Intensjonskunngjøring – HR- og økonomisystem

Assignment text

Anskaffelsen gjelder forlengelse av programvarevedlikehold (inkludert support) på lokalt driftet HR- og økonomilisenser fra Unit4. NHH inngikk i 2019 avtale med Unit4 om kjøp av lisenser for bl.a. HR- og lønnsadministrasjon. Dagens vedlikeholdsavtale går ut 31.12.2023 og NHH og har i den sammenheng behov for å inngå avtale på programvarevedlikehold og support for sikre videre drift av løsningen. Vedlikeholdet innebærer fortløpende å lage og distribuere feilrettelser og oppgraderinger for å holde programvaren i sikker og driftsmessig god tilstand. Lisensene som skal vedlikeholdes har vært i bruk over en lengre periode og ble anskaffet for å bli lokalt driftet på NHHs plattform. Løsningen som skal vedlikeholdes har som oppgave å ivareta NHHs behov for økonomistyring, herunder innkjøp, regnskapsrapportering, prosjektstyring og timeregistrering. I tillegg håndterer løsningen lønnskjøring, reiseregninger, fravær og andre HR-relaterte oppgaver. Unit4 AS er rettighetshaver til programvaren og har følgelig enerett til å fremstille eksemplar av programvaren, utvikle herunder feilfikser, support og oppgraderinger, mv. Unit4 AS er således enedistributør av programvare og vedlikeholdsavtaler/support/tilganger til løsningen, ved å ha enerett til å råde over programvaren med tilhørende vedlikeholdsytelser. Forskrift 12. august 2016 nr. 974 om offentlige anskaffelse (anskaffelsesforskriften – FOA) § 13-4, litra b, nummer 3 angir at oppdragsgiver kan gjennomføre en anskaffelse uten konkurranse dersom anskaffelsen gjelder ytelser som bare en bestemt leverandør kan levere fordi leverandøren har en enerett. Uni4 sin HR- og økonomiløsning er tilpasset og integrert i NHHs arkitektur. Det vil være svært krevende å skifte HR- og lønnsløsning, samt å tilpasse samtlige systemer som benytter funksjonaliteten i Unit4. Kostnadene ved utskifting, herunder kjøp av nye lisenser, inngåelse av ny vedlikeholdsavtale med annen leverandør, tilpasninger, test og opplæring vil overskride kontraktsummen for vedlikeholdsavtalen mange ganger. NHH er ikke kjent med at det finnes rimeligere alternativer, jf. FOA § 13-4, litra b, siste setning. Bestemmelsens angir at forannevnte hjemmel bare kan benyttes «når det ikke foreligger rimelige alternativer og den manglende konkurransen ikke skyldes at oppdragsgiveren har tilpasset anskaffelsesdokumentene til en bestemt leverandør». Vilkårene for inngåelse av ny vedlikeholdsavtale uten konkurranse anses oppfylt.