Anskaffelsen gjelder innkjøp av et nytt FDV-system for eiendommer. Hensikten med FDV-systemet er å etablere en helthetlig eiendomsforvaltning av eiendomsmassen.
Vestfold fylkeskommune inviterer med dette til å levere tilbud på nytt FDV-system for eiendommer.
Vestfold fylkeskommune (VFK) eier og driver 10 videregående skoler, en skole for sosialmedisinske institusjoner (SMI), en folkehøyskole (Skiringssal) og Fagskolen i Vestfold. VFK har også ansvar for drift en del kulturbygg. Eiet bygningsmasse er på ca.225000 kvadratmeter. I tillegg kommer 10 tannklinikker som leier areal.
Vestfold fylkeskommune har ansvaret for gjennomføringen av denne konkurransen.Oppdragsgivers kontaktpersoner:
Prosjektansvarlig:
Rådgiver Eiendomsavdelingen Aage Valderhaug
E-postadresse: aagev1@vfk.no
Tlf.: +47 975 97 424Merkantilansvarlig:
Innkjøpsrådgiver Liv Killengreen Andersen
E-postadresse: livkillenga@vfk.no
Mobil: +47 924 65 129
Besøksadresse: Vestfold Fylkeskommune, Svend Foynsgt. 9, 3126 Tønsberg, Norge
For mer informasjon om VFK se: http://www.vfk.no/Om-fylkeskommunen/
Konkurransen gjelder anskaffelse av nytt FDV system for en spredt bygningsmasse på ca
225.000m².
Konkurransegrunnlaget for prekvalifisering avnytt FDV system består av:
1. Del 1 – Konkurransebetingelser og kvalifikasjonskrav DEL II
2. Del 2a – Kravspesifikasjon, Tjenester
3. Del 2b – Tildelingskriterier, Tjenester
4. Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon FDV systemTilbydere på prekvalifisering svarer på alle utfyllingspunkter i "Del 1 - Konkurransebetingelser og kvalifikasjonskrav", og bekrefter i "Del 2a Kravspesifikasjon" leveranse ihht. detaljert kravspesifikasjon (vedlegg 1).Tilbud på prekvalifisering vil bli evaluert ihht "Del 2b – Tildelingskriterier" VFK innstiller minimum 3 av tilbyderne til tilbudskonkurranse.Prekvalifiseringskrav til leverandører
1. Økonomisk soliditet, (kredittvurdering)
2. Skatt og MVA bekreftelse
3. Bekreftelse på at FDVsystemet innfrir VFK konkurransekriterier og kravspesifikasjon Prekvalifisering konkurransekriterier til leverandører, ref. Del 2b -Tildelingskriterier
1. Relevant referanseliste med kontaktpersoner 2. Kompetanse eget personell for dette oppdraget Frist for innsending av prekvalifiseringsmateriale 04.04.2016, kl. 12:00Prekvalifisering antas ferdig uke 14--------------------------------------------------------------------------------------------------Planlagt prosess etter prekvalifisering- VFK sender ut konkurransegrunnlag for tilbudskonkurransen blant de prekvalifiserte tilbyderne. Frist forinnlevering av tilbud antas å bli 25.04.2016.-Deprekvalifiserte leverandørene gir VFK tilgang til brukermanual, og demobrukere
på en relevant sammenliknbar eiendom/ eiendomsmasse. Leverandøren har ikke
mulighet til å gi VFK brukerstøtte, på annen måten enn gjennom ferdige
brukermanualer.
- Formål: VFK ønsker å gjøre seg kjent med systemets intuitivitet i forhold til
konkurransekriteriene, for å kunne stille mer relevante spørsmål senere i prosessen.
- Tilgang forventes operativ3 dager etter melding om prekvalifisering er sendt leverandøren på e-post.- VFK oversender driftsrelaterte eksempel-oppgaver som leverandørene skal presentere for VFK for å vise hvordan deres system kan løse oppgaven. VFK oversender oppgaver sammen med melding om prekvalifisering.- VFK innkaller de prekvalifiserte leverandørene til tilbudskonkurranse med separate presentasjoner av sitt FDV system og systemets løsning på eksempeloppgaver (ca 30 -60 min).
Alle leverandører følger samme oppsatte agenda for presentasjonen.
- Presentasjoner antas avholdt i uke 18/19- VFK evaluerer tilbudskonkurransen/presentasjonen.Evaluering antas ferdig i uke 21Eventuelle forbehold fra tilbyder må tydelig komme frem og beskrives i eget vedlegg.
