| Oppdragivers konkurransegrunnlag |
| Beskrivelse av krav |
| Navn på Tilbyder: |
| 1. Innledning |
Universitetssykehuset Nord-Norge inviterer på vegne av Helgelandssykehuset HF,
Nordlandssykehuset HF, Universitetssykehuset Nord-Norge HF og Helse Finnmark HF
til konkurranse i forbindelse med etablering av rammeavtale på kjøp av bekledning til ambulansepersonell.
Anskaffelsen administreres av Universitetssykehuset Nord-Norge i samarbeid med de andre foretakene.
Hovedoppgavene er pasientbehandling, utdanning av helsepersonell, forskning, opplæring av pasienter og pårørende og utvikling av medisinsk praksis, pleie og kompetanseutvikling.
Virksomhetene omfatter sykehus, institusjoner i psykiatrien og rusbehandling, ambulansetjenesten, nødmeldetjenesten og laboratorier.
Inngåelse av kontrakt på kjøp av bekledning til Ambulansetjenesten er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7 april 2006 nr 402 (FOA) med senere endringer. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og del III.
Anskaffelsesprosedyren som benyttes er åpen anbudskonkurranse.
|
1.1 Anskaffelsens formål er å inngå rammeavtale med en evt. flere leverandører for kjøp av bekledning til ambulansepersonellet i helseforetakene.
Følgende helseforetak skal omfattes av avtalen:
- Helgelandssykehuset HF
- Nordlandssykehuset HF
- Universitetssykehuset Nord-Norge HF
- Helse Finnmark HF
|
2. Konkurransegrunnlaget består av dette dokument med vedlegg. I dette dokumentet gis informasjon om konkurranseprosessen frem til inngåelse av kontrakt, krav til hva tilbudet skal innholde og hvordan det skal utformes.
Vedlagte dokumenter danner grunnlag for kontrakt med valgt tilbyder/leverandør, og oppstiller således krav som er relevant for tilbyder ved utforming av tilbud.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til 7 dager før tilbudsfristens utløp.
Eventuelle endringer i konkurransegrunnlaget vil bli sendt pr. e-post til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget.
|
3. Kunngjøring av tilbudskonkurranse
Veiledende kunngjøring i Doffin og TED 4 juli 2011 refnr JUL 163935.
Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-databasen.
|
3.1 Anmodning om konkurransegrunnlag
Siste frist for anmodning om konkurransegrunnlag: 1. desember 2011 kl 10.00
|
3.2 Spørsmål vedr konkurransen
Henvendelser og spørsmål må være forelagt skriftlig til vår saksbehandler senest 14 dager før utløpet av tilbudsfristen.
Universitetssykehuset Nord-Norge HF
Innkjøpsseksjonen
9480 Harstad
Att: Lise-Lotte Elde
Tlf : 77 01 50 80
Mob: 95 91 66 20
Mail: lise-lotte.elde@unn.no
Anonymiserte spørsmål og svar vil bli sendt til samtlige tilbydere pr. e-post.
|
| 3.3 Tilbyderkonferanse |
| Det inviteres til tilbyderkonferanse tirsdag 22. november kl 12.30-14.00. Konferansen vil bli avholdt på følgende adresse: |
| Rica Isahavshotell, Fr. Langesgt 2, Tromsø |
| Påmelding til Lise-Lotte Elde e-post: lise-lotte.elde@unn.no innen 15 november. Eller melding via Mercell. |
| Agenda vil bli sendt ut etter påmeldingsfristen. |
| Formålet med tilbyderkonferansen er å avdekke og avklare eventuelle uklarheter i konkurransegrunnlaget, og for øvrig foreta en nærmere presisering av oppdraget. |
| Ytterligere innkalling til konferansen vil ikke bli gitt. Referat fra konferansen vil bli sendt ut til samtlige som har fått konkurransegrunnlaget. |
| Reiseutgifter mv. i forbindelse med tilbudskonferansen dekkes av den enkelte leverandør. |
3.4 Tilbudsfrist/Innlevering
Tilbudet skal leveres elektronisk via KGV (Konkurranse Gjennomførings Verktøyet) til Mercell.
