Vi viser til tidligere utlyste "varsel om kunngjøring - anskaffelse av økonomisystem" fra 14. november 2012 (Referansenr: NOV187451).
Ringerike kommune utlyser nå selve konkurransen om anskaffelse av en elektronisk løsning for behandling og støtte av kommunens drift og sentrale virksomheter (ERP, CRM, Lønn, HR m.m), heretter benevnt "økonomisystem".
Oppdragsgiver ønsker i så stor grad som mulig å benytte allerede utviklede og utprøvde løsninger og ser for seg en driftsavtale på 4 til 6 år.
Fakta om kommunen kan hentes fra
kommunens hjemmeside eller ved å kontakte oss.
For denne konkurransen er særlig tre forhold som har vist seg svært vanskelig/umulig å spesifisere utfyllende nok uten nærmere kjennskap til tilbydernes løsninger:
(1) Ringerike kommune vurderer to alternativer for leveranse: En "Software as a service" (SaaS) løsning, der leverandør har programvare og databaser installert på egne servere og kommunen bruker løsningen gjennom en påloggingsportal eller lignende, der leverandøren har et kontinuerlig ansvar for å levere en løpende tjeneste; eller en mer tradisjonell egen installasjon med lagring av alle data lokalt og eventuelt støtte/service/oppgraderingsavtaler.
(2) Ringerike kommune ønsker en opsjon for å drifte løsningen for andre mindre samarbeidende kommuner eller anskaffe løsning på vegne av andre. Selv om samtaler med andre kommuner har startet, er det fortsatt uklart hvilke andre kommuner som ønsker å være med og hvorvidt dette er praktisk og teknisk fornuftig og gjennomførbart.
(3) Integrasjon til andre systemer og eventuell konvertering av gammel data, samtidig som det er svært viktig at installasjon/oppstart gjøres så enkelt og smertefritt som mulig med så lav risiko som mulig for merarbeid og forsinkelser. Oppdragsgiver har en begrenset kapasitet for egne ressurser i denne prosessen.
På bakgrunn av de tre forhold ovenfor har oppdragsgiver valgt "konkurransepreget dialog" som anskaffelsesprosedyre. Dette vil si at kommunen først gjennomfører en kvalifikasjonsfase (som har til hensikt å plukke ut relevante leverandører), så gir vi utfyllende dokumentasjon om behov og krav til de kvalifiserte leverandører, før det gjennomføres "samtaler" med den enkelte kvalifiserte leverandør om hvilke løsninger som kan tilbys og hva kommunen ønsker, for å finne de løsninger som oppfylle vårt behov. Deretter leverer leverandørene et endelig tilbud som blir evaluert som normalt.
Dette er utlysning av kvalifikasjonsfasen der vi oppfordrer interesserte leverandører til å melde interesse og be om å få være med på konkurransefasen. Oppdragsgiver vil maksimalt kvalifisere 5 tilbydere og forbeholder seg retten til å redusere antallet til 3 etter første runde med løsnings-dialoger.
Siden dette er en noe uvanlig konkurranseform anbefaler vi at dere tar en titt pådepartementet sin
veileder til regelverket (også vedlagt som pdf) pkt 14.4 s. 184