Short description
Upphandlingen
Ulricehamns kommun org.nr: 212000-1579, (nedan kallad Beställaren) inbjuder intresserade Anbudsgivare att inkomma med anbud på Serviceavtal för desinfektorer och spoldesinfektorer; inköp av diskdesinfektorer och service, enligt detta upphandlingsdokument med bilagor.
Beställaren har vårdhygiensiska aspekter att tänka på vid inköp av diskdesinfektorer i kommunal vård och omsorg. Gods som ska rengöras är exempelvis instrument, saxar, pincetter rondskålar samt rörformad gods mm.
Omfattning:
Upphandlingen omfattar:
* service/reparationsarbeten ,kontroll på de diskdesinfektorer och spoldesinfektorer som finns i arbetslokaler som upphandlande myndighet förvaltar
* inköp av en diskdesinfektor, att leverera fabriksny diskdesinfektor till Beställaren samt utföra tillhörande tjänster i det fall en befintlig desinfektor behöver ersättas eller kompletteras.
Det övergripande målet för Ulricehamns kommun är att befintliga maskiner ska hållas i brukbart skick så länge det är ekonomiskt hållbart.
Denna upphandling syftar till att säkerställa att Beställaren får fackmannamässig service, felsökning och reparationer utförda på de desinfektorutrustningen som finns i Beställarens arbetslokaler.
Avgränsningar:
Reparationer på maskiner som finns hos Beställaren vid ramavtalets startdag, och som då omfattas av säljgaranti, omfattas inledningsvis inte i Anbudsgivarens uppdrag utan övergår successivt i uppdraget allt eftersom garantiåtaganden upphör.
Avtalstid:
Avtalet gäller i två (2) år.
Beställaren har möjlighet att förlänga avtalet med oförändrade villkor, upp till 2 perioder á ett (1) år.
Att avtalet upphört att gälla påverkar inte giltigheten av avrop som gjorts under avtalets giltighetstid. Avrop kan emellertid inte göras efter det att avtalets avtalsperiod har upphört. Detta hindrar dock inte att utförande kan ske vid en senare tidpunkt, under förutsättning att avrop gjorts inom avtalets giltighetstid.
Avtal kommer att tecknas med en (1) leverantör.
Krav på Anbudsgivaren:
Anbudsgivaren ska ha teknisk- och yrkesmässig kapacitet för att klara uppdraget.
Anbudsgivaren ska kortfattat beskriva sin verksamhet innehållande nedanstående uppgifter:
- beskrivning av verksamheten
- kompetens
- nyckelpersoner- Servicetekniker
- namnge de varumärken ni är auktoriserad servicepartner för
Servicetekniker:
Tjänsterna får endast utföras av personal som är väl förtrogna med produktens konstruktion, användning och skötsel samt har kunskap om vilka krav, lagar och förordningar som gäller för produkten.
Teknikern ska vara auktoriserad att utföra service på samtliga maskiner som avtalet omfattar.
Anbudsgivaren ansvarar för att servicetekniker har den adekvata kompetensen för uppdraget samt ges erforderlig fortbildning. Detta inkluderar att se till att serviceteknikern har fortlöpande tillgång till och är uppdaterade kring servicemeddelanden o dylikt som ges ut av leverantörer/tillverkare av de produkter som omfattas av kommande avtal.
Serviceteknikern ska hålla Beställaren informerad om hur arbetet fortgår och rapportera när det är klart.
Serviceteknikern ska ha relevant utbildning för uppdraget och minst tre (3) års erfarenhet av att utföra likvärdiga tjänster som denna upphandling omfattar.
Anbudsgivaren ska i sitt anbud offerera namngiven/na servicetekniker som ska utföra servicearbeten hos Beställaren under ramavtalsperioden.
Referenser:
Offererad servicetekniker ska ha erfarenhet av området som upphandlingen avser och visa detta genom att ange referensuppdrag där uppdraget har varit liknande de krav som ställs i denna upphandling. Erfarenheten ska styrkas genom att för serviceteknikern ska ange ett (1) referensuppdrag.
Referensen ska avse pågående eller slutförda uppdrag.
Referensuppdraget ska vara ett av följande alternativ;
- ett längre uppdrag som serviceteknikern har utfört hos kunden eller
- flera kortare arbetsinsatser som serviceteknikern har utfört inom en sammanhängande period om sex (6) månader t ex ett flertal korta reparationsarbeten.
Referensuppdraget ska inte vara äldre än tre (3) år. Tidsperioden räknas bakåt från denna upphandlings sista anbudsdag.
Referensen anges i bilaga 1 under fliken referenser.
Uppge nedan uppgifter för varje referens:
- Referensens arbetsgivare, kontaktuppgifter. Kontaktpersonen ska ha kunskap om hur arbetet bedrivits och beskriva hur uppdraget har genomförts.
