Kravspesifikasjon
Kontor- og administrasjonsfag
Rammeavtale for Grenland (Skien, Porsgrunn, Bamble, Siljan)
Følgende punkter legges til grunn for gjennomføringen:
1.Målgruppe
Arbeidssøkere over 19 år med interesse og ønske om å jobbe innen kontor- og administrasjon.
NAV sine målgrupper vil bli prioritert ved uttak til kurset.
2.Opptakskrav
Ønske og motivasjon til å jobbe med kontorfaglig arbeid. Det forventes at aktuelle kandidater har grunnleggende datakunnskaper innen vanlige kontorstøtte programmer. Det ansees som en fordel med noe utvidede kunnskaper innen data. Deltakere må være vurdert til situasjonsbestemt innsats. Minoritetsspråklige må ha god fremstillingsevne på norsk, både muntlig og skriftlig.
3.Antall deltakere
15 deltakere.
Ved eventuelt frafall av deltakere de 2 første kursukene, skal det tilrettelegges for inntak av nye deltakere så fort som mulig. Det må tilrettelegges slik at nye deltakere kommer raskt opp på samme kunnskapsmessige nivå som resten av gruppen.
4.Kurssted
Dette er en rammeavtale for Grenland.
Aktuelle kurssteder er sentralt i Skien eller Porsgrunn.
5.Kursperiode/varighet
Rammeavtale for 2 år, med mulighet for forlengelse i ytterligere 2 år.
Kursets varighet er totalt 30 uker – herav 20 uker teori og 10 uker praksis.
Første kursgjennomføring har planlagt oppstart mars/april 2013.
6.Antall opplæringstimer (totalt og fordelt pr. uke)
Arbeidstiden i teoretiske fag vil være 6 timer pr. dag (kl. 09.00-15.00 hver dag), mens arbeidspraksisperioden vil følge en normalarbeidsdag på 7,5 timer pr. dag. Arbeidstiden i praksisbedrifter kan variere, kursdeltaker må kunne gjennomføre praksis innenfor normal arbeidstid.
7.Læreplan/faglig innhold
Kurset skal bestå av både teoretisk og praktisk opplæring i tillegg til en jobbsøkerdel.
Kurset skal gi generell opplæring i aktuelle temaer for å kunne jobbe innen kontor-/administrasjonsfag;
¿Service, kundebehandling og etikk
¿Resepsjon og sentralbord
¿Grunnleggende arkivering, elektronisk dokumentbehandling
¿Møtebooking/-arrangering
¿Korrespondanse av brev, e-post, faks etc.
¿Bruk av kontortekniske maskiner og utstyr, som kopimaskiner, skannere etc.
¿Fakturabehandling, manuelt og elektronisk
¿Innkjøp, budsjett-, regnskaps- og lønnsarbeid
¿Grunnleggende lovverk og regler i arbeidslivet
¿IKT, særlig kontorstøtteprogrammer, med tilbud om å ta 4 moduler innen Datakortet Ekspert: Tekstbehandling, regneark, presentasjon og database.
Teoridelen skal bygge på moduler fra programområdene i VG2 Salg, service og sikkerhet.
Timeplan skal følge tilbudet. Denne skal illustrere hvor mye tid tilbyder ønsker å benytte på de ulike emnene og prioriteringene skal begrunnes. Planen skal også spesifisere hvilke pedagogiske metoder som skal benyttes i de respektive emnene.
Kurset skal også inneholde opplæring og veiledning i jobbsøking. Deltakerne skal få opplæring og veiledning knyttet til utforming av egen CV og søknader, både annonserte og åpne søknader. Trening på presentasjon/markedsføring av egen kompetanse, intervjutrening, nettverksbygging og oppfølging av søknader. Det skal også fokuseres på bruk av selvbetjeningsløsninger på www.nav.no, og alle deltakerne skal ha en oppdatert profil på «Din side».
Ved kursstart skal deltakerne få en oversikt over kurset i form av ukeplaner.