Anskaffelsens estimerte verdi anslåes til ca.: NOK 750.000,- eks. mva.
Anskaffelsen vil bli regulert av kontrakt basert på DIFI - Statens standardavtale (SSA), herunder driftsavtalen (SSA-D)-2015.Utkast til kontrakt vedlegges konkurransegrunnlag for tilbudskonkurransen.
Kontraktens varighet er på 4 år.
Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter.
Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes til alle som har lastet ned konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer formidles via meldingssystemet i KGV (Visma Tendsign).Dersom tilbyder oppdager feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles til oppdragsgiver.
Eventuelle spørsmål til konkurransegrunnlaget må fremmes skriftlig gjennom meldingssystemet i KGV (Visma Tendsign) innen48 timer førprekvalifiseringsfristen utløper.
Fristen er satt slik at oppdragsgiver skal ha tilstrekkelig tid til å utarbeide og sende svaret til de øvrige tilbyderne innen tilbudsfristens utløp. Spørsmål anonymiseres og svar sendes til alle som har registrert sin interesse i KGV.Andre spørsmål rettes til Innkjøpsrådgiver Liv Killengreen AndersenE-mail: livkillenga@vfk.no
Det er ingen frist for å stille tekniske spørsmål om KGV-systemet.
Når det gjelder tekniske spørsmål kan du i tillegg kontakte Visma support på tlf 40 00 68 14 eller epost support.tendsign@visma.no
Konkurransen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999 nr. 69 (LOA) med tilhørende forskrift av 7. april 2006 nr. 402 (FOA), samt de bestemmelser som fremgår av dette konkurransegrunnlaget.
Konkurransen gjennomføres som en begrenset anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II.VFKskal først ha en prekvalifiseringsrunde derminimum 3kvalifiserte leverandører vil bli prekvalifisert til å bli med prosessen videre. Hvordan dette er tenkt gjennomførtstår under pk. 1.1.3 i dettedokumentog i Del 2b - Tildelingskriterier.
Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN.
Oppdragsgiver stiller krav til tilbydernes kvalifikasjoner. Kvalifikasjonskrav er minimumskrav til tilbydernes tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økoniomiske stilling. Tilbydernes kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Tilbyderne må dokumentere at samtlige krav er oppfylt for å få delta i konkurransen.I de tilfeller oppdragsgiver stiller krav til kapasitet og/eller kompetanse og tilbyder støtter seg på andre leverandørers kapasitet og/eller kompetanse, må det fremlegges en forpliktelseserklæring eller tilsvarende.
Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsbetaling.
Dokumentasjonskrav:Krav til attest for betalt skatt og trygdeavgift.Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter i samsvar med lovbestemmelsene i landet hvor leverandøren/entreprenøren hører hjemme (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder.Krav til attest for betalt merverdiavgift.Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift i det landet hvor leverandøren/entreprenøren hører hjemme (henvendelse til skattefogd for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder.
Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling:
Det kreves økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten.Oppdragsgiver vil gjennomføre en vurdering av økonomien gjennom firma- og regnskapsinformasjonssystemet BDO (www.bdo.no/)
Tilbyder bes innsende annen informasjon han mener er relevant. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente supplerende informasjon om tilbyders økonomi.
Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling
Leverandør en må være godkjent av faglig register / tilsynsmyndighet om bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert.Dokumentasjonskrav:
Tilbyder skal legge ved godkjenning / konsesjon for å drive orretningsvirksomhetutstedt av nasjonal tilsynsmyndighet. (Firmaattest)
Prekvalifisering
Oppdragsgiver vil prekvalifisereminimum 3 leverandører.
Utvelgelse av leverandører baseres på at angitte krav er oppfylt, og evaluering av referanser (50%) og faglige kvalifikasjoner (50%) ihht Del 2b - Tildelingskriterier.Det gis poeng på en skala fra 0 100, der 100 er best. Det tilbud som vurderes som best for hvert kriterium oppnår den høyestepoengsummen. De øvrige tilbud får poeng ut i fra et skjønn som er basert på hvordan det enkelte tilbud fremstår i forhold til det beste tilbudet.Prekvalifiserte leverandører vil innkalles til tilbudskonkurranse med blant annet presentasjon av sitt system og oppgaveløsning av eksempeloppgaver.