- En kort beskrivning av uppdraget och dess omfattning.
- Tidpunkten för referensuppdragets genomförande.
Beställaren kommer vid behov kontakta referenserna för att kontrollera uppgifterna
Krav på tjänsten:
Anbudsgivaren ska på uppdrag av Beställaren kunna leverera avtalade produkter, reparera, installera/montera och utföra service samt ansvara för att det beställda uppdraget utförs fackmannamässigt.
Beställaren beslutar när en befintlig vara ska ersättas med ny i samråd med Anbudsgivaren.
Anbudsgivaren ska ha den bemanning, fordon och utrustning som krävs för att genomföra uppdraget som omfattas av detta avtal under hela avtalsperioden.
Tjänsten ska utföras i enlighet med gällande skydds- och säkerhetsföreskrifter. Anbudsgivaren svarar för att tekniker som utför tjänsten ges information och utbildning i skydd och säkerhet.
Antagen Anbudsgivare ansvarar för att installation-, funktions- och processkontroll sker enligt standard SS-EN ISO 15883–5.
Under avtalstiden kan nya objekt tillkomma, eller befintliga komma att tas ur drift. Tillkommande objekt ska omfattas av avtalet med samma löptid och kommersiella villkor samt prissättas utifrån samma beräkningsgrund.
Utbildning till personal vid nyinstallation och vid behov under avtalsperioden ska ingå.
Anbudsgivaren ska tillhandahålla installation/montering för avropade produkter samt tillhandahålla förebyggande service/underhåll samt skade- och felavhjälpande service/underhåll vid behov.
Service, installation/montering:
Beställaren ska kunna avropa service för de maskiner som inte omfattas av garanti.
Anbudsgivaren ska tillhandahålla kostnadsfri kundtjänst/support till beställare för frågor, support och rådgivning avseende offererade produkter och tjänster.
Anbudsgivaren ska vara tillgänglig för felanmälan och hantera beställningar med personlig mottagning (ej telefonsvarare) måndag till fredag mellan klockan 08.00 – 16.00, helgfria vardagar.
Felanmälan ska kunna göras via:
- Telefon
- Mail
På Beställarens befintliga diskdesinfektorer ska årligt förebyggande serviceunderhåll utföras där maskinernas funktioner kontrolleras. Förebyggande serviceunderhåll ska ske på respektive utrustning enligt tillverkarens rekommendationer en (1) gång/år.
Servicen på samtliga objekt ska utföras i överensstämmelse med gällande lagar, föreskrifter, rekommendationer och normer. Förändring av lagar, föreskrifter, rekommendationer och normer som sker under avtalsperioden ska gälla.
En reparation ska omfatta felsökning, reparation, utbyte och tillhandahållande av reservdelar samt funktionskontroll efter åtgärd.
De reservdelar som används ska vara originalreservdelar, såvida parterna inte har överenskommit annat vid avropstillfället.
Vid servicebesök hos Beställaren:
Om det i samband med servicebesök framgår att något behöver repareras, ska detta utföras direkt på plats om möjligt, efter Beställarens godkännande.
För reparationer där totalsumma (reparation och reservdelar) per utrustning som överstiger sek 2000 ska antagen Anbudsgivaren på plats hos Beställaren inhämta tillstånd innan reparationen utföres.
Avvikelser eller brister antecknade i loggbok samt personalens uppdatering om handhavandet gås igenom med Beställarens personal.
Om den dagliga skötsel/hanteringen av maskinen är felaktig ska Beställaren informeras om hur maskinen ska skötas.
Anbudsgivaren ska vid besöket ha med sig erforderlig utrustning och mest frekventa slit delar för att klara uppdraget.
Vid årliga serviceunderhållet ska minst dessa moment ingå:
Kontroll av: slangar, ventiler, spolarmar, filter, pumpar, larm, lucka, dosering av processkemikalier och temperaturkontroll.
Justering
Rengöring
Smörjning
Temperaturmätning (temperaturkurva ska bifogas loggboken)
Avkalkning
Kontroll och ev. justering av doseringsutrustning
Göra en statusbedömning på resp. utrustning (se bilaga 1).
Upprepad processkontroll:
I samband med årlig serviceunderhåll ska även en upprepad processkontroll utföras för att se om godset blir rent vid diskning.
Den upprepade processkontrollens rengöringsförmåga ska prövas för diskdesinfektorer och spoldesinfektorer enligt vald provningsmetod, exempelvis ATP-mätning på vattnet i maskinen, och med en av de kemiska mätmetoderna för kvarvarande proteinrester.
