Direktoratet for økonomistyring (DFØ) skal avholde en todagers konferanse i Stavanger, heretter kalt Kundeforum 2015. Følgende datoer er aktuelle for gjennomføringen av konferansen.
•16.-17. september (uke 38)
•26.-27. oktober (uke 44)
Konferansen skal avholdes i Stavanger, sentralt i forhold til offentlig kommunikasjon til og fra flyplass.
Om lokalet ligger utenfor Stavanger sentrum må det være gode kollektivmuligheter fra Stavanger sentrum/Sola flyplass til lokalet.
Generelt:
•Hotellet må kunne dokumentere erfaring med tilsvarende arrangementer i tilsvarende størrelse.
•Hotellet må ha referansekoder for booking av rom.(Dette er for å kunne ha en oversikt over hvor mange av deltakerne som velger å overnatte).
•Det er viktig med mulighet for å reservere et størst mulig antall rom, lengst mulig. Hotellet må kunne oppgi en frist for hvor mange og hvor lenge rom kan reserveres.
•Det må være mulig å prøvesmake maten før arrangementet.
•Det bør være mulig å befare hotellets fasiliteter som for eksempel møterom/saler i forkant.
Konferanselokalitetene må ha følgende kapasitet:
•Plenumssal med kapasitet til 400-500 personer i klasseromsoppsett
•Vi må ha tre saler for parallellsesjoner, hvor to har kapasitet til 160 personer og ett har kapasitet til 100 personer. Salene må kunne ha oppsett med runde eller rektangulære bord med 10-12 personer per bord. Det er viktig at det ikke er lange avstander mellom disse salene, og at man ikke må bevege seg utendørs for å komme seg til og fra saler. Det er ikke anledning til å rigge om saler mellom disse sesjonene, men kun mulig ved gode pauser før og etter oppstart av parallellsekvensen (gitt at hotellet har mannskap til rigging). Salene bør ikke ha søyler midt i rommet, eller være korte og brede, slik at man må ha to lerret. Salene bør heller ikke være lange og smale slik at det blir vanskelig for publikum bakerst i salen å få med seg presentasjonene.
•Plass til et standområde i nærheten av/ utenfor plensumssal (en naturlig del av mingleområdet), med mulighet for 4-6 stands. Hver stand må ha tilgang til strøm og tv-skjermer med oppkobling til PC.
•Restaurantkapasitet til 400-500 personer til middag på konferansens første dag; lokaliteter for servering av lunsj til 400-500 personer begge konferansedager.
•Lokalet for middag må være tilrettelagt for scene/underholdning.
Konferansens varighet:
•Dag 1: 08.00-24.00
•Dag 2: 08.00- 15.00
Vi trenger:
•Bistand til rigging på dagtid dagen før konferansen starter, eventuelt på kveldstid fra 16.00 - 20.00, og nedrigging på konferansens andre dag etter konferanseslutt, ca. klokken 15.00 -18.00. Nok mannskap til rigging av stoler, bord, stands, innsjekking, garderobe med mer må altså være tilgjengelig til dette.
•PC’er til leie for bruk på stands
•Det må være pc oppsatt i alle rom som skal benyttes.
•Garderobe - betjent eller ubetjent - gjennom hele konferansen.
•Profesjonelt utstyr og personell for lyd og bilde tilgjengelig både under rigging før arrangementet og på begge arrangementsdager.
Av bevertning vil vi behøve
•Kaffe/te/vann til pauser, frukt om morgenen
•Snitter/rundstykker tidlig ettermiddag, og etter lunsj
•2-retters lunsj med kaffe/te/mineralvann til samtlige deltakere (ca. 500) begge konferansedager
•Sittende middag eller stående buffet til om lag 500 deltakere sen ettermiddag/kveld på konferansens første dag
•Det bør serveres vann og kaffe i nærheten av salene for paralellsesjoner
Det er behov for overnatting, sannsynligvis for mange av deltagerne. Disse vil være ansvarlig for å ordne dette selv, men vi vil gjerne ha tilbud på overnatting dersom det er mulig.
Det er også ønskelig med presentasjon av gjennomføring lyd/bilde-drift under konferansen. Vi setter også pris på en beskrivelse av leverandørens miljøprofil.