Hankkeen tavoitteena on uusia Lahden kaupungin Kisapuiston toinen tekonurmi-kenttä. Kisapuistossa on kaksi tekonurmea, joista saneerattava kenttä toimii pääasiassa harjoitus ja harrastekäytössä. Kentällä on lämmitysjärjestelmä ja valaistus. Kentän lämmitysjärjestelmä, (valaistuksen uusimisesta ei ole vielä täyttä varmuutta) ja muut varusteet, on tarkoitus saneerata urakassa. Tekonurmi ja sen alusrakenne on tarkoitus uusia kokonaisuudessaan. Kentän lämmitysjärjestelmän teho on heikko, eikä kenttä lämpene kunnolla. Lämmitysjärjestelmän kunto pitää selvittää ja saneerata tarvittavilta osin. Kentällä oleva valaistus on vanha ja sen mahdollinen uusimisen toteutus tarkentuu myöhemmässä vaiheessa, sekä kentän aidat, on tarkoitus uusia.
Tarkempi kuvaus kohteesta on osallistumispyynnön liitteessä Urakkaohjelma.
Hankinta toteutetaan neuvottelumenettelynä.
Kenttä sijaitsee Lahden keskustan tuntumassa Kisapuistossa, jossa on runsaasti eri urheilumuotojen käyttäjiä. Alueelle on hyvät liikenne yhteydet niin julkisilla kuin autoillakin.
Tekonurmella on runsaasti käyttäjiä, käyttäjät koostuvat kouluista sekä harrastus seuroista. Päivisin kenttää käyttävät koulut, kouluilla käyttäjiä on noin 300 päivässä. iltaisin ja viikonloppuisin kenttä on varattu seuroille, iltakäytössä kentällä on noin 200 käyttäjää päivässä. Viikonloppuisin kentällä on harjoitus- ja pelikäyttöä. Turnauksissa kenttää käyttää 300–500 pelaajaa.
Kentän lämmitysjärjestelmä, (valaistuksen uusimisesta ei ole vielä täyttä varmuutta) ja muut varusteet, on tarkoitus saneerata urakassa. Kentän tekonurmi on huonossa kunnossa, eikä kentän lämmitysjärjestelmä toimi kunnolla. Tekonurmi ja sen alusrakenne on tarkoitus uusia kokonaisuudessaan. Kentän lämmitysjärjestelmän teho on heikko, eikä kenttä lämpene kunnolla. Lämmitysjärjestelmän kunto pitää selvittää ja saneerata tarvittavilta osin. Kentällä oleva valaistus on vanha ja sen mahdollinen uusimisen toteutus tarkentuu myöhemmässä vaiheessa, sekä kentän aidat, on tarkoitus uusia.
Tarkempi kuvaus kohteesta on osallistumispyynnön liitteessä Urakkaohjelma.
Kaikki kelpoisuusehdot (Osallistumispyynnön liite Tarjouslomake 1 kelpoisuusehdot sekä osallistumispyynnön soveltuvuusvaatimukset) täyttäneet tarjoajat kutsutaan neuvotteluihin.
Osallistumispyynnön liite Turvallisuusasiakirja tulee olemaan osa urakkasopimusta, turvallisuusasiakirja ei ole neuvottelujen kohteena.
Osallistumispyynnön liitteenä ovat luonnokset Urakkaohjelmasta ja urakkasopimuksesta, joita käytetään neuvottelujen pohjana ja niitä voidaan täsmentää ja muokata ennen lopullisen tarjouspyynnön julkaisua.
Tämä on osallistumispyyntö, jonka perusteella kaikki halukkaat voivat jättää osallistumishakemuksen hankintaan. Hankintamenettelynä käytetään neuvottelumenettelyä. Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä urakkahankinta. Neuvottelumenettelyllä käytetään koska urakassa halutaan kannustaa tarjoajia tuomaan esiin kustannustehokkaita ja innovatiivisia ratkaisuja kohteen toteuttamiseen. Hankinnan onnistumisen kannalta on tärkeää, että hankintayksikkö pystyy neuvottelemaan hankinnan lopullisista ehdoista ehdokkaiden kanssa. Hankintaan liittyvät asiakirjat ovat saatavilla suomenkielellä. Neuvotteluissa ja hankinnassa käytettävä kieli on suomi.
Ehdokas voi jättää vain yhden osallistumishakemuksen.
Osallistumishakemuksen tai tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta ehdokkaille tai tarjoajille korvausta. Osallistumishakemuksen jättäneistä kaikki vähimmäisvaatimukset (kelpoisuus- ja
soveltuvuusvaatimukset) täyttävät ehdokkaat kutsutaan mukaan neuvotteluvaiheeseen. Neuvotteluvaiheeseen hyväksymisestä tehdään erillinen päätös ja lähetetään neuvottelukutsu. Alustava ajankohta neuvotteluille on viikot 10-11 (8.3-21.3.2021.)
Osallistumisvaiheessa valittujen, soveltuvuusvaatimukset täyttävien tarjoajien kanssa neuvotellaan tarkemmin hankinnan kohteesta.
Hankintayksikkö neuvottelee erikseen kunkin neuvottelukumppanin kanssa. Hankintayksikkö ei paljasta neuvottelukumppanin esittämiä ratkaisuja eikä
luottamuksellisia tietoja. Neuvotteluja voidaan käydä suullisesti ja kirjallisesti tarvittaessa useita kierroksia.
Neuvottelujen tarkoituksena on laatia lopullinen tarjouspyyntö. Neuvottelut voivat koskea esim. seuraavia asiakokonaisuuksia:
- tarjousten vertailuperusteet
- hankinnan kohde
- urakassa huomioon otettavat energiansäästö- ja ympäristönäkökohdat
- innovatiiviset, uudet toimintatavat
- sopimusehdot- ja vastuut
- suunnittelun ja toteutuksen vaiheet, aikataulut ja järjestelyt
- raportointitapa
- tavoitteet ja mittarit
Neuvottelujen jälkeen julkaistaan lopullinen tarjouspyyntö, johon voivat jättää tarjouksensa neuvotteluihin osallistuneet tarjoajat.
Tavoitteena on, että sopimuskausi alkaa toukokuussa 2021.