Avtale på IT Service Management-løsning til Vestfold fylkeskommune

Assignment text

Konkurransen gjelder avtale om levering av IT Service Management-løsning til IKT-seksjonen i Vestfold fylkeskommune.

Vestfold fylkeskommune legger rammer for dagens innbyggere og for Vestfoldsframtid. Vi leverer tjenester på viktige områder som videregående opplæring, samferdsel og tannhelse.

Fylkeskommunen er politisk styrt, regionalt forvaltningsnivå, med fylkestinget og fylkesordføreren som øverste ledelse.Fylkeskommunen skal være regional utviklingsaktør og legge til rette for utvikling av næringsliv og arbeidsplasser, påvirke arealbruken, bevare kulturminner, landskap og miljøkvaliteter. Fylkeskommunen skal påse at viktige verdier i samfunnet ikke går tapt. Dette skal vi gjøre ved å ta initiativ og mobilisere ulike samfunnsaktører til å dra sammen mot felles mål.Fylkeskommunen har ansvar for å levere gode tjenester. De største tjenesteområdene er videregående opplæring, kollektivtrafikk, fylkesveier, tannhelsetjenester, kulturprogram, kulturarenaer og kulturminner.

Vestfold fylkeskommune har det merkantile ansvaret for gjennomføringen av denne

konkurransen.

Oppdragsgivers kontaktpersoner:

Prosjektansvarlig:Leder prosjekt og utviklingSveinung Solberg

Merkantilansvarlig: Innkjøpsrådgiver Liv Killengreen Andersen

E-postadresse:sveinungs@vfk.noeller livkillenga@vfk.no

Tlf.:Sveinung:+47 415 50 838

Mobil: Liv:+47 924 65 129

Besøksadresse: Vestfold Fylkeskommune, Svend Foyns gt. 9,

N-3126 Tønsberg, Norge

For informasjon om fylkeskommunen: http://www.vfk.no/Om-fylkeskommunen/

Vestfold fylkeskommune ønsker med denne anskaffelsen en løsning for å håndtere henvendelser fra brukere (brukerstøtte, bestillinger, etc) og andre viktige prosesser som håndtering av endringer, problemer og inventar.

Konkurransen gjelder avtale om levering av IT Service Management-løsning til IKT-seksjonen i Vestfold fylkeskommune.Anskaffelsen har en antatt verdi på kr.1 500 000,- u/mva over en 6 års periode,

inkludert etableringskostnad, årlig kostnad (leie/vedlikehold), og opplæring.Avtalens varighet: løpende i henhold til kontrakt, minimum 2 år. med mulighet til forlengelse på 1 + 1 + 1 + 1.For nærmere informasjon om oppdraget viser vi til del 2a, kravspesifikasjon og vedlegg 1 - Spesifikasjon

Oppdragsgiver skal ha opsjoner, de er nærmere beskrevet ikravspesifikasjonen, del 2 a.

Anskaffelsen vil bli regulert av vedlagte kontrakt med tilhørende standard kontraktsvilkår.

Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser,

suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter.

Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes til alle som har lastet ned konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer formidles via meldingssystemet i KGV (Visma Tendsign).

Dersom tilbyder oppdager feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles til oppdragsgiver.

Eventuelle spørsmål til konkurransegrunnlaget må fremmesskriftliggjennom meldingssystemet i KGV (Visma Tendsign) innen 3 dager

før tilbudsfristen.

Fristen er satt slik at oppdragsgiver skal ha tilstrekkeligtid tilå utarbeideog sende svaret til de øvrige tilbyderne innentilbudsfristens utløp.Spørsmål anonymiseres og svar sendes til alle som harregistrert sin interesse i KGV.

Andre spørsmål rettes til livkillenga@vfk.no eller tlf.: 33 34 42 87.

Det er ingen frist for å stille tekniske spørsmål om KGV-systemet.

Når det gjelder tekniske spørsmål kan du i tillegg kontakte

Visma support på tlf 40 00 68 14 eller epost support.tendsign@visma.no.

Konkurransen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999 nr. 69 (LOA) med tilhørende forskrift av 7. april 2006 nr. 402 (FOA), samt de bestemmelser som fremgår av dette konkurransegrunnlaget.

Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og II (§ 11-8).

Etter at tilbudene er kommet inn vil oppdragsgiver velge ut hvem som skal inviteres til forhandlinger blant de leverandørene som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene. Det inviteres inn minst 3 leverandører til forhandlinger, forutsatt at det finnes tilstrekkelig antall egnede leverandører. Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN-databasen.

I henhold til § 11-8 vil det skje en første reduksjon av tilbydere i forkant av forhandlingene. Det vil likevel inviteres et tilstrekkelig antall tilbydere til forhandlingene til å sikre reell konkurranse. Aktuelle tilbydere til forhandlingene velges ut etter en evaluering av tildelingskriteriene.

Frist for innlevering av tilbud fremgår av konkurransens forside i KGV.

Etter dette tidspunkt stenges KGV-systemet slik at det ikke lenger vil være mulig å levere tilbud. For sent innkomne tilbud vil bli avvist.

Tilbudet skal i sin helhet utformes på norsk, og leveres gjennom KGV. Eventuelle vedlegg skal lastes inn i KGV før innlevering. Tilbud levert eller sendt per post/e-post vil bli avvist.  Det er viktig for oppdragsgiver at tilbyder forsøker å svare kort og presist i de tilmålte svarboksene. Utredninger utover tildelt plass skal i størst mulig grad unngås. Dersom det er tvingende nødvendig kan det lages ETT vedlegg som henviser til aktuelle spørsmål.

Vedlegg skal normalt lastes opp i PDF-format. Dersom oppdragsgiver har lagt ved et vedlegg som tilbyder skal fylle ut, skal vedlegget lastes inn igjen i samme filformat.

Kontraktstildeling og kontrakt

Oppdragsgivers innstilling til valg av leverandør vil bli skriftlig meddelt deltakerne i konkurransen. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for leverandører til å klage over beslutningen. Etter klagefristens utløp vil det bli inngått kontrakt med den eller de leverandører som får sitt tilbud antatt. Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontrakt med tilhørende standard avtalevilkår.