Tämä on kutsu markkinavuoropuheluun koskien Finnveran asianhallintajärjestelmää. Markkinavuoropuhelu koostuu kirjallisesta vastaamisesta tämän tietopyynnön liitteenä oleviin kysymyksiin ja mahdollisesti myöhemmin toteutettavasta alustavan tarjouspyyntömateriaalin kommentoinnista. Kyseessä ei ole tarjouspyyntö, hankintailmoitus tai ennakkoilmoitus. Tämä ilmoitus ei käynnistä hankintaa. Tämän markkinavuoropuhelun tarkoitus on kartoittaa kiinnostuneita toimittajia, tunnistaa erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja ja saada tietoa suunnitteilla olevaan hankintaan liittyen. Finnvera pyytää kiinnostuneita toimittajia vastaamaan tämän ilmoituksen kohdassa II.2.4) Kuvaus hankinnasta oleviin kysymyksiin.
Kiinnostuneiden toimittajien tulee olla yhteydessä Finnveraan viimeistään 12.2.2021 lähettämällä vastaukset kysymyksiin pdf-tiedostona. Vastaukset sisältävä tiedosto ja mahdollinen muu materiaali tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen hankinnat@finnvera.fi otsikolla ”(yrityksen nimi) / Asianhallinta”. Tietopyyntöön vastanneilla toimittajilla on mahdollisesti myöhemmässä vaiheessa mahdollisuus kommentoida alustavaa tarjouspyyntömateriaalia.
Tietopyyntöön vastaaminen ei sido toimittajaa mahdollisesti toteutettavaan alustavan tarjouspyyntömateriaalin kommentointiin. Mikäli alustavan tarjouspyyntömateriaalin kommentointi toteutetaan, siitä ilmoitetaan myöhemmin erikseen tähän tietopyyntöön vastanneille toimittajille suoraan. Markkinavuoropuhelukutsuun vastaaminen tai vastaamattomuus ei vaikuta tarjoajan mahdollisuuksiin tarjota ratkaisuja ja palveluita Finnveralle missä tahansa hankinnassa. Finnvera ei suorita korvauksia tarjoajille markkinavuoropuheluun osallistumisesta. Markkinavuoropuhelu ei sido ketään osapuolta. Markkinavuoropuhelu ei velvoita Finnveraa suorittamaan hankintaa. Finnvera pidättää oikeuden itsellään päättää kaikista jatkotoimenpiteistä esimerkiksi koskien hankintaa, hankintatapaa, aikatauluja ja hankinnan sisältöä. Tehdessään päätöksiä jatkotoimenpiteistä Finnvera voi hyödyntää markkinavuoropuhelun aikana saamiaan tietoja. Suunnitteilla olevan asianhallintajärjestelmän kilpailutuksen tavoitteena on saada hankittua järjestelmä, joka kattaa asioiden sekä niihin liittyvien dokumenttien ja asiakirjojen sähköisen käsittely ja hallinnan niiden koko elinkaaren ajan, vastaanottamisesta tai tallennuksesta aina pitkäaikaisarkistointiin ja hävittämiseen asti. Tällä hetkellä suunnitteilla on, että järjestelmään sisältyisi ainakin seuraavat toiminnalliset osa-alueet: asianhallinta, sopimushallinta, kokoushallinta, dokumenttienhallinta, työnkulut, sähköinen arkisto ja tiedonohjaus sekä mahdollisesti optioina sähköinen allekirjoitus, sähköinen kokouspalvelu, dokumenttien automaattinen luokittelu, henkilörekisteri, laatujärjestelmä ja asianhallinnan sähköinen asiointi. Finnveraa koskee sen hoitaman julkisen hallintotehtävän osalta (rahoitus-, korvaus- ja perintäasiat, sekä niihin suoraan liittyvät muut asiat ja tehtävät) valtionhallinnon tiedonhallintaa koskeva lainsäädäntö. Finnverassa työskentelee noin 360 henkilöä.
Pyydämme kiinnostuneita toimittajia vastaamaan seuraaviin kysymyksiin: 1. Onko ohjelma toimitettavissa pilvipalveluna (SaaS)? Jos on, niin vastatkaa seuraaviin kysymyksiin: a. Tuetut pilvialustat? b. Kuvailkaa hinnoittelumalli (lisenssit, tukipalvelut, ylläpito, kehitys, alusta jne.) c. Miten jatkuvuuden suunnittelu on otettu huomioon? 2. Onko ohjelma toimitettavissa on-premise (konesaliasennus)? Jos on, niin vastatkaa seuraaviin Kysymyksiin: a. Tuetut käyttöjärjestelmät? b. Tarvittava konesalikapasiteetti ylempänä mainitulle käyttäjämäärälle c. Kuvaile hinnoittelumalli (lisenssit, tukipalvelut, ylläpito, kehitys, alusta jne.) d. Miten jatkuvuuden suunnittelu on otettu huomioon? 3. Onko ohjelmistokokonaisuus Sähke2-sertifioitu? Jos vain osin, niin mitkä osat on sertifioitu? 4. Mikä on tyypillinen hankintakokonaisuus? Mitkä osat kuuluvat perusjärjestelmään ja mitä lisäosia tarjoatte? 5. Kuvailkaa tyypilliset valmiit tuoteintegraatiot sekä tarjottu ohjelmointirajapinta (API) 6. Oletteko halukkaita kommentoimaan Finnveran järjestelmälle asettamia vaatimuksia tai muuta alustavaa tarjouspyyntömateriaalia?
Vastaukset sisältävän tiedoston ohella toimittaja voi liittää sähköpostiviestiin vapaamuotoisia kuvauksia omasta asianhallintajärjestelmästään ja siihen liittyvistä palveluistaan. Kiinnostuneiden toimittajien tulee olla yhteydessä Finnveraan viimeistään 12.2.2021 lähettämällä vastaukset kysymyksiin pdf-tiedostona. Vastaukset sisältävä tiedosto ja mahdollinen muu materiaali tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen hankinnat@finnvera.fi otsikolla ”(yrityksen nimi) / Asianhallinta”.