Tällä tarjouskilpailulla haetaan toteuttajaa, joka käsikirjoittaa, suunnittelee ja toteuttaa Business Finlandille näyttävän ja teknisesti edistyneen 3D-ratkaisun, jossa esitellään Suomea ja suomalaista elinkeinoelämää virtuaalimaailmassa. Tämän kilpailutuksen tuloksena Business Finlandilla on käytössä toimiva virtuaalimaailma, joka sellaisenaan antaa kävijälle elämyksellisen käyntikokemuksen ja positiivisen mielikuvan Suomesta ja suomalaisista yrityksistä virtuaalisin työkaluin.
Hankinnasta on 27.11.2020 julkaistu tietopyyntö: https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/public/procurement/43799/notice/58476/overview
Tällä tarjouskilpailulla haetaan toteuttajaa, joka käsikirjoittaa, suunnittelee ja toteuttaa Business Finlandille näyttävän ja teknisesti edistyneen 3D-ratkaisun, jossa esitellään Suomea ja suomalaista elinkeinoelämää virtuaalimaailmassa. Tämän kilpailutuksen tuloksena Business Finlandilla on käytössä toimiva virtuaalimaailma, joka sellaisenaan antaa kävijälle elämyksellisen käyntikokemuksen ja positiivisen mielikuvan Suomesta ja suomalaisista yrityksistä virtuaalisin työkaluin.
Nopeasti kehittyvä teknologia tarjoaa mahdollisuuksia, joita kaikkia emme Business Finlandissa vielä tunne, joten toteutamme kilpailutuksen nk. ”ranskalaisena urakkana” eli haemme parasta mahdollista toteutusta, joka on mahdollista saavuttaa 100.000 euron budjetilla. Tällä summalla tulee kattaa Virtual Finland Showroomin käsikirjoitus, suunnittelu ja toteutus sekä kahden vuoden ylläpito (ei sisällä webserverin tai pilvipalvelun kustannusta). Valitun toimittajan kanssa Business Finland sopii maksuaikataulun Virtual Finland Showroomin toteutuksen sekä kahden vuoden ylläpidon osalta. Mahdollisia jatkokehitystarpeita varten on hankinnalle varattu optiomahdollisuus, jonka arvo on 40 000 euroa.
Virtuaalimaailma perustuu modulaarisuuteen ja sitä voidaan laajentaa tämän ensimmäisen vaiheen valmistuttua uudella hankinnalla. Vierailijat muodostuvat suomalaisten toimijoiden sidosryhmistä ympäri maailman ja he tutustuvat virtuaalimaailmaan pääasiassa työssä käyttämällään tietokoneella, mahdollisesti myös tableteilla ja älypuhelimilla. Virtual Finland Showroomiin haetaan kävijöitä isoista kansainvälisistä tapahtumista (Dubai Expo, Tokion Olympialaiset, jne.), Business Finlandin tapahtumista maailmalla (delegaatiomatkat, webinaarit, jne.), Business Finlandin muista toiminnoista (ohjelmat, Visit Finland, Invest in Finland) ja Suomen ulkomaanlähetystöjen sidosryhmistä. Virtuaalimaailman sisällöt painottuvat visuaaliseen virtuaaliympäristöön esitellen Suomea (luonto, urbaanit ympäristöt, jne.) ja suomalaisia yrityksiä (teknisesti edistyneet innovaatiot, kiertotalousratkaisut, jne.) kokemuksellisessa kokonaisuudessa.
Tarjoajia kehoitamme tutustumaan tarjouspyynnön liitteisiin. Erityistä huomiota pyydämme kiinnittämään liitteisiin nro 1 ja nro 2. Liitteessä nro 1 kuvataan hankinnan kohde tarkemmin ja liitteeseen nro 2 on kerätty kaikki sekä tarjoajaa että tarjousta koskevat vaatimukset.
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan toimittaa: Englanti, Suomi
Business Finland soveltaa tähän kilpailutukseen itse luomaansa kaksivaiheista kilpalutusmenettelyä. Em. tarkoittaa sitä, että kilpailutuksen ensimmäisessä vaiheessa tarjouspyynnön mukaisista tarjouksista valitsemme 3-5 parasta tarjousta tarjousten esittely- ja neuvottelukierrokselle tarjouspyynnön Muut tiedot, Päätöksenteon peruseet -kohdassa mainittujen kriteerien perusteella.