Tilbudet må være levert i Mercell KGV innen tilbudsfristen den 15 desember 2011 kl 10.00
Tilbud som kommer inn etter tilbudsfristens utløp vil bli avvist. Tilbyder skal også levere en sladdet versjon av tilbudet i elektronisk format. Dersom ingen sladdet versjon leveres forstår oppdragsgiver det dit hen at tilbyder ikke har noen opplysninger som er unntatt offentlighet.
|
3.5 Tilbudsåpning
Det vil ikke bli gjennomført offentlig åpning av tilbudene. Tilbudene vil bli åpnet og registrert av minst 2 personer fra oppdragsgiver.
|
3.6 Vedståelsesfrist
Mottatte tilbud må bekreftes vedstått av tilbyder i 6 måneder etter tilbudsfristens utløp.
|
3.7 Språk
Tilbudet og andre dokumenter skal utarbeides på norsk. Brosjyrer og vedlegg som kun finnes på engelsk kan leveres på engelsk.
Forretningsspråk i avtaleperioden skal også være norsk.
|
3.8 Omkostninger
Omkostninger som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse av tilbud og en eventuell presentasjon/demonstrasjon/utprøving av dennes produkter vil ikke bli refundert av oppdragsgiver.
|
3.9 Etiske retningslinjer
Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/tilbyders ansatte og Oppdragsgiver/Oppdragsgivers ansatte på annen måte en forutsatt i konkurransegrunnlaget og i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise tilbyder, dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet.
Tilbyder skal i sitt tilbud oppgi hvorvidt det har blitt ytet forskningsstøtte eller annen form for økonomisk kompensasjon/lønn/dekning av reiseutgifter etc. til noen av brukergruppemedlemmene i perioden frem til fristen for innlevering av tilbudene. Informasjonen skal benyttes til å sikre at ingen av beslutningstakerne er inhabile.
Se for øvrig også vedlegg 3 etiske krav.
|
3.10 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter
I henhold til ”Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksemd”, vil anskaffelsesprotokollen og innkomne tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt.
Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er informasjon om personlige forhold (men vanligvis ikke fødested, fødselsdato, personnummer, statsborgerskap, sivilstand, yrke, bopel), og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f.eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, men vanligvis ikke priser).
Tilbyder bes derfor om å angi hvilke punkter i/deler av besvarelsen som tilbyderen anser som taushetsbelagte i eget dokument. Ved eventuell begjæring om innsyn, vil Oppdragsgiver likevel uavhengig av dette vurdere hvor vidt opplysningene er av en slik art at Oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet.
|
4. ANSKAFFELSENS OMFANG
Nedenfor er det beskrevet anslått anskaffelsesvolum av bekledning.
Volumet er ett estimat man antar idag, og oppdragsgiver forbeholder seg retten til at volumet kan fravike
Sortimentet er inndelt i følgende grupper:
Gruppe 1: Klær til feltbruk (rødt tøy)
Gruppe 2: Klær til administrasjonsbruk (blått tøy)
Gruppe 3: Diverse
|
| Oppdragsgiver vil inngå en rammeavtale pr. gruppe. Det vil ikke være aktuelt å inngå rammeavtale med flere leverandører innen samme gruppe. Oppdragsgiver har til hensikt å standardisere bekledningen i den grad det er hensiktsmessig. Hvert plagg vil byttes etter behov. |
UNN
Ambulansetjenesten består i dag av over ca 310 fast ansatte, ca 100 tilkallingsvikarer og ca 20 administrative ansatte.
