Savon Yrittäjät r.y.
Yritys oppii ja menestyy hanke (YOM-hanke)
TARJOUSPYYNTÖ; KOULUTUSPALVELUT Tietosuoja-asetus
1. HANKINTAYKSIKKÖ JA YHTEYSTIEDOT
Savon Yrittäjät r.y.
Yritys oppii ja menestyy-hanke (YOM-hanke)
Kauppakatu 28 B, 3.krs,
70110 Kuopio
http://www.yrittajat.fi/savonyrittajat
Yhteyshenkilö:
Mia Hakulinen
mia.hakulinen@yrittajat.fi
Puhelin
+358 44 368 0508
2. TAUSTA
Savon Yrittäjillä on käynnissä Yritys oppii ja menestyy ESR rahoitteinen hanke (jäljempänä myös "YOM-hanke") 30.11.2018 saakka.
Hankkeessa pureudutaan digitalisaation kasvavaan merkitykseen pk –yritysten liiketoiminnassa. Tavoitteena on saada yritykset näkemään, miten digitalisaatio voi vaikuttaa tuottavuuteen esimerkiksi ajankäytön tehostumisen ja kustannusten vähentymisen myötä. Hankkeella halutaan vahvistaa yrittäjien sekä yritysten henkilöstön liiketoimintaosaamista ja tukea tätä kautta yrittäjien kilpailukykyä, tuottavuutta sekä yritysten kasvumahdollisuuksia. Kaikissa koulutussisällöissä huomioidaan digitalisoitumisen mahdollisuudet.
3. TARJOUSPYYNNÖN KOHTEENA OLEVA KOULUTUSPALVELU
Hankinnan nimi
Savon Yrittäjät r.y., Yritys oppii ja menestyy hanke (YOM -hanke), koulutuspalvelut uudistuneseen tietosuoja-asetukseen liittyen.
Hankinnan kuvaus
Savon Yrittäjät r.y. YOM —hanke (jäljempänä myös Tilaaja) pyytää tarjousta Pohjois-Savon alueelle suunnatuista koulutuspalveluista tietosuoja-asetusmuutokseen liittyen tämän tarjouspyynnön mukaisesti.
YOM —hankkeessa on budjetoitu syksylle 2018 kyseisen tietosuoja-asetuksen koulutuksiin liittyen maksimissaan 40.000,00 euroa koulutuspäivien tuottamiseen.
1. Kuvaus hankinnan tavoitteista ja pääasiallisesta sisällöstä
Hankintayksikkö tulee järjestämään hankekaudella useita koulutuspäiviä yritysten tarpeiden mukaan tietosuoja-asetuksen muutoksesta.
EU:n yleinen tietosuoja-asetus hyväksyttiin keväällä 2016 (14.4.2016) Euroopan parlamentin ja neuvoston päätöksillä. Oikeusministeriö käynnisti jo helmikuussa 2016 mittavan hankkeen toteuttaakseen kansalliset toimenpiteet, joita uudistus edellyttää. EU:n yleinen tietosuoja-asetus patistaa rekisterinpitäjiä ja yrityksiä tarkistamaan tietosuojakäytäntöjensä lainmukaisuuden eli tekemään käytännössä 2 vuoden siirtymäaikana 25.5.2018 mennessä ns. tietosuojan/ henkilötietojen käsittelyn nykytila-arvion ja analyysin vastaako rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittely- ja tietosuojakäytänteet kansallisen lainsäädännön, ja EU:n tietosuoja-asetuksen uusia vaatimuksia. Organisaatioiden tulee myös varmistaa tietoturvansa riittävyys sekä varautua ongelmatilanteisiin - myös kriisiviestintään. Uudella sääntelyllä halutaan ohjata yhteisöt ja yritykset ottamaan tietosuoja-asiat kokonaisvaltaisesti huomioon jo toimintansa suunnittelussa.
Koulutuspäiviä järjestetään seuraavan tyyppisellä sisällöllä:
- Käytännön läheinen PK-yrityksille ja etenkin microyrityksille suunnattu kokonaisuus, jossa käydään läpi kaikki ne toimenpiteet, jotka täytyy olla ja tehdä yrityksissä tietosuoja-asetukseen liittyen. Yritykset saavat koulutuksessa valmiita ”pohjia” ja asiakirjoja, joita he voivat muokata omalle yritykselleen sopiviksi.
