaselgitamiseks turu-uuringu (posti, faksi või e-posti teel) või teeb päringud andmebaasidest (nt veebipõhistest müügikeskkondadest).

38. Riigihanke  eest  vastutav  isik  korraldab  hankedokumentide, sealhulgas  tehnilise  kirjelduse koostamise. Kui lepingu eeldatav maksumus on võrdne rahvusvahelise piirmääraga või ületab seda, tuleb tehnilise kirjelduse koostamisel järgida riigihangete seaduse §-s 33 sätestatut.

39. Riigihanke   eest   vastutav   isik   korraldab   hankedokumendi  menetlemise   ja   kinnitamise dokumendisüsteemis Postipoiss.

40. Lihtteenuse hanke korraldamisel tuleb soovist sõlmida leping teatada Tallinna Linnakantselei või registri veebilehel, kui lepingu eeldatav maksumus ilma käibemaksuta ületab 40 000 eurot.

40.1 Riigihanke eest vastutav isik teavitab soovist sõlmida leping lihtsustatud korras tellitava teenuse tellimiseks Tallinna Linnakantselei veebilehel või registri veebilehe kaudu.

40.2 Riigihanke  eest  vastutav  isik  võib  teavitada  soovist  sõlmida  leping  lihtsustatud  korras tellitava teenuse tellimiseks Tallinna Linnakantselei veebilehel või riigihangete registri veebilehe kaudu ka juhul, kui lepingu eeldatav maksumus jääb punktis 40 toodud määrast allapoole.