Referat fra markedsdialog vedrørende kommende udbud af Visiteret Kørsel i Greve Kommune
Formål
Formålet med markedsdialogen, som blev afholdt medio august 2022, var at få input fra markedet til det kommende udbud og dermed sikre, at udbudsmaterialet får et indhold, en struktur og kvalitet, som gør det attraktivt for markedet at byde ind på.
Invitation
Invitationen blev udsendt 21. juni 2022 med forhåndsmeddelelse 2022/S 118-332963.
Følgende virksomheder ansøgte om deltagelse og blev efterfølgende inviteret:
DitoBus A/S
Frederikssund Handibusser A/S
Nobina A/S
4 x 35 A/S
Moove Group A/S
Strøby Turist ApS (afbud)
Dagsorden
- Velkommen og præsentation af deltagere
- Præsentation af det kommende udbud
- Kort præsentation fra virksomheden selv
- Drøftelser og afklaringer af udvalgte områder
Det kommende udbud
Der blev informeret om, at Greve Kommune planlægger at udbyde følgende områder af den visiterede kørsel:
- Almen skolekørsel (til/fra kommunens folkeskoler), herunder skolebuskørsel
- Kørsel til svømning (4. klasser)
- Kørsel til specialklasser
- Kørsel til dagbehandlingstilbud og specialskoler (udenfor kommunen)
- Kørsel til Bugtskolen (specialskole 0.-10. klasse) og STU (samme adresse)
- Kørsel af syge elever
- Kørsel af handicappede børn til dag- og klubtilbud mv.
- Kørsel af handicappede voksne til beskyttet beskæftigelses- og aktivitets- samværstilbud mv.
- Kørsel af pensionister til læge/speciallæger
- Kørsel til genoptræning
- Kørsel til daghjem og dagcentre
- Kørsel med prøver (urin, blod mv.)
Den foreløbige tidsplan for udbuddet blev præsenteret
Der blev orienteret om, at Greve Kommune sætter fokus på følgende udvalgte områder i det kommende udbud:
-At udbuddet opdeles i et antal delaftaler
-At aftalerne bliver robuste og med høj leveringsnøjagtighed
-At der vælges en prismodel som sikrer forudsigelighed/gennemsigtighed i priserne for de enkelte kørsler
-At faktureringsprocessen bliver pålidelig
-At kommunikationen af kørselsbehov er effektiv
-At der er en let tilgængelig kommunikation mellem brugere og leverandør
-At chauffører har de nødvendige kompetencer til at håndtere kommunens børn, ældre borgere samt borgere med specielle behov
-At faste chauffører kan bestilles, hvor der er behov for dette
Kort præsentation fra virksomheden selv
Hver leverandør havde hver max. 15 min. til en præsentation af deres virksomhed. Her blev der bl.a. informeret om virksomhedernes historie, struktur, ejerforhold og flåde af køretøjer.
Drøftelser og afklaringer
Greve Kommune ønsker en robust aftale med en høj leveringsnøjagtighed. Hvilke forslag har leverandøren til strukturen (delaftaler) i et nyt udbud med henblik på at imødekomme dette ønske?
Markedet havde forskellige forslag til at imødekomme dette. Bl.a. var et forslag at udbyde hele kørslen som én aftale for at sikre, at man derved havde den daglige dialog med én leverandør. Et andet forslag var at pulje delaftalerne, så man kunne beskæftige chaufførerne en hel dag, i stedet for kun fx morgen og eftermiddag. Et tredje forslag gik på at pulje delaftalerne efter speciale, fx hvor der var behov for særlige kompetencer fra chaufførernes side. Et fjerde forslag var at samle liftvogne i sin egen delaftale.
Det blev fra leverandørernes side både frarådet og anbefalet at give mulighed for kombinationsbud. Fordelen kan for nogle leverandører være, at de kan give en skarpere pris ved at byde ind på kombinationer af delaftaler, hvor andre leverandører som fx udelukkende kan/vil byde ind på ét kørselsområde, kan miste motivationen for at byde, pga. en forventning om, at de ikke kan tilbyde en konkurrencedygtig pris.
Greve Kommune ønsker en gennemskuelig prismodel, som sikrer forudsigelighed og gennemsigtighed i priserne for de enkelte kørsler. Hvilken prismodel kan leverandøren foreslå, forudsat at modellen også skal være økonomisk rentabel for kommunen?
Markedet havde flere forslag til forskellige prismodeller som var afhængig af leverandøren
- fast pris pr. km. for køretøjet (uafhængig af antal passagerer)
- pris pr. km. pr. borger
- fast timepris
- fast pris pr. borger
- fast pris for en kørsel
Greve Kommune har også ansvaret for kørsel af visse børn uden for kommunens grænser. Disse kørsler skal faktureres til de aktuelle kommuner, og ikke Greve Kommune. Da udenbys børn i visse tilfælde samkører med Greve-børn, blev der drøftet visse udfordringer ift. ovenstående prismodeller.
Hvordan vil leverandøren sikre tilstrækkeligt kørselsmateriel (herunder behov for liftvogne) – og hvor ser leverandøren de største udfordringer?
Der blev talt om de leveringsudfordringer, som transportbranchen generelt har. Forslag som at undlade at stille for skarpe krav til materiellets alder/bæredygtighed i kontraktens opstartsperiode, kunne give leverandørerne mulighed for at udnytte lidt ældre køretøjer indtil nye vogne var modtaget. Andre forslag som kom op var, at det var muligt at omregistrere køretøjer fra en pulje i Sverige at indlægge reservekøretøjer, når udbuddets omfang var kendt.
