Hankinnan kohde jakautuu kahteen vaiheeseen. Hankinnan kohteena on asiantuntijatyötä vuodelle 2024 ja vuoden 2025 alkupuolelle.
Vaihe 1. tavoiteaikataulu on Q2-Q3/2024 ja vaihe 2. Q4/2024-Q1(2)/2025. Työmääräarvio vaiheessa 1. on 50-80 henkilötyöpäivää (arvoltaan arviolta 75 000 euroa) ja vaiheessa 2. 50-80 henkilötyöpäivää (arvoltaan arviolta 75 000 euroa), yhteensä 100-160 henkilötyöpäivää. Hankinnan arvo voi olla maksimissaan 150 000 euroa.
Vaihe 2 on hankinnan optio. Päätös option hyödyntämisestä ilmoitetaan voittaneelle tarjoajalle vaiheen 1 loppuvaiheessa. Tilaaja tilaa voittajalta työn aluksi vaiheeseen 1. Vaiheen 2. työt tilataan erillisellä sähköisellä tilauksella harkinnan mukaan. Tilaaja ei sitoudu tiettyihin tilausmääriin vaiheissa 1. tai 2.
Vaiheen 1. tehtävät ovat:
Tehtävä 1) Toimittaja auttaa määrittelemään tietoon perustuvan palveluverkkosuunnittelun toimintamallin kulttuurin ja vapaa-ajan toimialalle.
Lopputuotoksessa tulee määritellä selkeästi palveluverkkosuunnittelun prosessi, vuosikello, yhteistyö- ja päätöksentekorakenteet sekä eri osapuolten roolit ja vastuut palveluverkkosuunnittelun eri vaiheissa. Työn lähtökohtana on, että toimintamallin tulee sopia yhteen toimialan olemassa olevan talouden ja toiminnan suunnitteluprosessin ja kaupunkiyhteisen palveluverkkosuunnittelun vuosikellon kanssa. Määrittelytyötä tehdään kiinteässä yhteistyössä toimialan palvelukokonaisuuksien (kirjasto-, kulttuuri-, liikunta- ja nuorisopalvelut sekä hallinto) asiantuntijoiden kanssa työn tilaajan kanssa sovituin työmenetelmin. Työskentely edellyttää myös läsnä tapaamisia.
Tehtävä 2) Toimittaja tukee palveluverkkosuunnitteluun liittyvien kyvykkyyksien tunnistamisessa ja määrittämisessä.
Lähtökohtana on, että konkreettisten suunnittelukysymysten kautta tarkastellaan, mitä palveluverkkosuunnittelu on toiminnan eri tasoilla (strateginen, taktinen, operatiivinen), miten pitkän aikavälin palvelutarve määritetään, miten suunnittelua ohjataan ja miten palveluverkkoanalyyseihin ja -tarkasteluihin liittyvää osaamista (esim. paikkatieto-osaaminen) tulisi kehittää. Työskentely edellyttää toimittajalta analyysityöpajojen järjestämistä. Lopputuotoksena valmistuu kehitystiekartta, johon on koottu tunnistetut kehittämistarpeet.
Tehtävä 3) Toimittaja auttaa määrittämään palveluverkkosuunnittelun tietotarpeita.
Työssä tunnistetaan, mitä tietoa palveluverkkosuunnittelun eri työvaiheissa tarvitaan ja miten jo tunnistettua, vuoden 2023 aikana tehtyyn pilottiin sisältynyttä tietopohjaa tulisi laajentaa. Tietotarpeet voivat olla kaikille palvelukokonaisuuksille yhteisiä tai palvelukohtaisia. Lisäksi toimittaja auttaa tietojen käytettävyyden, yhtenäistämistarpeiden ja datan laadun selvittämisessä. Lopputuotoksena valmistuu vaiheistettu teknologia riippumaton suunnitelma tietopohjan laajentamiseksi ja datan laadun parantamiseksi. Työskentely edellyttää myös läsnä tapaamisia.
Vaiheen 2. tavoitteet ja toimeksiannon sisältö tarkentuvat vaiheen 1. lopputuotosten myötä.