Ambulansetjenesten har 32 stasjoner som er spredt fra Tysfjord i sør til Kvænangen i nord.
|
Helse Finnmark
Foretaket har eksisterende rammeavtale og vil tilslutte seg den nye avtalen fra 01.01.2012. Ambulansetjenesten består idag av ca 150 fast ansatte, 20 tilkallingsvikarer og 4 administrative ansatte.
Ambulansetjenesten har 17 stasjoner spredt geografisk rundt i Finnmark.
|
Helgelandssykehuset
Ambulansetjenesten består i dag av ca 170 ansatte inkludert vikarene og 10 administrativt ansatte.
Ambulansetjenesten har 13 stasjoner fordelt i Helgeland
|
| Nordlandssykehuset |
| Ambulansetjenesten består i dag av 170 fast ansatte, 40 tilkallingsvikarer og 25 administrativt ansatte. |
4.1 Avtaletid og opsjoner
Avtaletiden er 01.03.2012 – 28.02.2014
Avtaleperioden kan forlenges med totalt 2 år, inntil 1 år av gangen. Evt. forlengelse skal skriftlig avtales før gjeldende periode utløper. Opprinnelig avtalte vilkår skal ligge til grunn for evt. forlengelse.
|
4.2 Kontraktsbestemmelser
Avtaleforholdet skal reguleres av kontraktsbestemmelsene som fremgår av Rammeavtale for levering av Bekledning til ambulansetjenesten. (vedlegg 4 - Rammeavtale for levering av Bekledning til ambulansetjenesten)
Avtale inngås med det enkelte helseforetak.
|
5.1 Utforming av tilbud
Avsnittene 5.1 - 5.4 gjør nærmere rede for hvilke opplysninger tilbudet skal inneholde. Opplysningene skal legges i samme rekkefølge som beskrevet i disse
|
| avsnittene. |
5.1 Tilbudsbrev
Tilbyder skal legge ved tilbudsbrev undertegnet av autorisert representant for tilbyder og inneholde bekreftelse på at tilbyder aksepterer de krav og betingelser som er lagt til grunn i konkurransegrunnlaget. Eventuelle avvik eller forbehold til de krav og betingelser som er beskrevet i konkurransegrunnlaget skal også fremkomme i tilbudsbrevet med henvisning til hvilke punkt i konkurransegrunnlaget eller tilhørende vedlegg dette gjelder.
Forbehold og anmerkninger som tilbyder gjør uten å omtale disse konkret, anses som ugyldige. Det presiseres at forbehold kan føre til at tilbudet blir avvist, jfr forskrift om offentlige anskaffelser.
Opplysninger om tilbyder vedlegg 1 skal fylles ut og legges ved tilbudsbrevet.
|
5.2 Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav – se kapittel 6
For å få sitt tilbud evaluert må tilbyder tilfredsstille kvalifikasjonskravene oppgitt i kapittel 6. I kapittel 6 er det også redegjort for hvilken dokumentasjon tilbyder må legge ved tilbudet for å vise at han/hun er kvalifisert (tilfredsstiller kvalifikasjonskravene).
|
5.3 Dokumentasjon i tilknytning til kravspesifikasjoner – se kapittel 7
I tilknytning til flere av våre kravspesifikasjoner vil det være behov for opplysninger, bekreftelser og/eller dokumentasjon fra tilbyder Dette er nærmere redegjort for i kapittel 7 ”Kravspesifikasjoner”.
|
5.4 Dokumentasjon til vurdering av kriterier for tildeling av kontrakt – se kapittel 8
Foretaket vil ved tildeling av kontrakt velge det økonomiske mest fordelaktige tilbudet. I kapittel 8 er det oppgitt hvilke kriterier som skal benyttes ved tildeling av kontrakt (valg av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet). Her er det også oppgitt hvordan kriteriene skal evalueres og hvilke opplysninger tilbyder må legge ved tilbudet for at oppdragsgiver skal kunne evaluere de enkelte tilbudene mot hvert enkelt tildelingskriterium.
