TIETOPYYNTÖ
Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala suunnittelee tila- ja toiminnanohjausjärjestelmän hankintaa.
Tämän tietopyynnön tavoitteena on kartoittaa toimittajia ja heidän ratkaisujaan, joiden avulla tietopyynnön kohteena oleva tarve voidaan täyttää. Lisäksi selvitetään toimittajien valmiuksia kehittää olemassa olevia ratkaisuja toimialan tarpeisiin sopiviksi. Erityisenä tavoitteena onkin, että ratkaisujen toimittajat voivat pohtia ja esittää, miten oman tuotteen kehityksellä ja/tai sopivan kumppanin kanssa yhdessä toteuttamalla, tietopyynnössä esitetty ratkaisukokonaisuus on toteutettavissa.
KUVAUS TIETOPYYNNÖN KOHTEESTA
Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla (jatkossa Sotepe) erityisesti Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut (jatkossa Sotepalvelut) pyritään keskittämään suurempiin keskuksiin (Terveys- ja hyvinvointikeskukset = THK ja Perhekeskukset = PK). Sotepalveluilla tarkoitetaan eri toimitiloissa tarjottavia terveyttä ja hyvinvointia edistäviä palveluja, kuten muun muassa terveysasemapalveluja, neuvolapalveluja, psykiatrisia palveluja, sosiaalihuollon avopalveluja ja suun terveydenhuollon palveluja.
Uusien keskusten toimitilaratkaisut ovat ns. monitilatoimistoja, joissa tilat on jaettu käyttötarkoituksen mukaan asiakasvastaanottotiloihin ja taustatyötiloihin. Entisten omien työhuoneiden sijaan tilat ovat pääsääntöisesti yhteiskäyttöisiä, ja ne on varattava henkilöstön käyttöön tarpeeseen ja tilan soveltuvuuteen perustuen. Vastaanottohuoneiden varusteluissa on eroja ja järjestelmän on tunnistettava se, minkä tyyppiseen vastaanottotyöhön kukin vastaanottohuone soveltuu.
Keskuksissa samoissa tiloissa työskentelee usean eri palvelun henkilöstöä. Eri palveluiden välillä työtavat ja -menetelmät poikkeavat toisistaan. Toisissa toiminnoissa esihenkilö, osastonhoitaja tai muu vastaava henkilö suunnittelee henkilöstön työpäivien tehtäväsisällöt tarkalla tasolla useamman viikon päähän etukäteen. Päivän tehtävät on tarkkaan määritelty ja eri tehtäviä voidaan tehdä erilaisissa tiloissa tehtävän luonteen mukaan. Tietyt osat päivästä varataan asiakasvastaanottotyötä varten ja loput muihin tehtäviin (esim. kirjallisiin töihin tai kokouksiin ja koulutuksiin). Kun Sotepalvelut tehdään jatkossa monitilatoimistoissa, myös palveluiden suunnittelu ja toteutus muuttuu siten, että on aina huomioitava myös tila, jossa tehtävä voidaan suorittaa.
Tällä tietopyynnöllä pyritään selvittämään, onko markkinoilla tarjolla ratkaisua tai voidaanko useista osajärjestelmistä koota yhteen toimiva ratkaisu, joka soveltuu sotepalveluiden päivittäisen toiminnan suunnitteluun. Ratkaisun tulee tarjota työkalut, joilla suunnittelutyötä tekevä soteammattilainen näkee helposti, millaisia tiloja on vapaana tietyllä ajanjaksolla tai millaisia erityisvarusteluita eri tehtäviin tarvittavissa tiloissa on. Keskitetyssä suunnittelussa järjestelmä tuottaa automaattisesti ehdotuksia määriteltyjen tehtävien mukaisesta tilankäytöstä ja ammattihenkilöiden sijoittelusta eri työtiloihin. Sen lisäksi ratkaisu tarjoaa työkalut, jolla jokainen ammattilainen voi varata itselleen tai tiimilleen tarkoituksenmukaisia työtiloja esimerkiksi potilaiden tapaamisiin, lastensuojelun asiakkaan nopeisiin tilanteisiin, kiireelliseen puhelinneuvotteluun, lääkäri-hoitaja-parina tehtävän neuvolavastaanoton hoitoon, sekä lukuisiin muihin päivittäisiin tehtäviin.