Deltakerne skal ha individuelt tilpasset veiledning og oppfølging under kurset. Dette gjelder både i teoridelen og praksisdelen. Tilbyder må presentere en plan for veilednings- og oppfølgingsarbeidet i tilbudet, hvor innhold, metode og gjennomføring er beskrevet og begrunnet.
Leverandør har ansvar for å fremskaffe egnede praksisplasser til alle kursdeltakerne etter endt teoriundervisning. Deltakerne skal, som utgangspunkt, følges opp en time pr. uke i praksisperioden, enten ved telefon eller oppmøte. Tilbyder skal redegjøre for hvordan deltakerne følges opp i praksisperioden, Det skal følge en oversikt på forhåndsavtalte praksisplasser med i løsningsforslaget. Tilbyder har ansvar for at alle får sluttattest fra arbeidsgiver.
8.Kompetanse – hva skal kurset føre til?
Kurset skal kvalifisere til jobb som kontor- og administrasjonsmedarbeider i offentlige virksomheter, service- og informasjonssentre og i private bedrifter. NAV fokuserer på at formidlingsresultatene i etterkant av kurset skal være høye.
9.Eksamen/prøver
Deltakerne skal gjennomgå en avsluttende teoretisk eksamen/prøve. Løsningsforslaget skal si noe om omfanget av den teoretiske prøven.
Det skal gis muligheter for sertifiseringer innen Datakortet Eksperts fire moduler. Tilbyder skal i samarbeid med deltakerne vurdere om en slik sertifisering er hensiktsmessig og realistisk for deltaker.
I budsjettet skal det inkluderes utgifter til sertifiseringer i de fire modulene for 30 % av deltakerne. Dette utgjør full sertifisering for 5 deltakere.
Tilbyder må dokumentere at de (eller underleverandør) er sertifisert som testsenter eller vise i tilbudet hvordan de skal ivareta at deltakerne kan gjennomføre nevnte tester.
Alle som gjennomfører kurset skal få utdelt vitnemål/kursbevis, samt de eventuelle sertifiseringene som er oppnådd.
10.Organisering/tilrettelegging
Det er ønskelig at leverandør stiller på et informasjons- og opptaksmøte i regi av NAV lokal, og at kursarrangør intervjuer aktuelle søkere.
Møtet vil bli gjennomført senest 2 uker før oppstart av kurset og dette arbeidet danner grunnlaget for opptak til kurset.
Kurset skal organiseres som forelesning, gruppearbeid, individuelle samtaler og plenumsdiskusjoner.
Bruken av ulike organisasjonsformer i de ulike delene av kurset skal begrunnes.
Det skal fremkomme, med begrunnelse, hvilke pedagogisk metodikk som benyttes. Det må fremgå hvordan den teoretiske delen tilrettelegges for deltakere med lese- og skrivevansker.
Det er opp til leverandør å begrunne disponeringen av tid på de ulike trinnene og jobbsøkerdelen (gitt minimumskrav som er satt)
Løsningsforslaget skal gi en skjematisk oversikt over fag/emner det skal undervises i med tilhørende timetall for hvert område
Spesifisere innholdet faglig og metodisk og vise at undervisningen er praktisk orientert
Vise hvilke forberedelser som blir gjort i forhold til å skaffe praksisplass til deltakerne
Gjøre rede for hvordan leverandøren vil følge opp deltakere som er på praksisplass
11.Resultatmål
Leverandør skal aktivt jobbe med å få deltakerne ansatt på ordinære vilkår hos relevante arbeidsgivere. Tilbyder må beskrive innhold og metode for dette arbeidet. Det forventes at det er et stort formidlingsfokus gjennom hele kurset.
12.Lærere
Instruktørressurser i stilingsandel?(Kirvil)
Hovedinstruktør innehar 100 % stilling og skal være til stede gjennom hele teoriundervisningen.
Lærere må ha den nødvendige pedagogiske og faglige kompetansen som kreves, og i tillegg ha erfaring med opplæring av voksne personer. Det er ønskelig med erfaring fra kursets fagområde.
Coaching- og veilederkompetanse vil bli vektlagt. Lærere må også inneha bransjeerfaring.