|
6. KVALIFIKASJONSKRAV – KRAV TIL LEVERANDØREN
For at innleverte tilbud skal bli evaluert må tilbyder tilfresstille oppgitte kvalifikasjonskrav spesifisert i avsnitt 6.1 – 6.5. Tilbyder må i tilbudet legge ved oppgitte dokumentasjon til de enkelte kvalifikasjonskravene. NB! Alle kvalifikasjonskrav skal dokumenteres. Dersom dokumentasjonen mangler/er mangelfull, eller viser restanser i forhold til skatt/mva, skal/kan tilbyder bli avvist i henhold til FoA §20-12
|
| 6.1 Skatt og mva |
Tilbyder må være ajour med innbetaling av skatt og mva. Tilbydere fra andre land skal vedlegge tilsvarende fra land hvor tilbyder er etablert. Begge attestene skal være utstedt på skjema RF-1244 fra Kemner og kommunekasserer. Attestene skal ikke være eldre ennn 6 måneder fra tilbudsfrist.
|
| Vedlagt skatteattest fra landet hvor Tilbyder er etablert |
| Vedlagt attest for betalt merverdiavgift fra landet hvor Tilbyder er etablert |
| 6.2 Lovlig etablert foretak |
| Det kreves at tilbyderen er et lovlig etablert foretak. Attest for registrering i det faglige register jamfør lovgivningen i det land Tilbyder er etablert (firmaattest).Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder |
| Vedlagt attest fra foretaksregister fra landet hvor Tilbyder er etablert |
| 6.3 Tilbyderens økonomiske og finansielle stilling |
| Tilbyder må ha tilfredsstillende soliditet, slik at foretakene kan føle seg trygg på at han kan overholde kontraktsbetingelsene. |
| Leverandørens årsregnskap og årsberetning for de to siste regnskapsår |
| Det kreves at leverandøren ikke er rettskraftig dømt for deltakelse i kriminell organisasjon eller for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger. Forholdene vil bli vurdrt ihht avvisningsreglene i FOA §§ 11-10 og 20-12 |
Egenerklæring/Bekreftelse.
Dersom ledere eller eiere av organisasjonen er dømt for noen av disse forhold, skal det redegjøres for det
|
| 6.4 Tekniske kvalifikasjoner |
| Tilbyder må ha god erfaring og kapasitet med tilsvarende leveranser |
| Tilbyder skal legge ved liste over sine viktigste leveranser de tre siste årene for |
| de tjenester som er sammenlignbare med denne, inkludert leveransenes verdi, |
| tidspunkt og mottaker. Tilbyder bes også oppgi 3 referanser med kontaktperson |
| og telefonnummer. |
| 6.5 Miljøledelse: |
| Tilbyder skal ha en miljøpolicy |
| Tilbyder skal redegjøre for firmaets miljøpolicy. |
| 6.6 Kvalitetssikringsrutiner |
| Tilbyder skal ha rutiner for å sikre at de ferdige produktene ikke inneholder |
| forbudte stoffer eller mer enn maksimalt tillatte konsentrasjoner av farlige |
| kjemikalier som er strengt regulert i Norge. |
| Redegjørelse for eksisterende rutiner som dokumenterer at kravet er dekket. Det |
| kan legges fram egenerklæring som beskriver hvordan rutinene gjennomføres |
| og fungerer. Hvis rutinene er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller |
| miljøledelsessystem i henhold til ISO 14001, er det tilstrekkelig å legge ved gyldig |
| sertifikat. Lisens fra Svanemerket eller andre godkjenningssystem som |
| dokumenterer at kravene oppfylles. |
| 6.7 Andre krav: |
| Barnearbeid |
| Tilbyder skal fremlegge egenerklæring på at de tilbudte plaggene ikke er produsert |
| på fabrikker som på noen helst måte benytter seg av barnearbeid |
| 7. KRAVSPESIFIKASJONER |
| Krav til bekledningen er beskrevet i arkfane 1 Konkurransegrunnlag og Kravspesifikasjon. |
| Avsnittet 7.1 beskriver hvilke opplysninger tilbudet må inneholde vedrørende vedlegget. |
7.1 Kravspesifkasjon – arkfane 3, 4, 5, 6, 9 og 10
Tilbyder skal bekrefte/akseptere (svare ja eller nei) hvert enkelt punkt i arkfane arkfane 3, 4, 5, 6, 9 og 10
Det er mulighet for leverandørene å legge inn kommentar i eget felt, ytterligere dokumentasjon på oppfylling av kravene bes beskrives i eget vedlegg med tydelig henvisning til kravnummer.
