Direktupphandling av utställningsmontrar till Halmstads slott

Short description

Halmstads kommun inbjuder er att lämna anbud på direktupphandlingen av utställningsmontrar till gemaket på Halmstads slott.

Bakgrund

Kulturförvaltningen hyr, från 1 mars 2023, lokaler på Halmstad slott i syfte att stärka stadens kulturhistoria. I dessa lokaler kommer tre föreningar att bedriva sina verksamheter: Gamla Halmstad, Halmstad idrottshistoriska förening och Halmstad hemslöjdsförening. Här finns bland annat ett större ”gemak” som kommer att öppnas upp publikt och användas dels som utställningslokal, dels för arrangemang såsom exempelvis föreläsningar och stickkvällar. Av den anledningen behöver inredningen vara så flexibel och stilren som möjligt. Eftersom Halmstad slott är ett byggnadsminne, byggt under 1600-talet, vill vi förvalta det väl.

1 juni 2023 planerar föreningarna i samarbete med Halmstads kommun att hålla jubileum då föreningen gamla Halmstad fyller 100 år. Kommunen vill då ha utställningsmontrar färdigställda i god tid före utställningens öppnande.

Beskrivning av tjänsten

Leverantören ska leverera tre stycken utställningsmontrar à 100 cm breda, 120 cm höga och max 30 centimeter djupa med två ställbara hyllplan (utöver botten). De skall vara stilrena och enhetligt designade, tillverkade i glas och vara låsbara. De ska stå på ben. Montrarna får lov att ha en lämplig ram så länge föremålen som ställs ut i dem kan beskådas från alla håll. Vill leverantören göra ett besök på plats för att mäta och se ljusförhållande finns den möjligheten enligt överenskommelse. 

Leverans:

Leverantören ska leverera och montera montrarna så att de är klara att nyttja 1 maj 2023. Leverantören städar undan och tar med sig eventuellt emballage.

Försenad leverans:

Vid Leveransförsening har beställaren rätt att begära vite. Om leverans inte kan ske enligt avtalad leveranstid ska leverantören, utan dröjsmål, skriftligen meddela beställaren detta. Vite utgår för varje påbörjad arbetsdag som förseningen varar. Vitet uppgår till 2 % av den del av Kontraktet som är försenad. Innebär förseningen att ingen del kan tas i bruk beräknas beloppet på hela kontraktssumman. Vitet är maximerat till 20 % av kontraktssumman. Vid uppnått maxvite har Beställaren rätt att häva avtalet. Vite förfaller till betalning en (1) månad efter den kalendermånad under vilken förseningen föreligger.

Besiktning:

Beställaren äger rätt att slutbesikta montrarna efter montering. Är inte leveransen i enlighet med uppställda krav, ska dessa åtgärdas inom 10 arbetsdagar annars äger beställaren rätt att häva avtalet.

Garanti:

Utställningsmontrarna och eventuella reservdelar ska omfattas av en garanti mot material-, fabrikations- och monteringsfel om minst tre (3) år räknat från den dag utrustning eller reservdelen i dess helhet har levererats och installerats/monterats. Garantin omfattar även arbetstid, resekostnader och eventuellt traktamente för leverantören. Har utrustning bytts ut löper ny garantitid från det att felfri vara levererats och installerats till beställaren. Har utrustning reparerats, eller del i utrustning bytts ut, löper ny garantitid för den reparerade eller utbytta delen. Garantin omfattar de angivna fel enligt ovan som framkommer under garantitiden. Garantin omfattar dock inte fel som beror på att varan har använts i strid med användningsinstruktionerna eller på något annat felaktigt sätt. Leverantören är skyldig att genast efter att ha blivit underrättad på egen bekostnad undanröja alla fel som framkommer under garantitiden eller att leverera en ny monter i stället för den defekta. Om leverantören inte uppfyller sina garantiförpliktelser inom en skälig tid efter att beställaren har reklamerat felet, har beställaren rätt att låta en tredje part göra nödvändiga reparationer och kräva de uppkomna kostnaderna från leverantören. Då ska beställaren i förväg underrätta leverantören om att varan kommer att repareras hos en tredje part.

Anbudets giltighet

Anbudet skall vara giltigt i tre månader.

Anbudets form

Anbud lämnas via det direktupphandlingssystem kommunen är ansluten till.

Eventuella frågor ställs direkt i systemet under fliken "Frågor & Svar".

Halmstad kommun önskar ett anbud per leverantör med specificerad kostnad. Sidoanbud eller alternativa utföranden kommer inte att utvärderas.

Upphandlande myndighet. Halmstads kommun (org.nr. 212000-1215). Den upphandlande myndigheten benämns "kommunen" i detta underlag.

Anbuden ska inkludera samtliga kostnader för arbetets utförande och färdigställande.

Upphandlingsförfarande

Upphandlingen genomförs som en direktupphandling enligt Lagen om offentlig upphandling SFS 2016:1145.

Sekretess

Inkomna anbud är som regel allmän handling.

Anbudsgivare skall i anbudet ange om någon del i anbudet anses omfattas av sekretess. Anbudsgivaren skall i sådana fall tydligt motivera på vilka grunder specifik del anses omfattas av sekretess.

Observera att ett angivande av att delar av anbudet skall omfattas av sekretess i sig inte innebär att det kommer att omfattas av sekretess. Kommunen kommer att i varje enskilt fall och vid varje förfrågan göra en prövning av huruvida en specifik uppgift omfattas av sekretess.

Hela anbudet kan aldrig anses omfattas av sekretess utan enbart delar av det. 

I de fall som anbudsgivaren inte anger något kommer kommunen att tolka det som att anbudsgivaren inte anser att någon information i anbudet omfattas av sekretess.

Krav på registreringar mm

Anbudsgivare ska vara registrerade för redovisning av mervärdesskatt och inneha F-skattebevis samt vara fri från skulder för skatter och andra sociala avgifter. I det fall anbudsgivaren avser att använda underleverantörer skall även dessa företag uppfylla ställda krav.

Anbudsgivare ska inneha och visa att de har dokumenterad kompetens och erfarenhet av projekt- och processledning. Detta ska framgå av anbudet som ska innehålla en kortfattad beskrivning av det anbudsgivande företaget.

Anbudsgivaren ska vara verksam inom efterfrågat område och ska med minst en referens, gärna flera, kunna styrka erfarenhet av genomförda uppdrag. Uppdragen ska motsvara den tjänst som beskrivs i detta underlag och ska ha utförts under de tre senaste åren.

Utvärdering

Bästa förhållandet mellan pris och kvalitet. Vid prövning av anbuden kommer det anbud att antas som är det ekonomiskt mest fördelaktiga sett till pris och kvalitet. Här bedöms sammantaget pris samt erfarenhet och specialistkunskaper inom området.

Meddelande om vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga sett till pris och kvalitet skickas ut till samtliga anbudsgivare.