Hankinta: Tarjouspyyntö Central Baltic 2014-2020 –ohjelman teknisen tuen ensimmäisen tason tarkastuksesta (FLC)

Tarjousta pyydetään Central Baltic 2014-2020 -ohjelman teknisen tuen ensimmäisen tason tarkastuksen (First Level Control, FLC) mukaiselle tilintarkatukselle ja tukikelpoisuuden tarkastukselle. Ensimmäisen tason valvonta on valvontajärjestelmä, jossa varmennetaan menojen laillisuus ja asianmukaisuus. Valvonta perustuu Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen 1303/2013 (EU) 125 artiklan 4 kohtaan sekä asetuksen 1299/2013 (EU) 23 artiklan 4 kohtaan.

Valvojan tehtävänä on tarkistaa, että osarahoitetut tuotteet ja palvelut on toimitettu, että ilmoitetut menot on maksettu ja että ne ovat sovellettavan lainsäädännön, toimenpideohjelman ja toimelle asetettujen tukiedellytysten mukaiset. Tarkastus on tehtävä kolmen kuukauden kuluessa siitä, kun asiakirjat on toimitettu valvojalle. Koska ohjelman kieli on englanti, tulee valvojalla olla riittävä englannin kielen taito pystyäkseen suorittamaan varmennukset sekä pystyäkseen kommunikoimaan ohjelman edellyttämällä tavalla ohjelman viranomaisten sekä muiden jäsenvaltioden valvojien jne. kanssa.

Valvojalta edellytetään näin ollen kansalliset tilintarkastustoiminnan asiantuntemuksen lisäksi eräitä rahoitukseen ja hankehallintoon liittyviä tietoja. Valvojan on tunnettava asianomaiset EU:n ja kansalliset hanketoimintaa säätelevät lait ja asetukset sekä rahoittavan ohjelman erityissäännöt. Valvontaa suorittaessaan valvoja toimii kahsainvälisten ja kansallisten tilintarkastusstandardien sekä tilintarkastuslain (459/2007) mukaisesti ja valvojalla on tilintarkastuslain mukainen vahingonkorvausvastuu.

Tarjous on ehdollinen siltä osin, että Työ- ja elinkeinoministeriön hyväksyntä (sertifiointi) on edellytys sopimukselle. Tarkastuspalvelun ostaja vastaa sertifioinnin hakemisesta tarjouksessa esitettyjen tietojen perusteella. Valvojalta voidaan tässä vaiheessa pyytää lisätietoja.

Tarkastuspalvelun ostaja

Kuntayhtymän nimi: Varsinais-Suomen liitto (0922305-9)

Hankintayksikön nimi: Varsinais-Suomen liitto

Osoite: PL 273 (Ratapihankatu 36), 20101 Turku

Työn sisällön ja laajuuden kuvaus

Varsinais-Suomen liitto vastaa Central Baltic 2014-2020 -ohjelman hallinnoinnista. Ohjelmaa rahoitetaan Euroopan aluekehitysrahastosta. Halllinnointi hoidetaan niin kutsuttuna teknisen tuen hankkeena. Teknisen tuen kokonaisbudjetti on yli 14 MEUR vuosille 2014-2023.

Teknisen tuen käytöstä raportoidaan kahdesti vuodessa. Kunkin raportin rahallinen arvo on n 800 000 euroa. Teknisen tuen hankkeessa on enimmillään noin 20 henkilötyövuotta kerrallaan.

Tarkastus kattaa kaikki (100%) teknisen tuen menoista. Tarkastuksessa varmennetaan jokainen hankkeen kustannuspaikalle kirjattu meno, hankkeen laskut, kuitit ja muut maksatushakemuksen liitedokumentit, kuten työntekijöiden työsopimukset, kilpailutusasiakirjat jne. Näiden avulla valvojan on pystyttävä varmentamaan, että kaikki ilmoitetut menot ovat tosiasiallisesti syntyneitä, hankkeesta aiheutuneita, säädösten ja ohjelman mukaisia ja että raportoidut toiminnot on tosiasiallisesti toteutettu. Tuotteiden ja palvelujen toimittamisen varmentamiseksi on suoritettava vähintään yksi paikan päällä tehtävä varmennus.

Sopimuskausi ja sopimuksen voimassaolo

Sopimus koskee 2014-2020 –ohjelmakauden kustannuksia. Teknisen tuen kustannuksia voi syntyä 1.1.2014-31.12.2023.

Alla on esitetty tilintarkastuksen kannalta keskeiset vaatimukset. Nämä tulee näyttää toteen tarjouksessa.

1. Valvojan tulee olla tilintarkastuslain mukaisesti hyväksytty tilintarkastaja. Tilintarkastusyhteisöä ei nimetä valvojaksi, koska valvojaa hyväksyttäessa tarkistetaan, täyttääkö valvoja henkilökohtaisesti asetetut vaatimukset.

