AI Forum 2018 -konferenssin tapahtumatuotanto

Short description

AI Forum 2018 -konferenssin tapahtumatuotanto sisältäen tapahtuman teknisen ja visuaalisen suunnittelun ja tuotannon mukaan lukien tapahtuman toteuttamiseen tarvittavan henkilöstön ja tarpeiston sekä logistiikka-, viestintä- ja projektinjohtamispalvelut TAPAHTUMAKUVAUS Työ- ja elinkeinoministeriön tavoitteena on tekoälyn hyödyntämisen lisäys ja yritysten kilpailukyvyn kasvu. Vuonna 2017 perustetun Suomen tekoälyohjelman mukaisesti Suomen tavoitteena on tulla tekoälyn soveltamisen kärkimaaksi maailmassa. Edellä mainittuihin tavoitteisiin liittyen työ- ja elinkeinoministeriö järjestää korkean tason kansainvälisen AI Forum 2018 –konferenssin 8.-9.10.2018 Espoon Dipolissa. Tapahtumakonsepti tuo yhteen eurooppalaiset ministerit ja teollisuuden keskeiset vaikuttajat keskustelemaan tekoälyn merkityksestä Euroopalle. Tapahtuman missiona on luoda visio Euroopan tekoälypolittikasta, tarjota mahdollisuus julkisen sektorin ja teollisuus väliselle vuoropuhelulle aiheesta ja vahvistaa Suomen kuvaa aktiivisena toimijana tekoälyyn liittyvässä kansainvälisessä keskustelussa. AI Forum 2018 on korkean tason kutsuvierastilaisuus, jonka kohderyhminä ovat korkea kansainvälinen ja kotimainen yritys- ja virkamiesjohto, tekoälyn ja digitalisaation vastuuministerit sekä tut-kijat. Arvioitu osallistujamäärä on 300-350 henkeä. Tekoälyteemaisen konferenssin sisällön suunnittelusta ja kutsujen lähettämisestä vastaa työ- ja elinkeinoministeriö. Alustava ohjelma aikatauluineen on tämän tarjouspyynnön liitteenä. Tapahtuman ohjelma on kaksipäiväinen ja koostuu useista, osittain rinnakkaisista, moduuleista. Alustavan ohjelmarungon mukaan hankinnan kohteena olevia tapahtumatuotantopalveluja tarvitaan pääosin toisena konferenssipäivänä 9.10. Aamupäivän aikana järjestetään kaikille osallistujille yhteinen Plenary-kokousosio. Iltapäivällä ministereille ja teollisuuden edustajille järjestetään erilliset ohjelmamoduulinsa, joiden jälkeen tapahtuma päättyy keskustelun yhdistävään Closing-päätöstilaisuuteen. Edellä mainitun lisäksi on mahdollista, että Euroopan komissio järjestää konferenssin yhteydessä noin 50-60 hengen korkeantason asiantuntijatilaisuuden, jonka tapahtumatuotanto sisältyy optiona tämän tarjouspyynnön hankinnan kohteeseen. Konferenssin toteuttamiseen osallistuu useita eri asiantuntijatahoja ja palvelutoimittajia. Tällaisia voivat olla muun muassa ravintola- ja turvallisuuspalvelujen toimittajat, työ- ja elinkeinoministeriön aiemmin kilpailuttamat viestintä-, paino- ja graafisten palvelujen toimittajat sekä ministeriön nimeämä AI Forum 2018 –tapahtumasta vastaava ohjausryhmä. Tapahtuman luonteen vuoksi on välttämätöntä, että hankinnan kohteena olevien tapahtumatuotantopalvelujen toimittaja on kykenevä tekemään saumatonta yhteistyötä eri osapuolten välillä. Valittavalle tapahtumatuottajalle osoitetaan lisäresurssi, joka tuntee tapahtumatilaksi valitun Dipolin tekniset olosuhteet. Tapahtuman kieli on englanti, minkä vuoksi kaiken tapahtumaan liittyvän ulkoisen viestinnän tulee tapahtua englanniksi. Hankinnan kohteena olevien tapahtumapalvelujen toimittaja on päävastuullinen konferenssin ulkoisesta viestinnästä ja sen tulee tehdä yhteistyötä työ- ja elinkeinoministeriön viestintäosaston sekä Suomen tekoälyohjelman viestinnästä vastaavaan Ellun Kanojen kanssa. On mahdollista, että AI Forum 2018 julkaisee julkilausuman, mikä osaltaan asettaa tapahtuman monikanavaisen viestinnän suunnittelulle erittäin korkean laatuvaatimustason. Kohdassa 9 ilmoitetut hankinnan kohdetta koskevat vaatimukset ovat pakollisia vaatimuksia. Tarjottavan palvelun tulee täyttä kaikki palvelulle asetetut pakolliset vaatimukset, jotta sen voidaan katsoa olevan tarjouspyynnön mukainen. Tilaaja valitsee yhden (1) toimittajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen.