Rammeavtale for levering av medisinsk forbruksmateriell til Hadelandskommunene og Gjøvikregionen

Ny avtale er inngått med Dahle Medical.

Dere finner alle avtaledokumentene, inkludert prislisten når dere klikker på linken til leverandøren over her.

Kjøp på rammeavtalen
Hvert oppdrag skal bestilles skriftlig i henhold til inngått avtale.
Med skriftlig menes også elektroniske bestillinger, for eksempel via eHandel.
Oppdragsgiver sine enheter bestiller i dag pr. telefaks, telefon, ehandel og epost. Noen kommuner benytter også lagerstyringssystem med bestillingsløsning. Leverandør må støtte de ulike bestillingsformene kommunene benytter seg av.

Oppdragsgiver har intensjon om at alle bestillinger skal foretas digitalt og via e-handel. Alle varer skal kunne kjøpes gjennom e-handel. Kommunene bruker i dag VISMA Enterprise programvare til e-handel. Leverandør må innenfor avtaleperioden være tilmeldt den offentlige ehandelsplattformen (Se www.anskaffelser.no og e-handel) eller tilsvarende aksesspunkt som leverandør eventuelt har avtale med.
Det skal tilbys kostnadsfri opplæring i leverandørens netthandel/ bestillingsløsning. Oppdragsgiver skal godkjenne hvilke produkter som skal synes i leverandørens netthandel/bestillingsløsning. Dersom et produkt erstattes av et annet, et produkt får nytt produktnummer, eller lignende, skal nytt produkt foreslås ved inntasting av gammelt produktnummer.
Oppdragivers foretrukne avropsmetode er Punchout. Enkelte enheter har i dag kontrakt med aScan og løsningen Aktiv Forsyning (elektronisk lagerstyring), og benytter i dag Aktiv Forsyning til bestilling og levering av varer, samt lagerstyring. Leverandørens bestillingsløsning må kunne integreres mot Aktiv Forsyning. Oppdragsgivers e-handelsløsning (Markedsplassen) og løsning for elektronisk lagerstyring (Aktiv forsyning) er ikke en del av denne anskaffelsen. Integrasjoner mot Markedsplassen eller Aktiv forsyning skal ikke medføre ekstra kostnader for kommunene.»
Hvis det i avtaleperioden blir behov for endrede løsninger på bestillingsverktøy skal oppdragsgiver tilpasse seg denne løsningen med de oppdateringer som gjelder

Bestillingsfrister
Kommunene skal primært kunne bestille én (1) gang per uke, med tilsvarende fast leveringsdag og frekvens pr. uke. Ved evt behov for flere bestillinger per uke kan dette avtales mellom brukersted og leverandøren.
Siste bestillingsfrist før leveringsdag er kl. 16.00.
I de tilfeller hvor det oppstår behov for bestilling av varer utover første bestilling innenfor bestillingsfristen, så defineres det som tilleggsbestilling. Tilleggsbestillinger skal leveres sammen med hovedbestilling.
Siste frist for tilleggsbestillinger for å få dem levert sammen med hovedbestilling er kl. 16.00 dagen før leveringsdag.
Ved behov for hastebestilling kan varer leveres samme dagen innen ½ til to timer.
Ordre mottatt før kl. 16 vil normalt være hos kunden innen kl. 12 dagen etter.
Det er ingen gebyr på hasteleveringer.
Ved ekstraordinært behov kan leverandøren levere varer etter stengetid kl. 17.00.

Restordre
Leverandør skal skriftlig opplyse, innen rimelig tid, om de ikke klarer å levere hele eller deler av leveransen til det aktuelle driftssted / brukersted i den enkelte kommune. Dersom leverandør ikke klarer å levere hele eller deler av leveransen, skal leveransen skje på en alternativ måte så raskt som mulig og med minst mulig ulempe for kommunen.
Ved restordre og/eller levering av erstatningsprodukter skal bestiller varsles og forslag om erstatningsprodukt oppgis i forkant av levering.
Eventuelt erstatningsprodukt skal godkjennes av bestiller før den kan leveres.
Dersom produktet skal stå i rest ønskes levering normalt ved neste ukeleveranse.

Ordrebekreftelse
Leverandøren skal sende en ordrebekreftelse innen 1 arbeidsdag til bestiller. Ordrebekreftelsen skal inneholde en bekreftelse av avropet, samt pris og antall og leveringstid.
Hvis leverandøren ikke har sendt en ordrebekreftelse innen 1 arbeidsdag etter at kommunene har tatt kontakt, står kommunen fritt til å kjøpe fra en annen leverandør.

Handleliste
Leverandør skal bistå med utarbeidelse av handleliste i eHandelsløsningen for eventuell fast leveranse, med tilhørende tidsfrist for avbestilling før levering.
Handlelistene må kunne gjøres globale, det vil si tilgjengelige for andre enn kun den som har opprettet den.

GLN
Flere av kommunene benytter GLN-lokasjonsnummer på sine virksomheter i tilknytning til handel over ehandelsplattformen.
Leverandør skal ta imot denne informasjonen og sørge for at alle varer blir levert i henhold til det som står på GLN nr.

eHandel
Flere av kommunene gjør avrop via eHandel.
Avrop skjer gjennom aksesspunktinfrastrukturen, som for eksempel Ehandelsplattformen eller aksesspunkt som oppdragsgiver har valgt. Transaksjoner skal gjennomføres i henhold til standardformatet EHF, se samhandlingsavtale, Vedlegg D.
Leverandøren forplikter seg til å tilgjengeliggjøre avtalt sortiment i henhold til denne rammeavtalen og til de krav og frister som er angitt i Vedlegg D (samhandlingsavtalen).
Leverandøren skal utarbeide og oppdatere spesifikk varekatalog og prisliste for Oppdragsgiver der kun de produkter som inngår i denne rammeavtalen skal fremkomme. Varekatalogen og prislisten skal utarbeides i elektronisk format og distribueres til Oppdragsgiveres kontaktperson.
Leverandøren skal ved prisendring og ved utskifting i avtalesortiment oversende oppdatert varekatalog i henhold til kravene i samhandlingsavtalen.
Varer som ikke er avtalt sortiment, kan tilbys via ekstern nettbutikk.

Elektronisk katalog
Elektronisk katalog på ehandelsplattformen skal tilfredsstille kvalitetskrav i samhandlingsavtalen(SHA).
En god punch-out løsning kan erstatte elektronisk katalog.
Både katalog og nettbutikk (punch-out) skal ha gode bilder av produktene.
Meldingsutveksling relatert til elektronisk katalog skal følge bestemmelser i «Avtale om elektronisk samhandling ved bruk av Ehandelsplattformen Ehandel.no(SHA)». Oppdatering av katalog via ehandelsplattformen vil kun bli akseptert dersom dette er avtalt i tråd med bestemmelsene ovenfor og det settes en grense på maks 2 oppdateringer per år.

Nettbutikk
Alle kommuner skal ha tilgang til leverandørens nettbutikk, med egne pålogginger.
Avtaleprodukter og miljøvennlige produkter skal synliggjøres på en tydelig måte overfor bestiller, slik at denne enkelt vet hvilke produkter som er foretrukket i rammeavtalen uavhengig av bestillingsmåte. Det skal være enkelt for bestiller å se at ønsket produkt er en del av tilbudt produktserie.
Ovennevnte krav skal i varetas i katalog til bruk på ehandelsplattformen, i leverandørens nettbutikk (punch out løsning). Faste bestillingslister eller andre bestillingsgrunnlag skal også ivareta dette kravet.

Manuelle bestillinger
Noen av kommunene har pr. i dag ikke eHandel, men vil kanskje begynne med det i løpet av avtaleperioden.
Bestillinger vil fra disse kommunene foregå via e-post, eller via leverandørens nettbutikk.

Krav til levering
Alle leveranser skal være fritt levert (DDP, Incoterms 2020) på avtalt leveringssted til alle oppdragsgivers enheter og eventuelt underavdelinger.
Ved vareknapphet skal leverandøren gi leveringer til kommunen høyeste prioritet. Etter nærmere avtale skal leverandør opprette nødvendig sikkerhetslager på aktuelle produkter. Dette skal skje uten kostnad for kommunen.

Leveringssted
Det kan være flere leveringssteder pr. adresse fordelt på flere etasjer.
Alle varer skal plasseres innendørs og på et avtalt eller anvist sted ved levering.
Det skal avtales med det enkelte driftssted i den enkelte kommune om hvilke ukedag(er) / tidspunkt den faste leveransen skal skje.
Levering av varer skal skje til kommunens ulike driftssteder / brukersteder. Leverings skal skje på normale arbeidsdager (mandag-fredag) innenfor tidsrommet kl. 09.00 – 14.00 mandag til torsdag og kl. 09.00 – kl. 12.00 på fredag, og etter nærmere avtale om hva som er det mest hensiktsmessige for det enkelte driftssted.
Ved ekstra bestillinger utenom de avtalte ukentlige leveringer skal fraktkostnader belastes Oppdragsgiver. Fraktkostnader skal i slike tilfeller fremgå av ordrebekreftelsen av avropet.
Leveransen skal ikke skje tidligere enn avtalt med mindre Oppdragsgiver gir tillatelse til det.
I tillegg til (hoved-)leveringsstedene angitt nedenfor kommer det et antall små leveringssteder som for eksempel legesentre, helsestasjoner, skole, barnehage etc. med en mer tilfeldig leveringshyppighet.

Miljø
I denne konkurransen har vi hatt stort fokus på miljø, og det er viktig at alle som bruker avtalen bidrar til å følge opp at leverandøren holder det de har lovt.

Dette kan gjøres f.eks. ved at de som tar imot varer tar et bilde av registreringsnr. til bilen som kommer med varer og sender bildet via sms til Arve Sandvoll eller til Mette Lerud Lundberg.

Har dere spørsmål til kontrakten, ta kontakt med fagpersonene til den enkelte kommune, eller direkte til

Gran, Lunner og Jevnaker - Mette Lerud Lundberg, 91651147, mette.lerud.lundberg@gran.kommune.no
Gjøvik, Østre- og Vestre Toten, Nordre- og Søndre Land, Arve Sandvoll, 917 17 696, arve.sandvoll@gjovik.kommune.no