1 TIETOPYYNTÖ
Tämä ei ole hankintailmoitus tai tarjouspyyntö, vaan markkinakartoitus ja tietopyyntö, joka on julkaistu osana hankinnan valmisteluprosessia. Tällä asiakirjalla ei pyydetä tarjouksia eikä hankintayksikkö sitoudu järjestämään tässä hankintapyynnössä kuvattua hankintaa. Sitovia tarjouksia tai muita sitoumuksia ei vielä tietopyyntövaiheessa odoteta.
Tietopyynnön ja muun esiselvityksen jälkeen päätetään erikseen hankinnan toteuttamistavasta ja sen aikataulusta. Vastaaminen tähän tietopyyntöön ei ole edellytys mahdollisesti myöhemmin toteutettavaan kilpailutukseen osallistumiselle.
2 TIETOPYYNNÖN TAUSTA JA TAVOITE
Kainuu on 8 kunnan - Hyrynsalmi, Kajaani, Kuhmo, Paltamo, Puolanka, Ristijärvi, Sotkamo ja Suomussalmi - muodostama maakunta, jonka alueella asuu noin 74.000 asukasta. Maakunnan keskuskaupunki on Kajaani, jossa on noin 38.000 asukasta.
Kainuussa toteutetiin vuosina 2004 – 2012 hallintokokeilu, jossa osa kuntien ja valtion tehtävistä siirrettiin maakuntahallinnolle. Kokeilun keskeisin osa oli sote-integraatio, joka tarkoittaa perusterveydenhuollon, sosiaalihuollon eri sektorien ja erikoissairaanhoidon kokoamista yhteen organisaatioon. Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut olivat yksi kunnilta maakuntaorganisaatiolle siirretyistä palvelukokonaisuuksista.
Hallintokokeilun päätyttyä yhteistä palvelutuotantoa on jatkettu Kainuun sote - kuntayhtymän tuottamana. Tämän tietopyynnön kohteena olevat talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut tuotetaan tällä hetkellä Kainuun sote -kuntayhtymän toimesta kaikille Kainuun kunnille, pois lukien Kajaanin kaupunki.
Nyt parhaillaan Suomessa käynnissä oleva sote- ja maakuntauudistukseen liittyvä lainsäädätö on keskeneräinen eikä vielä eikä ole varmaa, onko nykyisen kaltainen Kainuun kuntien talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden hankkimisen malli tulevan lainsäädännön mukainen. Toisaalta Kainuun kunnilla on osin organisaatioidensa pienestä koosta ja erilaisista toimialoista johtuen erilaiset palvelutarpeet, kuin merkittävästi suuremmalla ja pääasiassa sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden tuottamiseen keskittyvällä Kainuun sote -kuntayhtymällä. Näistä syistä johtuen Kainuun kunnat,
Kajaania lukuunottamatta, ovat päättäneet käynnistää talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden hankinnan valmistelun. Kajaanin kaupunki on jo aikaisemmin irtautunut Kainuun sote -kuntayhtymän tuottamasta talous- ja henkilöstöhallinnon palvelutuotannon yhteistyöstä.
Tämän tietopyynnön tavoitteena on
a)tuottaa katsaus markkinoilla tarjolla olevista talous- ja henkilöstöhallinnon palvelutuottajista, jotka ovat kyvykkäitä ja halukkaita palvelemaan myös kuntasektorin toimijoita
b)luoda riittävän vahva tietopohja, jotta kunnat voivat tehdä vaadittavat päätöksensä varsinaisen hankintaprosessin käynnistämisestä
c)valmistella mahdollisesti käynnistettävän hankinnan tarjouspyyntöä.
3TIETOPYYNNÖN KOHTEENA OLEVAT PALVELUT
Kainuun maakunnan kunnat Hyrynsalmi, Kuhmo, Paltamo, Puolanka, Ristijärvi, Sotkamo ja Suomussalmi ovat muodostaneet hankintarenkaan, jonka tavoitteena on hankkia kuntien talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut kokonaispalveluna. Kajaanin kaupunki ei osallistu tähän hankintaan.