Tarjoajan tulee tarjouksessa esittää koulutuksen sisältö sekä koulutuksessa osallistujille jaettavat ja heidän muokattavissa olevat asiakirjat lyhyesti.
Koulutus voidaan toteuttaa 0,5 -1 päivän mittaisissa osissa (esim. iltakoulutus). Lopullinen koulutusohjelma ja sisältö sekä kesto tulee olla räätälöitävissä asiakkaan tarpeisiin soveltuvaksi.
Koulutus tulee järjestää suomen kielellä.
Koulutus on tarkoitettu pohjoissavolaisille pk-yrityksille (sekä yrittäjät että henkilöstö) sekä yksinyrittäjille. Koulutuksiin tulee osallistujia useasta eri yrityksestä eri toimialoilta, mutta myös yhden toimialan koskettavia koulutuskokonaisuuksia voidaan tarvittaessa järjestää.
Koulutukseen osallistuu noin 10 henkilöä kerrallaan, koulutuksen luonteesta riippuen. Lähtökohtaisesti koulutuksia tullaan toteuttamaan eri puolilla Pohjois-Savoa ja saman päivän aikana saattaa olla kaksi 0,5 mittaista koulutusta eri puolilla Pohjois-Savoa.
YOM –hankkeella halutaan tukea yritysten kokonaisvaltaista oppimista ja koulutuksilla halutaan kehittää suoraan osallistuvia yritystä. Tarkempi koulutussisältö suunnitellaan yhdessä hankkeen ja kouluttajan kanssa.
Pyydetty koulutuspalvelu ei ole tutkintotavoitteista, eikä ns. lupakoulutusta.
Tarjoajan tulee nimetä vastuukouluttaja hankintaa varten sekä hänelle varahenkilö.
Nimetyn henkilön tulee lähtökohtaisesti henkilökohtaisesti vastata tarjottavien palveluiden tuottamisesta.
Tehtävä sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta eikä yksinoikeutta tuotettaviin palveluihin.
4. HANKINTAMENETTELY
Tietosuoja-asetuskoulutukset kilpailutuksessa valitaan 1-3 palveluntuottajaa.
Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan todellisesta ja perustellusta syystä. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. Kaikkien valittujen toimittajien kanssa tullaan allekirjoittaman sopimus, jonka perusteella tilaaja tekee tilauksia sopimuskaudella ennalta määrättyyn etusijajärjestykseen perustuen.
Tilaus tehdään ensisijaisesti kokonaisedullisemmalta tarjoajalta.
Mikäli tarjoajan kapasiteetti ei riitä tai tarjoajan palvelussa on ilmennyt selviä laatuongelmia
(koulutus peruuntuu viime hetkellä, tarjoaja ei aktiivisesti hanki koulutukseen osallistujia, aikaisemmista koulutuksista saatu palaute ei vastaa yleistä tasoa), tai kysymyksessä on sellainen uusi sisältöinen kokonaisuus, jota ei ole kilpailutuksessa tullut kenelläkään Tarjoajalla esillä, voidaan palvelu tilata myös muilta kilpailutuksen tarjoajilta em. perusteiden mukaisesti.
5. TARJOUKSEN LAATIMINEN
Tarjouksessa tulee mainita selkeästi seuraavat kohdat:
1. HANKINNAN KOHTEEN KUVAUS
KUVAILE LYHYESTI TARJOAJAN ERITYISOSAAMINEN AIHEALUEEN SISÄLLÄ, KOULUTUKSEN SISÄLTÖ SEKÄ KOULUTUKSESSA OSALLISTUJILLE JAETTAVAT MUOKATTAVAT ASIAKIRJAT TIETOSUOJA-ASETUKSEEN LIITTYEN.
2. CV, PALVELUN VASTUULLISTEN KOULUTTAJIEN AMMATILLINEN PÄTEVYYS (TYÖKOKEMUS JA REFERENSSIT) sekä VARAKOULUTTAJA
OHJEET
• Vastuukouluttajan cv + muut alla olevat tiedot toimitetaan erillisenä liitteenä, joka nimetään LIITE 1
• Ilmoittakaa Palvelun vastuullisen kouluttajan tiedot.
• Mikäli edellytykset ja vaatimukset eivät täyty soveltuvuusvaatimuksen osalta suljetaan tarjous vertailun ulkopuolelle
• Kouluttajan referenssit ja varakouluttaja: Vastuullisen kouluttajan osalta tulee esittää vähintään kaksi referenssiä Aihealueelta pidetyistä koulutuksista ja lisäksi on esitettävä varakouluttaja. Myös varakouluttajalla tulee olla vaaditut kaksi koulutusreferenssiä. Vastuullisen kouluttajan osalta tulee lisäksi esittää työkokemus Aihealueelta sekä mahdolliset kaksi referenssiä ylittävät koulutusreferenssit, joita arvioidaan laatupisteytyksessä. Lisäksi tulee esittää työkokemus aihealueelta.
Kuvaus referenssin sisällöstä yksilöidysti noudattaen alla olevaa jaottelua
Referenssiasiakkaan nimi (koulutettavan yrityksen)
Referenssin pääasiallinen sisältö
Referenssin laajuus (käytetyt henkilötyöpäivät)
• Tilaaja varaa oikeuden pyytää ilmoitettuja tietoja todentavia todistuksia
3. HINTA
OHJEET
• Hinta on ilmoitettava kiinteänä euromääräisenä päivähintana sisältäen arvonlisäveron. Hinta sisältää kaikki palvelun tuottamisesta aiheutuvat kustannukset kuten tilat, esivalmistelu-, matka- ja raportointikulut (koulutuksia järjestetään koko Pohjois-Savon alueella), hankkeen edellyttämien raporttien keräämisen koulutukseen osallistuvilta, koulutuksen markkinoinnin, eikä palveluntuottaja ole oikeutettu laskuttamaan koulutuspäivien lisäksi muita kuluja. Koulutuksen toteutuminen varmistuu viikkoa ennen koulutuksen alkua ja maksu suoritetaan aikaisintaan, kun kaikki ESR hallinnon velvoittamat raportit koulutuksesta on toimitettu YOM-hankkeelle. Varaumat tai lisäerät eivät ole hyväksyttäviä.
• Tarjouksessa saa ilmoittaa ainoastaan yhden summan (hinta sis alv).
• Pyydetyn hinnan ilmoittamatta jättäminen johtaa tarjouksen hylkäämiseen.
Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sen on sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia ehtoja.
Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen tai vertailukelvoton.
6. TARJOUSTEN KÄSITTELY
Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti:
1. Tarjousten avaaminen
2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen
3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
4. Tarjousten vertailu
5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen
6. Hankintasopimuksen tekeminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.
7. Toimeksiannot /tilaukset tarkennetuin ehdoin.
7. VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET
Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjouspyynnössä tarjoajille asetetut kelpoisuusehdot sekä tarjoukselle ja hankittavalle palvelulle asetetut vähimmäisvaatimukset, otetaan tarjousvertailuun.
Soveltuvuusehdot
Tarjoajan on täytettävä seuraavat ehdot, jotta se voidaan hyväksyä. Tarjoaja on merkitty sijoittautumismaansa kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin ennen hankintapäätöksen tekemistä, mikäli lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä.
Tarjoaja on suorittanut sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut sekä Suomen lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut, jos tarjoaja on Suomessa verovelvollinen ja velvollinen maksamaan sosiaaliturvamaksuja.
Palvelun vastuullisella kouluttajalla ja varakouluttajalla tulee olla kaksi (2) referenssiä aihealueen koulutuksista.
Valintaperusteet
Tarjousten valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus.
Tarjousten vertailussa painotamme seuraavia valintaperusteita:
1. Laatu (painoarvo 60 %)
Laatua vertaillaan ja pisteytetään seuraavien tekijöiden perusteella:
a) Tarjoajan koulutuksen sisältö (painoarvo max 30 pistettä);
b) Kouluttajan referenssit ja varakouluttaja: Vastuullisen kouluttajan osalta tulee esittää vähintään kaksi referenssiä Aihealueelta pidetyistä koulutuksista ja lisäksi on esitettävä varakouluttaja. Myös varakouluttajalla tulee olla vaaditut kaksi koulutusreferenssiä.
