Närradioprogram för Halmstad kommuns seniora lyssnare

Short description

Närradioprogram för Halmstad kommuns seniora lyssnare

FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG

Bakgrund

Halmstads kommun, hemvårdsförvaltningen inbjuder Er att lämna anbud på direktupphandling av sändning av radioprogram för Halmstad kommuns seniora lyssnare.

Hemvårdsnämnden har, i syfte att motverka ensamhet bland äldre, beslutat att direktupphandla ett närradioprogram som kan erbjuda ett brett programinnehåll med både tal och musik och som riktar sig till seniora lyssnare i kommunen.

Anbudstid

Senaste datum för att inkomma med ett anbud är 2023-07-11.

Anbudets giltighet

Anbudet skall vara giltigt i två (2) månader.

Anbudets form

Anbudet skall vara på svenska. Anbud lämnas via Mercell direktupphandlingssystemet. Eventuella frågor ställs direkt i systemet under fliken "Frågor & Svar". Sidoanbud eller alternativa utföranden kommer inte att utvärderas.

Avbrytande av direktupphandling

Kommunen förbehåller sig rätten att avbryta direktupphandlingen om omständigheter inträffar som påverkar eller förändrar förutsättningarna för upphandlingens fullföljande samt om verksamhets-/organisationsförändringar sker som kan påverka behovet.

Kommunen förbehåller sig även rätten att avbryta direktupphandlingen om inkomna anbud är orimligt höga i relation till vad som avses direktupphandlas. Kommunen äger företrädesrätt att bedöma om sådant anbud är orimligt högt. Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare att underrättas om detta.

Upphandlande myndighet

Halmstads kommun (org.nr. 212000-1215). Den upphandlande myndigheten benämns "kommunen" i detta underlag.

ANBUDETS INNEHÅLL

Anbudet ska bland annat innehålla följande information vid anbudsinlämnande:

- Tre (3) olika förslag på programinnehåll för tre sändningar på 60 min, varav ca 80% är tal och resterande del är musik. I varje förslag ska anbudsgivaren ange olika teman för diskussion/fokusområden/inbjudna gäster/musikinslag.

- Namn på minst fem (5) organisationer och/eller verksamheter med senior representation som anbudsgivaren planerar att kontakta för att skapa samarbete och få inspel till kommande program.

- Beskrivning av reporters/journalisters meriter och erfarenhet som påvisar att ställda krav i förfrågningsunderlaget uppfylls.

- Referensuppdragsbeskrivning samt kontaktuppgifter (telefonnummer samt mejladress) till referenterna, två (2) st per reporter/journalist.

- Anbudsgivare ska bifoga underlag som påvisar minst två (2) års dokumenterad erfarenhet inom sändning av radio.

- Totalpris för avtalsperioden, där samtliga kostnader förenade med uppdraget ingår. 

Ersättning för upprättande av anbud

Kommunen medger inte ersättning för upprättande av anbud.

Upphandlingsförfarande

Upphandlingen genomförs som en direktupphandling enligt Lagen om offentlig upphandling SFS 2016:1145.

Sekretess

Inkomna anbud är som regel allmän handling. Anbudsgivare skall i anbudet ange om någon del i anbudet anses omfattas av sekretess. Anbudsgivaren skall i sådana fall tydligt motivera på vilka grunder specifik del anses omfattas av sekretess.

Observera att ett angivande av att delar av anbudet skall omfattas av sekretess i sig inte innebär att det kommer att omfattas av sekretess. Kommunen kommer att i varje enskilt fall och vid varje förfrågan göra en prövning av huruvida en specifik uppgift omfattas av sekretess.

Hela anbudet kan aldrig anses omfattas av sekretess utan enbart delar av det. I de fall som anbudsgivaren inte anger något kommer kommunen att tolka det som att anbudsgivaren inte anser att någon information i anbudet omfattas av sekretess.

Krav

För att kunna lämna anbud ska följande krav (utöver det som framkommer i övriga underlaget) uppfyllas av:

1. Anbudsgivare ska under avtalsperioden sända två (2) talbaserade program á 60 minuter per vecka utan avbrott.

2. Anbudsgivare ska ha tillstånd att sända närradio och följa gällande regelverk för sändningsformen.

3. Anbudsgivare ska kunna producera icke-kommersiell närradio av yrkesmässig kvalitet samt skapa program enligt branschstandard.

