Short description
Aarhus Kommune ønsker at anskaffe en digital platform til individuelle handleplaner til ord- og talblinde elever samt statusbeskrivelser til elever i specialklasser og på specialskoler. Aarhus Kommune er i øjeblikket i gang med at gennemføre en markedsafdækning, og i den forbindelse opfordrer Aarhus Kommune med nærværende forhåndsmeddelelse alle interesserede tilbudsgivere til at kontakte undertegnede, såfremt tilbudsgiver kan byde ind med en løsning, der lever op til Aarhus Kommunes beskrivelse nedenfor samt punkt II.2.4).
Fristen for at tilkendegive sin interesse i anskaffelsen er onsdag 3. februar 2021, kl. 10.00.
For en uddybende beskrivelse henvises til punkt II.2.4) nedenfor, hvoraf krav til løsningen også fremgår.
Det er forventningen, at løsningen kan tages i brug i løbet af efteråret 2021.
1) Formål med anskaffelse af den digitale platform:
Aarhus Kommune ønsker at anskaffe sig en digital platform, der skal håndtere:
a) Individuelle handleplaner der skal udarbejdes for alle ordblinde elever og elever i matematikvanskeligheder på kommunale skoler. Platformen skal sikre dels en ensartet systematik omkring eleven og dels lige deltagelsesmuligheder for alle ord- og talblinde elever i Aarhus Kommune.
- Det er et ønske til platformen, at handleplanen digitalt kan godkendes af skolens ledelse og forældre til de pågældende elever, samt at der kan indhentes digitalt samtykke ved fx skoleskift.
- Det forventes, at der skal udarbejdes 1 500 handleplaner årligt for ordblinde elever.
- Det forventes, at der skal udarbejdes 1 200 handleplaner om året for elever i matematik vanskeligheder.
b) Statusbeskrivelser for elever i specialklasse og på 2 af kommunens specialskoler. Alle elever, der modtager specialpædagogisk bistand, skal årligt have udarbejdet en statusbeskrivelse. Det er forventningen, at der som minimum skal bruges 3 forskellige udgaver af statusbeskrivelsen.
- Det er et ønske til platformen, at statusbeskrivelserne kan godkendes af skolens ledelse, forældre til de pågældende elever og distriktsskole* samt at der kan indhentes digitalt samtykke ved fx skoleskift.
- Det forventes, at der skal udarbejdes 1 000 statusbeskrivelser for elever i specialklasse.
- Det forventes, at der skal udarbejdes 400 statusbeskrivelser for elever på specialskole.
(*Distriktsskole er den skole, som har afgivet eleven til enten specialklasse eller specialskole. Distriktsskolen har stadigvæk ansvaret for, at eleven modtaget det rigtige tilbud, hvorved de skal godkende statusbeskrivelsen).
c) Registrering af magtanvendelser, enkeltmandsundervisning, specialundervisning og bortvisning (option) i form af en løbende kortlægning og mulighed for at følge udviklingen af sager inden for kategorierne magtanvendelse, enkeltmandsundervisning, specialundervisning og bortvisning.
Bemærk at optionen er bygget op om 2 elementer:
- Dataopsamling af magtanvendelser, enkeltmandsundervisning, specialundervisning og bortvisning via fastdefinerede metadata uden brug af CPR-relaterede data.
- Udfyldelse af selve magtanvendelser, enkeltmandsundervisning, specialundervisning og bortvisning via et prædefineret skema, hvor der vil være CPR-relateret data.
d) Individuelle handleplaner til andre målgrupper (option). Det er et ønske til løsningen, at den på sigt kan udbygges, så den også kan indeholde individuelle handleplaner til andre målgrupper.
2) Krav til løsningen:
- Løsningen skal primært være baseret på fritekstfelter, men der vil også være brug for felter, der skal udfyldes med prædefinerede lister, datoer, radio buttons mv.
- Tilgangen til den digitale platform skal ske via en to-faktor login.
- Adgang til og oprettelse af handleplaner og statusbeskrivelser skal være således, at det pædagogiske personale kun kan tilgå oplysninger ift. elever, hvor der er en tilknytning mellem personale og elev i Aarhus Kommunes Elevadministrationssystem (pt. Tabulex TEA).
- Skolens ledelse og administration skal have adgang til alle handleplaner og statusbeskrivelser på egen skole.
- Løsningen skal være webbaseret og skal kunne tilgås uden yderligere installation.
- Løsningen skal til enhver tid afspejle Aarhus Kommunes organisationsstruktur.
- Handleplaner og statusbeskrivelser inkl. vedhæftede filer skal kunne fastlåses og journaliseres i den digitale elevmappe i et PDF-format i et automatiseret workflow via en integration til kundens ESDH-system.
- Løsningen skal indeholde mulighed for, at handleplanerne efter færdiggørelse kan opbevares i løsningen i et PDF-format.
- Det er forventningen, at løsningen kan tages i brug i løbet af efteråret 2021.
Supplerende kan det oplyses, at det forventes, at løsningen i alt koster ca. 600 000-800 000 DKK over en 4-årig kontraktperiode.
Aarhus Kommune opfordrer med nærværende forhåndsmeddelelse alle interesserede tilbudsgivere til at kontakte undertegnede, såfremt tilbudsgiver kan tilbyde en digital platform, der opfylder kommunens krav til løsningen - en uddybende beskrivelse findes i forhåndsmeddelelsens punkt II.2.4).
Fristen for at tilkendegive sin interesse i anskaffelsen er onsdag 3. februar 2021, kl. 10.00.