2. Tilintarkastaja/valvojan on vakuutettava, että

•valvontatyö dokumentoidaan asiaankuuluvalla tavalla ja on saatavissa sen varmistamiseksi että hankkeeseen mahdollisesti kohdistuva jälkitarkastus voidaan suorittaa täysin valvontadokumenttien perusteella

•valvonta suoritetaan siten, että se täyttää ainakin ko. ohjelman omat ja työ- ja elinkeinoministeriön ohjeen asettamat vähimmäisvaatimukset

•työ suoritetaan ohjelman määrittämässä aikataulussa ottaen huomioon, että se voi olla lyhyempi kuin säädetty kolmen kuukauden enimmäisaika

sekä että tilintarkastaja tai tilintarkastajan organisaatio ei ole osallistunut

•hankkeen valintaan,

•hankkeen toimintoihin (ml. hankeraportin allekirjoittamiseen projektipartnerin ominaisuudessa),

•hankkeen varainhallintoon, eikä

•tarkastajalla tai hänen lähisukulaisellaan ole erityistä hyötyä tai vahinkoa odotettavissa hankkeesta

3. Valvojaksi esitettävän tilintarkastajan henkilökohtainen EU:n sekä kansallisen rakennerahastolainsäädännön tuntemus (ilmaistu vuosissa ja tarkastettujen hankkeiden osalta)

4. Valvojaksi esitettävän henkilön kokemus EU-rahoitteisten (erityisesti EAKR-rahoitteisten) hankkeiden tarkastuksista. Mikäli valvojaksi esitettävä henkilö on nimetty aiemmin Euroopan alueellinen yhteistyö -tavoitteen ohjelman hankkeeseen suomalaisen hankepartnerin valvojaksi, tämä tulee kuvata. Myös muiden EU-rahoitteisten hankkeiden kokemus tulee kuvata (ilmaistu vuosissa ja tarkastettujen hankkeiden osalta)

5. Onko valvojaksi esitettävällä tilintarkastajalla riittävä englannin kielen taito pystyäkseen suorittamaan varmennukset ohjelman materiaalien perusteella sekä pystyäkseen kommunikoimaan ohjelmasihteeristön, muiden jäsenmaiden valvojien jne. kanssa? Englannin kielen taito tulee kuvata asteikolla (erinomainen, hyvä, tyydyttävä, välttävä) seuraavien osa-alueiden osalta:

•Kuullun ja luetun ymmärtäminen

•Suullinen ja kirjallinen kielitaito

Tarjouksessa tulee selvittää, perustuuko annettu tieto omaan arvioon vai ulkopuoliseen arvioon (jossa tapauksessa, mihin). Lisäksi tulee liittää mukaan lyhyt kuvaus englanninkielisistä työtehtävistä viimeisen kolmen vuoden aikana.

6. Tilintarkastajan tulee vahvistaa, että hän on tutustunut tarjouspyynnön liitteenä toimitettuihin asiakirjoihin ja ymmärtänyt niiden sisällön:

•Programme Manual, 2.0

•FLC manual, 1.1

•Työ- ja elinkeinoministeriön ensimmäisen tason valvontaa koskeva ohjeistus

sekä että hän on tutustunut keskeiseen EU-lainsäädäntöön, josta erityisesti mainitaan

•Regulation (EU) No 1303/2014

•Regulation (EU) No 1299/2014

•Commission Delegated Regulation (EU) No 481/2014

Lisäksi valvojaksi esitettävälle tilintarkastajalle luetaan eduksi, mikäli hän on osallistunut työ- ja elinkeinoministeriön järjestämään FLC-koulutukseen. Tiedot osallistumista (pvm, paikka) tulee toimittaa.

Tarjousten arvioinnissa otetaan huomioon ne tarjoukset, joiden osalta kaikki yllä mainitut pätevyysvaatimukset (1-6) täyttyvät. Tarjouksista hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellisuutta arvioidaan seuraavin perustein ja painoarvoin:

Pätevyysvaatimudet 3-4 antavat kukin enintään 20 pistettä ja pätevyysvaatimus 5 enintään 10 pistettä. Tarjottu hinta määrittää enintään 50 pistettä.

Hinta tulee määrittää kullekin tarkastuskerralle erikseen. Hintaan tulee sisältyä nk on-the-spot –tarkastus, joka on tehtävä kerran hankkeen toteutuksen aikana.

Tilintarkastajan tulee toimittaa CV, josta pätevyysvaatimukset voidaan todentaa.

Tarjouksen jättäminen

Tarjous on annettava tämän tarjouspyynnön mukaisista palveluista ja pyynnössä esitetyssä laajuudessa. Hinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina.

Tarjous on annettava tämän tarjouspyynnön mukaisista palveluista ja pyynnössä esitetyssä laajuudessa. Hinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina.

Tarjoukset tulee jättää kirjallisesti 8.12.2015 kello 15:00 mennessä suljettuna kirjeenä tai sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo@varsinais-suomi.fi

Kuoren päälle merkinta tai sähköpostin nimenä ”Central Baltic 2014-2020 FLC”

http://www.hankintailmoitukset.fi/fi/notice/attachment/267134/Central+Baltic+Programme+Manual+2.0.pdf

http://www.hankintailmoitukset.fi/fi/notice/attachment/267135/FLC+Manual_1.1.pdf

http://www.hankintailmoitukset.fi/fi/notice/attachment/267143/Suomen_FLC-ohje_22_6_2015.pdf

http://www.hankintailmoitukset.fi/fi/notice/attachment/267151/ToR_FLC.docx