Business Finland kokoaa asiantuntijoistaan arviointiraadin, joka kilpailutuksen toisen, tarjousten esittely- ja neuvotteluvaiheen jälkeen, valitsee kilpailutuksen voittajan. Toiseen vaiheeseen valituilla tarjoajilla on tilaisuus esitellä Business Finlandin raadille ratkaisuaan tiistaina 17.2.2021 tai keskiviikkona 18.2.202. Teams-palaveriin on varattu aikaa 50 minuuttia. Ko. tilaisuudessa raadin edustajat voivat tarvittaessa sparrata, kertoa näkemyksiään ja parannusehdotuksiaan ratkaisusta, minkä pohjalta tarjoaja voi halutessaan muokata ratkaisuehdotustaan/tarjoustaan. Täydentäviä keskusteluja/neuvotteluja on mahdollista käydä tarjoajien kanssa sähköpostitse tarjousten esittely- ja neuvottelutilaisuuden jälkeen.
Tarjousten esittely- ja neuvottelukierrokselle valitut tarjoajat toimittavat lopullisen tarjouksen neuvottelujen päättymisen jälkeen. Lopullisten tarjousten perusteella Business Finlandin raati valitsee kilpailutuksen voittajan tarjouspyynnön Muut tiedot, Päätöksenteon peruseet -kohdassa mainittujen kriteerien perusteella.
Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (1397/2016) sekä julkisista hankinnoista annettua direktiiviä 2014/24/EU
Hankinta suoritetaan kansallisena hankintana, käyttäen jäljempänä kuvattua omaa menettelyä.
MENETTELYN VAIHEET:
I Hankintamenettely enismmäinen vaihe toteutetaan seuraavasti:
1. Tarjousten avaus ja tarjoajien kelpoisuuden tarkastus
2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
3. Jos tajouksia on saapunut enemmän kuin kolme, verrataan tarjoukset Muut tiedot, Päätöksenteon perusteet kohdassa kuvattujen kriteerien perusteella. Näistä 3-5 tajoajaa valitaan tarjousten esittely- ja neuvotteluvaiheeseen. Tarjouksen jättäneille tarjoajille tiedotetaan, ketkä ovat mukana seuraavalla, tarjousten esittely- ja neuvottelukierroksella.
II Hankinnan toinen vaihe toteutetaan seuraavasti:
1. Toiseen vaiheeseen valitut toimittajat esittelevät ratkaisuehdotuksensa Business Finlandin valitsijaraadille ja ratkaisusta neuvotellaan tarvittaessa.
2. Tajousten esittely- ja neuvottelukierroksen jälkeen nevotteluja voidaan tarvittaessa jatkaa sähköpostiste. Ns. lisäneuvotteluja voidaan käydä ainoastaan sähköpostitse. Näin Business Finland varmistaa tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun. Koko neuvotteluvaihe on luottamuksellinen.
3. Business Finland ilmoittaa neuvotteluvaiheen päättymisestä ja mahdollisista neuvottelujen pohjalta tehdyistä tarkennuksista/muutoksista alkuperäiseen tarjouspyyntöön tarjoajille. Neuvottelujen päättymisen jälkeen esitettyihin kysymyksiin Business Finland ei vastaa.
4. Neuvotteluvaiheen päättymisilmoituksen yhteydessä Business Finland ilmoittaa lopullisten tajousten jättöajan.
III Kun Business Finland on saanut lopulliset tarjoukset, se
1. vertailee saamansa tarjoukset,
2. tekee hankintapäätöksen ja ilmoittaa siitä tarjouskilpailun osapuolille ja
3. tekee hankintasopimuksen tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan kanssa.
Business Finlandilla on kuitenkin oikeus perustellusta syystä olla hyväksymättä mitään tehdyistä tarjouksista.
Mikäli Business Finland ei voi tehdä sopimusta tarjouskilpailun voittaneen palveluntarjoajan/toimittajan kanssa, voi se tehdä sopimuksen tarjouskilpailussa seuraavaksi sijoittuneen ko. toimitukseen kykenevän tarjoajan kanssa.