|
| 7.2 Kontrakt |
| Vedlegg 4 ”Rammeavtale for levering av bekledning til ambulansetjenesten” er utkast til kontrakt |
| 8. TILDELINGSKRITERIER |
| Tildeling av kontrakt vil skje på basis av det økonomisk mest fordelaktige tilbud, |
| hvor følgende kriterier legges til grunn. Vekting er oppgitt i parentes. |
| Alle kriteriene skal dokumenteres gjennom skriftlig tekst i tilbudet |
| fra leverandør. Det er tilbyders beskrivelse i tilbudet som vil bli lagt til grunn |
| for evalueringen og rangering av tilbudene: |
| |
| 8.1 Pris. (30 %) |
| 8.2 Leveringstid/leveringsbetingelser (30 %) |
| 8.3 Kvalitet, brukervennlighet og funksjonsmessige egenskaper (40 %) |
| |
| Disse tre kriteriene er nærmere beskrevet i avsnittene nedenfor. Her er det |
| også oppgitt hvordan kriteriene skal evalueres og hvilke opplysninger |
| tilbyder må legge ved tilbudet for at oppdragsgiver skal kunne evaluere og |
| rangere de enkelte tilbudene. |
| |
| 8.1 Pris Vektet 30% |
| Prisskjema arkfane 5 skal fylles ut |
| |
| 8.2 Leveringstid/leveringsbetingelser (30 %) |
| Leveringstid arkfane 10 skal fylles ut |
| Beskriv leveringstid fra bestilling til levering: Kortere leveringstid gir bedre score |
| 1. Beskriv leveringstid fra kommisjonslager til kunde |
| 2. Beskriv leveringstid fra fabrikk til kunde |
| 3. Beskriv hvordan restleveranser vil bli håndtert |
| 4. Beskriv hvordan reklamasjoner og feilhåndtering vil bli behandlet |
| |
| 8.3 Kvalitet, brukervennlighet og funksjonsmessige egenskaper 40% |
| God kvalitet har stor betydning for levetiden, og det stilles kvalitetskrav i forhold til; |
| Tilbyders besvarelse av definerte krav og dokumentasjon av stoffkvalitet, slitemotstand, |
| strikk/elastikk, plaggets fasong,plaggets farge (fargeekthet), sømmer,låser, glidelåser, |
| velcro, refleks gir grunnlag for oppdragsgiver til å vurdere om krav til |
| produktene er oppfylt og til å rangere tilbyderne på dette kriteriet. |
| |
| Kvalitet har betydning for levetiden.Hvilke garantier kan tilbyder gi i forhold til |
| veiledende slitetermin (arkfane 8) på hvert enkelt plagg ved normal/forventet bruk. |
| Garantitider skal oppgis i arkfane 8.Lengere levetid gir høyere score |
| |
| Oppdragsgivers vil evaluere hvordan plagget ser ut etter utprøving/testing.Viktige punkter for |
| oppdragsgiver vil være å se om det er endringer i; overflate, strikk/elastikk/, plaggets fasong, |
| plaggets passform, plaggets farge (fargeekthet), velcro, refleks, funskjonalitet og brukervennlighet |