Hankinnan kohteena oleva palvelukokonaisuus muodostuu kuntien lakisääteisistä talous- ja henkilöstöhallinnon palveluista, joista henkilöstöhallinnon palvelut rajoittuvat palkkahallinnon palveluihin. Hankintarenkaan kunnat ovat tehneet periaatepäätöksen, etteivät ne tule tuottamaan talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita itse, vaan palvelut tullaan hankkimaan kokonaispalveluna.
3.1 TAVOITTEET TIETOPYYNNÖN KOHTEENA OLEVILLE PALVELUILLE
Palvelut tulee toimittaa ns. kokonaispalveluna eli palvelun tulee sisältää tarvittavat järjestelmät, niihin liittyvät integraatiot ja keskeiset työtehtävät. Ensiarvoisen tärkeää on minimoida kuntien oman henkilöstön tekemän työn määrää palvelutuotannossa.
Palveluiden hinnoittelun tulee perustua käyttäjä- ja/tai tositemääriin.
Palveluissa tulee hyödyntää tehokkaasti moderneja teknologioita ja prosesseja, joilla taataan palvelun korkea laatu ja kustannustehokkuus.
Teknologiaratkaisujen ja rajapintojen tulee pohjautua mahdollisimman pitkälti yleisesti käytössä oleviin ja avoimiin teknologioihin ja rajapintoihin.
3.2 TALOUSHALLINNON PALVELUT
Kuntien tarve taloushallinnon palveluille perustuu yleiseen lainsäädäntöön, mm. kuntalaki ja kirjanpitolaki. Palveluntarjoajalla odotetaan olevan laaja kokemus kuntasektorin toiminnasta ja näin tietoinen kuntasektorin taloushallinnolle asetetuista erityistä vaatimuksista.
Nykyiset taloushallinnon palvelut on lueteltu seuraavassa:
•kirjanpito ja tilinpäätös
•raportointi ja ulkoisen laskennan tilastot
•käyttöomaisuuskirjanpito
•ostolaskujen käsittely
•maksuliikenne
•maksuvalmiussuunnitelma
•lainojen hallinta
•kassajärjestelmä
•myyntilaskutus
•myyntireskontra
•perintä ja korkolaskutus.
Tietopyynnön kohteena olevan palvelun laajuuden hahmottamiseksi voidaan todeta erimerkiksi seuraavat vuosivolyymit
•ostolaskut 60.000 kpl
•myyntilasku 80.000 kpl
3.3 PALKKAHALLINNON PALVELUT
Nykyiset palkkahallinnan palvelut ovat:
•palkkalaskelma
•matka- ja kulunhallinta
•palveluaikalaskenta
•työsuhteen hallinta
•lakisääteinen palkkahallinnon raportointi ja tilitykset
•Luottamushenkilöpalkkiot.
Tietopyynnön kohteena olevien palvelun laajuuden hahmottamiseksi voidaan todeta esimerkiksi palkkalaskelmien vuosivolyymin olevan noin 30.000 kpl.
3.4 MUUT PALVELUT
Edellä kuvattujen palveluiden lisäksi palveluntarjoajan odotetaan tarjoavan asiantuntija- ja koulutuspalveluita talous- ja henkilöstöhallinnon tehtäväkenttään liittyen.
4 TIETOPYYNTÖÖN VASTAAMINEN
Salassapitosopimus, tarkemmat vaatimukset, aikataulu ja tietopyynnön kohteen kuvaukset toimitetaan vastaajille, jotka ovat ilmaisseet kiinnostuksensa ja allekirjoittaneet salassapitosopimuksen sekä toimittaneet sen 13.6.2018 klo 12:00 mennessä sähköpostilla osoitteeseen paltamon.kunta@paltamo.fi.
Tietopyyntöön tulee vastata 20.6.2018 klo 15:00 mennessä.