- temperaturkontroll utförs på minst tre mätpunkter på godset, beroende på referenslastens/referenslasternas sammansättning samt en mätpunkt vid styrande givare och diagonaler på insats. Temperaturen bör under försköljningsfasen inte överstiga 30–35 grader och ska på godset inte överstiga 45 grader under första försköljningen.
- temperatur och tid under diskfasen anpassas till Beställarens valda diskmedel.
- desinfektionstemperatur för diskdesinfektorn ska vara minst 90 grader på godset under minst en minut.
- rengöringsförmågan kontrolleras på naturligt förorenad referenslast eller referenslast med kommersiell ”smuts”. Godset skall vara torrt och synligt rent. Rengöring verifieras med proteinrestmängdtest.
Dokumentation:
Anbudsgivaren ska utan extra kostnad föra dokumentation över genomförda åtgärder för de desinfektorer som omfattas av avtalet.
Vid utförande av tjänsten ska Anbudsgivaren föra loggbok över sina iakttagelser och åtgärder. Loggboken som alltid ska vara placerad vid diskdesinfektorn tillhör den enskilda maskinen och får således aldrig medtas.
Efter utfört underhåll ska desinfektorn märkas med uppgift om när tjänsten är utförd.
En fullständig temperaturkurva ska bifogas till loggboken.
Dessa uppgifter ska även kunna redovisas kontinuerligt för Beställaren, på anmodan. Redovisning ska lämnas in via en editerbar format, exempelvis Word eller Excel.
Av dokumentation ska följande framgå:
- datum
- adress
- maskintyp
- vilka kontrollpunkter som avsynats och vad som bör åtgärdas för att undvika driftstopp.
- namn på serviceteknikern
- material / summa /antal
- arbeten / summa / tid
- rapport eller liknande, som beskriver felstatistik på maskin
Anbudsgivaren ska begära signering av Beställarens representant på plats efter utfört arbete.
Beställningsrutiner:
Service skall ske sammanhängande, en tidsplan upprättas i samråd mellan parterna. Utförandet av servicen skall anpassas till boendenas verksamhet.
- Föranmälan om när besiktning utförs skall göras till Beställaren.
- Beställningar skall kunna göras via e-post eller telefon.
- Anbudsgivaren ska i anbudet ange kontaktuppgifter för beställning.
Inköp av 1 st diskdesinfektorer
Nedanstående krav ska uppfyllas och ingå i offererad desinfektor.
Utrustningen ska rengöra, desinficera och torka normalt förekommande instrument, förvaringsenheter och gods i för svenska vårdinrättningar inom kommunal verksamhet och ska uppfylla standard SS-EN ISO 15883:2009 eller likvärdigt.
Med normalt förekommande gods menas saxar, pincetter, peanger, rör formade instrument med mera. Diskdesinfektorn ska kunna rengöra och desinfektera flergångsartiklar i hårt material som tål den höga värmen och inte rostar, till exempel rostfritt stål-, aluminium, plast och glasgods.
Krav
In och utlastning ska ske från samma sida (ej genomräckningsmodell).
In och utlastningsluckan ska ej, utan särskild åtgärd, vara möjlig att öppna under pågående process. Maskinen ska ha ett nödstopp och personal ska ha möjlighet till nödöppning av luckan.
Luckan ska vara värmesäker och inte släppa ut ånga vid öppning av lucka så att personal kan bränna sig.
Diskdesinfektorn ska inte levereras tillsammans med kemisktekniska produkter. Med kemisktekniska produkter menas diskmedel, desinfektionsmedel och sköljmedel. Beställarenkan komma att efterfråga rekommendationer från Anbudsgivaren gällande kemisktekniska produkter.
Diskdesinfektorn ska inte vara beroende av speciella kemisktekniska produkter. Ska kunna användas med vanligt förekommande kemisktekniska produkter på marknaden.
Diskdesinfektorn ska larma om kemisk-tekniska produkter saknas.
Utrustningen ska ha automatisk dosering av kemisktekniska produkter för flytande medel, medel i pulverform utifrån valt program.
Rengörings- och desinfektionsprocessen ska avslutas med en desinfektionsfas.
Automatiskt torkläge.
Tydliga användarinstruktioner ska finnas på, eller i anslutning till diskdesinfektorn.
Ytor in‐ och utvändigt ska vara lätta att rengöra och tåla rengöring med rengöringsmedel och vatten, desinfektion med alkoholbaserat ytdesinfektionsmedel med tensider samt desinfektion med oxiderande desinfektions‐ och rengöringsmedel.
Funktion för genomspolning av rörformiga instrument, tex inhalationsutrustning, duschmunstycken.
Det ska medfölja olika modeller av hållare och insatskorgar till maskinen för att möjlig göra rengöring av nämnda instrumenten i detta upphandlingsunderlag.