Det skal vedlegges CV på lærerne. Eventuelt bytte av lærekrefter skal godkjennes av NAV i forkant av endringen. Ved eventuell forhandling skal også en eller flere av lærerne stille fra arrangør
13.Rådgivingstjeneste
Kursarrangørens instruktører må stå til deltakernes disposisjon mtp rådgivning etter behov.
Tilbyder må skissere hvordan oppfølgingen er tenkt gjennomført. Kurset skal inneholde en teoretisk del og en praktisk del bestående av arbeidspraksis i relevant virksomhet. Det forutsettes at veileder som har oppfølgingen har nødvendig faglig kompetanse.
14.Opplæringslokaler
Kurslokalene skal ligge i Grenland med kort vei til offentlig transport og parkering. Lokalene må være godt egnet for opplæringsformål og innfri sentrale HMS-krav.
15.Teknisk utstyr og tilrettelegging
Kursarrangøren har ansvaret for alt nødvendig utstyr som kreves for å gjennomføre kurset på en tilfredsstillende måte.
Lærebøker skal kursdeltakerne få beholde. Det skal gå frem av tilbudet hvilken lærebok/ litteratur som blir tilbudt elevene. Det skal være fri tilgang til internett, telefon og kopimaskin.
Løsningsforslaget skal synliggjøre hvordan leverandøren vil kvalitetssikre leveransen, og som et minimum gjøre rede for kvalitetssikring av:
Lærernes/instruktørenes arbeid
Planer for å skaffe vikar ved sykdom/fravær
Deltakernes progresjon
Etablering og gjennomføring av praksis etter endt teoriundervisning
Oppfølging av deltakernes tilstedeværelse/fravær, og med en særlig redegjørelse for hvordan leverandør vil håndtere fravær
16.Samarbeid med NAV
Fremmøteskjema over alle deltakerne sendes via skanning til NAV hver fjortende dag i hele kursperioden.
Dersom deltakere slutter eller uteblir, skal det gis beskjed fortløpende til tiltaksansvarlig ved NAV.
Tilbyder må stille opp på informasjonsmøte i forkant av oppstart, samt intervju i forbindelse med uttak av kursdeltakere.
NAV lokal v/tiltaksansvarlig kontaktes umiddelbart når uforutsette hendelser oppstår underveis i kursperioden. Spørsmål som dukker opp underveis i kurset rettes til NAV ved tiltaksansvarlig.
Kursarrangør er ansvarlig for at NAV mottar alle stønadsberegningsskjemaene i korrekt utfylt tilstand, med alle nødvendige vedlegg innen tre dager etter deltaker har begynt på kurset.
Praksisplasser innrapporteres og godkjennes av tiltaksvarlig v NAV senest uken før praksisperiode starter.
Kursarrangør er ansvarlig for å avtale tidspunkt for kursavslutning/evaluering med
NAV. Arrangør sørger for bevertning og utdeling av kursbevis til deltakerne i denne forbindelse.
17.Rapportering
Rapport 1
Kursarrangør leverer kortfattet individuell rapport ved kursslutt. Rapporten skal for hver kursdeltaker inneholde informasjon om følgende:
Navn med fødselsnummer
Status ved kursslutt (fortsatt arbeidssøker, begynne i jobb, begynne på utdanning eller på arbeidspraksis) og opplysninger om evt. jobbmuligheter etter kursslutt.
Gjennomføring av kurset herunder motivasjon, oppmøte, stabilitet, deltakelse. Samt tilbakemelding fra periode i praksisplass.
Annet (for eksempel engasjement og utvikling)
Rapport 2
Deltakernes status 2 måneder etter kursets avslutning. Eget formidlingsskjema benyttes ved rapportering.
Skjemaet sendes til NAV lokal ved kursansvarlig.
Alle rapporter til NAV skal sendes via scanning med forside fra www.nav.no.
Merk: For å melde din interesse i denne kunngjøringen og motta tilleggsinformasjon vennligst besøk Doffin nettsiden http://www.doffin.no/Search/Search_Switch.aspx?ID=278244.