Vastuullisen kouluttajan osalta tulee lisäksi esittää työkokemus Aihealueelta sekä mahdolliset kaksi referenssiä ylittävät koulutusreferenssit, joita arvioidaan laatupisteytyksessä. Lisäksi tulee esittää työkokemus Aihealueelta (painoarvo max 30 pistettä).
Tarjoukset pisteytetään laskemalla pisteet yhteen ja eniten pisteitä saanut saa yhteensä 60 pistettä. Näin saaduista pisteistä vertailtavan tarjouksen pisteet lasketaan seuraavan kaavan mukaisesti:
Vertailtavan tarjouksen pisteet x 60 (maksimi pisteet) täydet pisteet eli 60
___________________________________
Eniten pisteitä saanut tarjous (pisteet) saaneen pisteet
2. Hinta (painoarvo 40%)
Hinnat tulee ilmoittaa kokonaisen koulutuspäivän hintana (7 h/päivä). Hinnat ilmoitetaan alv 24 % - hintoina (hinnat sis. alv 24 %). Päivähinta tulee olla sama riippumatta koulutettavasta opiskelijamäärästä (n. 10 hlöä/ koulutus) tai koulutuksen kestosta. Koulutushinta, esim. 0,5 päivän koulutuskokonaisuus, tulee muodostua tarjoajan ilmoittamasta päivähinnasta (päivähinta : 2 x 1 = 0,5 päivän koulutuskokonaisuuden hinta).
Kouluttajan tulee järjestää koulutusta varten tilat (henkilömäärä 10-15 henkilöä). Koulutusta tulee voida järjestää missä tahansa Pohjois-Savon alueella. Koulutushintaan tulee sisällyttää kaikki koulutuksen tuottamisesta aiheutuneet kustannukset, kuten matka- ja majoituskulut, materiaalikulut, mahdolliset ilta- ja viikonloppukulut, koulutettavien tapaturma- ja ryhmävakuutusmaksut, tilavuokrat sekä rahoittajan edellyttämien koulutettavilta kerättävien tietojen kerääminen ja toimittaminen YOM-hankkeen vetäjille sekä muut mahdolliset kustannukset (kahvitarjoilu tms.)
Tarjoajan on ilmoitettava 1 päivähinta (7h/ päivä).
Tarjoukset pisteytetään ilmoitetun kiinteän koulutuspäivähinnan mukaan siten, että edullisin hinta 40 pistettä. Muiden tarjoukset suhteutetaan tähän kaavalla
Edullisin tarjous x 40 (maksimi pisteet 40) täydet pisteet eli 40
___________________________________
Vertailuhinta (tarjoajan ilmoittama päivähinta)
Vertailuhintana käytetään kunkin tarjoajan ilmoittamaa koulutuspäivähintaa.
8. TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN
Suomenkielinen tarjous tulee jättää 31.7.2018 klo 12.00 mennessä sähköpostitse osoitteeseen mia.hakulinen@yrittajat.fi
Sähköposti on otsikoitava: "YOM-hanke, Tarjous tietosuoja-asetus”.
Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 90 päivää tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä lukien.
Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon.
Tarjouksen tekijän on huomioitava, että sähköpostipalvelimelta ajoissa lähetetty tarjous voi saapua vastaanottajalle myöhässä, jolloin riski tarjouksen myöhästymisestä on tarjouksen tekijällä.
9. SOPIMUSKAUSI
Sopimuskausi alkaa hankintasopimuksen allekirjoittamisesta. Sopimus on voimassa 30.11.2018 saakka.
10. HANKINTASOPIMUS
Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskeva kirjallinen sopimus enintään kolmen kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneen tarjoajan kanssa.
LISÄTIEDOT sähköpostitse: Projektipäällikkö Mia Hakulinen mia.hakulinen@yrittajat.fi
KUOPIOSSA 20. päivänä kesäkuuta 2018
Savon Yrittäjät r.y.
Mia Hakulinen
Projektipäällikkö
YOM -hanke