4. Anbudsgivare ska förfoga över adekvat inspelningsutrustning.

5. Anbudsgivare ska ha möjlighet att lägga ut alla program som podcasts samt inneha STIM-avtal för podcast-verksamhet.

6. Anbudsgivare ska ha god kännedom i sociala medier och erbjuda hemsida som kontinuerligt uppdateras.

7. Varje program ska innehålla minst 80% tal och resterande del musik.

8. Programmen ska i samtalston innehålla exempelvis inslag från inbjudna gäster, kåserier och historier från förr. Programmet ska även ge lyssnarna möjlighet att ringa in och önska eller berätta.

9. Musikinslagen ska vara passande och tidstypiska för målgruppen.

10. Programmen ska på ett lättsamt sätt förmedla nyheter, evenemang och aktiviteter som görs i Halmstads kommun och i Hemvårdsförvaltningens regi.

11. Utbudet ska variera mellan studio- och fältinslag.

12. Anbudsgivare ska samarbeta med organisationer som är representativa för Halmstads kommuns äldre befolkning. Programutbudet ska vara brett och spegla aktuella frågor. Politiska dialoger ska till exempel vara neutrala och hållas välbalanserade och politiskt oberoende.

13. Anbudsgivare ska under avtalstiden ha upparbetat ett nära samarbete med Alla Hjärtans Hus och den förebyggande verksamheten för inspel om programinnehåll, aktiviteter, etc.

14. Anbudsgivare ska under avtalstiden även upprätta kontakt med andra organisationer och verksamheter med senior representation.

15. Anbudsgivare ska tillhandahålla reportrar/journalister med lokalkännedom samt kunskaper kring tidstypisk musik i dess olika genrer.  

Minst två (2) referensuppdrag per reporter med kontaktuppgifter till referent (både telefonnummer och mejladress) ska bifogas. 

Referensuppdragen ska ha utförts på motsvarande sätt som efterfrågas i beskrivningen och vara högst tre (3) år gamla. Kommunen äger rätten att bedöma om referensuppdragen är likvärdiga eller inte.

Observera! Anbudsgivaren ansvarar för att referenterna är vidtalade och medvetna om att kommunen kommer kontakta dem vid utvärderingsfasen. Kommunen kommer kontakta referenterna muntligt och/eller skriftligt vid tre (3) tillfällen inom en fem dagars period. Skulle referent/erna inte svara under dessa tre försök blir referent/erna inaktuell/a i utvärderingen. Om referenterna ger låga poäng i sin bedömning, kommer anbudet att uteslutas vid utvärderingen. Kommunen äger företrädesrätt att bedöma vad som anses vara låga poäng.

Utvärdering

Bästa förhållandet mellan pris och kvalité

Vid prövning av anbuden kommer det anbud att antas som är det ekonomiskt mest fördelaktiga sett till viktningen pris (60%) och kvalité (40%). Anbudsgivaren med lägst jämförelsepris (anbudssumma inkl. ev. kvalitetsbristtillägg) kommer att antas.

Avtalsgruppen kommer göra en samlad bedömning utifrån bedömningskriterierna enligt en poängskala upp till 100 poäng. Kommentarer som avläggs skall knyta an till bedömningskriterierna. Inget utöver bedömningskriterierna får lov att utvärderas.

Bedömningskriterierna är 1) Förslag på programinnehåll och 2) Referenser.

Det totala mervärdespoäng som anbudsgivarna erhåller är ett medelvärde bestående av deras uppnådda poäng inom respektive bedömningskriterier. T.ex. Anbudsgivare 1 erhåller 60 poäng på kriterie 1 och 80 poäng på kriterie 2. Detta innebär att den totala uppnådda poängen blir 70 poäng [(60p + 80p)/2].

Se bilagorna för en detaljerad beskrivning av utvärderingsprocessen. Om två eller fler anbud hamnar på samma jämförelsepris kommer det anbud att antas som har högst uppnådda mervärdespoäng enligt utvärderingen.

Uppräkningstalet i denna direktupphandling är 1,111111, dvs. 40% kvalité.