Toiminnan kannalta ratkaisun tärkeimpiä ominaisuuksia ovat:
- Työtehtävien keskitetty suunnittelu ja päivittäisen toiminnan aikatauluttaminen tehtävien mukaan.
- Ammattihenkilöiden ja työtilojen kiinnittäminen työtehtäviin keskitetyssä toiminnan suunnittelussa.
- Työtilojen hakeminen tilan ominaisuuksien mukaan.
- Tilan varaaminen itselle, toiselle tai ryhmälle yksittäisiin tai toistuviin tapaamisiin tai asiakasvastaanottoihin.
-Asiakkaan ohjaus ammattihenkilölle ja työtilaan jos työtehtävä sisältää asiakasvastaanottoa.
-Työtilojen ominaisuuksien määrittely ja hallinta.
- Ammattihenkilön sijainnin hakeminen (sen hetkisen työtilan perusteella).
Tarkemmin kohde ja vaatimukset on kuvattu tietopyynnön liitteissä.
Liite 1 - TiTo Vaatimusmäärittely v1.0
Liite 2 - Vaatimusluettelo
Liite 3 - Käyttäjäkeskeisyys_ TiTo-järjestelmän_ hankinnassa
Liite 4 - Modulon tilaluokat
TIETOPYYNTÖÖN OSALLISTUMINEN
Tällä ilmoituksella ei pyydetä tarjouksia. Tietopyyntöön vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei estä mahdolliseen tulevaan tarjouskilpailuun osallistumista. Tietopyyntö ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan varsinaista tarjouskilpailua. Päätös mahdollisen tarjouskilpailun järjestämisestä ja hankintakokonaisuudesta tehdään esiselvitys- ja kartoitusvaiheen jälkeen.
Tietopyyntöön osallistuvalta toimittajalta edellytetään, että se on toimittanut hyväksytysti vähintään yhden edelleen käytössä olevan toiminnan suunnitteluratkaisun sotepe-toimialalle.
Hankintayksikkö pyytää tietopyyntöön vastaavia toimittajia ilmoittamaan seuraavat tiedot ja kuvaukset vastauksessaan:
- tiedot yrityksestä,
- vastaamaan liitteenä olevaan vaatimusmäärittelyyn,
- antamaan palautetta vaatimusmäärittelystä ja kommentoimaan esitettyjä vaatimuksia,
- ilmoittamaan tiedot aiemmista toimituksista/referensseistä,
- antamaan vapaamuotoisen, mutta kattavan kuvauksen ratkaisustaan.
Hankintayksikkö voi myös käydä jatkokeskustelua soveltuviksi katsomien toimittajien kanssa sekä pyytää tapaamisia ja lisätietoja, mikäli katsoo sen tarpeelliseksi. Jos tietopyyntöön osallistuvien määrä on suuri, Hankintayksikkö varaa myös oikeuden rajata jatkokeskusteluihin osallistuvien toimittajien määrää.
Tietopyynnöllä kerätyt tiedot säilyvät täysin luottamuksellisina ja niitä tullaan käyttämään ainoastaan hankinnan suunnitteluun. Annetut vastaukset tulevat vain hankintayksikön käyttöön. Kiinnostuneita toimittajia pyydetään toimittamaan yhteystiedot, pyydetyt kuvaukset ja täydennetyt liitteet sähköpostitse osoitteeseen sote.hankinnat@hel.fi viimeistään 8.5.2024 klo 12:00 mennessä. Sähköpostin otsikkokenttään pyydämme ilmoittamaan otsikoksi: "Tietopyyntö, Tila- ja toiminnanohjausjärjestelmä".
Vastauksia ei vastaanoteta muulla tavalla.