Hvilke behov eller ønsker har leverandøren til kommunens rapportering af dennes kørselsbehov (både langtidsplanlægning og dag til dag planlægning)?
Der blev drøftet flere muligheder. Fx var der i dele af markedet mulighed for, at kørselsbehov kunne indtastes i leverandørernes planlægningssystem, med mulighed for, at brugere fx kunne aflyse ture (på grund af sygdom mv.) via en APP. Andre dele af markedet lagde op til en kommunikation af kørselsbehov via mail, regneark mv.
Greve Kommune har i markedsdialogen gjort det tydeligt, at kørselsbehovet skal kunne kommunikeres på en effektiv måde, dette for at minimere mulighederne for fejl.
Hvilke muligheder tilbyder leverandøren ift. at bestille faste chauffører til kørsler med borgere, som har helt specielle behov (fx autisme, angst mv.), og hvilken effekt vil det have på prisen?
Der blev for markedet oplyst, at der ikke er problemer ift. at skaffe fast chauffører. Hos nogle leverandører var et krav om fast chauffør uden ekstra beregning, hos andre ville der blive tillagt et tillæg eller servicegebyr til prisen. Det blev fra en leverandør oplyst at faste typisk tillægges et tillæg på 15%.
Hvordan vil leverandøren sikre, at chaufførerne har de nødvendige kompetencer til at håndtere børn, ældre borgere eller borgere med specielle behov og handicaps?
Markedet sikrer generelt, at chaufførerne er uddannede med BAB1, BAB2 og i visse tilfælde BAB3. Nogle leverandører har egne udvidede kurser, hvor chauffører først får lov til at køre med sårbare borgere, når de har gennemført og bestået denne udvidede uddannelse. Flere leverandører anbefalede, at leverandørerne og deres chauffører blev inviteret til intromøde med de forskellige enheder for at lære brugerne at kende, og samtidigt få et indblik i de borgere (og deres behov), som de skulle køre med.
Der ønskes en aftale, hvor den daglige kommunikation mellem kommune, borgere og leverandør sker uden unødig ventetid. Hvordan vil leverandøren imødekomme dette ønske?
Markedet tilbyder bl.a. dedikerede telefonnumre, hvor opkald bliver prioriteret. Der blev også orienteret om mulighed for, at man kunne få oplyst telefonnummer på den enkelte chauffør, med henblik på at reducere ventetiden ved akutte henvendelser. En leverandør gjorde opmærksom på, at det er ordregiver, som i udbudsmaterialet, beskriver kravene til tilgængeligheden, og at tilbudsgiver herefter kan matche og prissætte dette.
Hvilke udfordringer ser leverandøren ift. at kunne leve op til Greve Kommunes krav om en robust aftale med høj leveringsnøjagtighed?
Markedet ser generelt et problem i, at Greve Kommunes serviceniveau stiller krav om, at borgerne maksimalt må sidde i køretøjerne i 30 min. (indenbys) og 60 min. udenbys. Dette stiller et stort krav til antallet af køretøjer, som leverandørerne skal stille til rådighed, hvorved der forudses risiko for manglende vogne med mulighed for forsinkelser og/eller aflysninger.
Markedet anbefaler en justering af serviceniveauet til et sted mellem 45 og 60 min. indenbys og 75 min. udenbys. Greve Kommune tager dette til efterretning, da markedet samtidigt har løftet problemstillingen som en ’cost driver’.
Hvilke initiativer til en mere ’grøn’ og bæredygtig transport har leverandøren allerede igangsat eller planlagt indenfor de næste 5 år?
Ift. liftvogne oplyste markedet, at der pt. ikke er større initiativer, udover anvendelse af miljødiesel. Markedet for liftbiler på EL er ikke modent endnu, hvorfor det ikke har været muligt at fremkomme med større initiativer.
Ift. større busser blev det oplyst, at EL-busser kan tilbydes, da en større del af busflåden allerede i dag er elektrificeret.
Ift. små vogne, går markedet generelt mod 100% emissionsfri kørsel indenfor en årrække. En af leverandørerne kunne oplyse, at dette allerede er planlagt fra 2025. En leverandør kunne oplyse, at ladeinfrastrukturen kunne blive et problem.
Greve Kommune oplyste, at der er oplevet udfordringer ift. fastgørelsen af selekapper/magnetveste i EL-køretøjer som bl.a. Tesla. Der vil i udbudsmaterialet blive taget højde for, at køretøjer kan håndtere dette udstyr.
Hvilke ’cost drivere’ skal Greve Kommune være opmærksomme på i forbindelse med et kommende udbud?
Det blev af markedet gjort klart, at jo mere specificeret udbudsmaterialet var, jo mindre risiko ville der være for at der blev indbygget risici i prissætningen. Det blev også oplyst, at datagrundlaget for kørselsbehovet skulle oplyse om specielle behov for solokørsler, faste chauffører, ’hånd til hånd afleveringer’, trappelifte mv. samt kørsler med kørestole mv.
Der blev i markedsdialogen opfordret til ikke at opstille specielle krav (udover lovpligtige og standardkrav) til køretøjerne, da dette ville kunne fordyre prissætningen væsentligt.
Kravet til vognparkens alder kan være en ’cost driver’.
Strukturen (opdelingen i delaftaler) af udbuddet kan have en afgørende faktor. Jo mere en leverandør kan byde ind på, jo skarpere pris må forventes.
Markedet pegede på det nuværende servicekrav med maksimalt 30/60 min. i køretøjet for henholdsvis inden- og udenbys kørsler som den væsentligste ’cost driver’.
Afslutning
Alle markedsdialogmøder afsluttedes med en tak for deltagelsen efter den planlagte 1,5 time.
Se opslaget her