Utrustningen ska vara av rostfritt stål. Diskdesinfektorn ska vara av sådant material att rostangrepp inte sker.
Diskdesinfektorn ska ha manuella och automatiska rengöringsprogram/processer.
I det automatiska rengöringsprogrammet ska minst dessa faser ingå:
Sköljfas 30-35 ºC
Diskfas med diskmedel 60-65 ºC
Sköljfas med sköljmedel
Desinfektionsfas >90 ºC, cirka 1 minut
Torkfas
Programtid 45 - 55 minuter.
Antal diskdesinfektor som beställaren har behov av anges i bilaga 1.
På grund av Beställarens utrymmen i lokalen har Beställaren behov av en diskdesinfektor som ska kunna placeras ovanpå en befintlig disk- eller arbetsbänk och få plats under tex överskåp.
Diskdesinfektorns mått:
Bredd max 60 cm.
Höjd 50 cm. En avvikelse på + 10 cm accepteras
Djup 60 cm. En avvikelse på +/- 10 cm accepteras
Ska kunna kompletteras med låsbart sockelskåp för placering av disk‐ och sköljmedel.
Utrustningen ska vara tydligt märkt med:
- tillverkarens namn eller varumärke
- tillverkningsnummer
- tillverkningsår
- CE-märkning
- spänning och strömstyrkan.
Option
Beställaren vill ha möjlighet att avropa ytterligare tre (3) st diskdesinfektorer under ramavtalstiden med samma krav enligt kraven ovan.
Pris för optioner är ej föremål för utvärdering.
Installation:
Utkörning inklusive installation ska ingå i uppdraget.
Offererad behörig servicetekniker ska installera nyinköpt vara direkt efter den har levererats till
Beställarens leveransadress, såvida Beställaren inte har meddelat Anbudsgivaren annat vid avropstillfället.
Anbudsgivaren ansvarar för att installationen sker på fackmannamässigt sätt och att installerad vara fungerar fullt ut i Beställarens miljö. Varan övergår i Beställarens ägo först efter genomförd installation och godkänd funktionskontroll.
Med godkänd installation avses att produkten körs ut och placerats på avsedd plats inom
verksamheten, att samtliga delar och komponenter finns monterade och att såväl enskilda delar som
utrustningen i dess helhet fungerar som avsett.
Vid köp av desinfektor ska frakt, installation, arbetskostnad, utbildning för utrustningen, driftsättning och återtagande av emballage ingå samt förebyggande underhåll under garantitiden.
All tekniska dokumentationen skall medfölja levererad utrustning på svenska samt vara fri från utskriftsskydd.
Komplett svensk bruksanvisning innehållande anvisningar om användning, kontrollrutiner och rengöringsmetoder ska medfölja levererad utrustning
Anbudsgivaren ska bifoga en teknisk beskrivning och specifikation på offererade produkter. Av specifikationen ska utseende, funktion och tekniska egenskaper framgå, det ska även framgå miljöklassning, energiåtgång och vattenåtgång. Det ska framgå av specifikationen att produkten uppfyller SSEN ISO 15883 3:2009 i samband med SS‐EN ISO 15883‐1:2009.
Bruksanvisning för produkten ska i elektronisk form (PDF) ingå i anbudet.
Svensk kortfattad bruksanvisning ska finnas monterad på eller finnas tillgänglig vid utrustningen.
Kostnaden för installation/montering och bortforsling ska ingå i de offererade produkterna.
Utbildning
Utbildning av personal ska ske i samband med leverans, installation samt vid behov under hela avtalsperioden. Beställaren tillsammans med antagen Anbudsgivaren ska i samråd besluta om när leverans, installation och utbildning ska ske. Vid inköp av spol- och diskdesinfektorer ska utbildning ingå till personalen i handhavande av maskinerna. Utbildningen innefattar funktioner, kontroller, placering av gods samt hur godset skall hanteras före och efter rengörings- och desinfektionsprocessen.
Efter utbildningen ska Beställarens personal självständigt kunna utföra:
- enkla kontroller och tester på maskinen
- felsöka och kvittera larm
- tolka värden och veta vad som ska åtgärdas.
Leveranstid:
Leveranstid av desinfektor inkl installation, m.m. ska ske inom 6 veckor från erhållen beställning, om inte annat överenskommits vid beställningen.
Arbetstid
Servicen ska utföres måndag-fredag mellan kl 08:00- 16:00. Tidplan görs upp mellan Beställaren och antagen Anbudsgivare.
Telefonsupport ska ingå utan extra kostnad under kontorstid 08.00-16.00.
Språk
All kommunikation mellan Beställaren och Anbudsgivarens personal kommer att ske på svenska i både tal och skrift.
Identifikation
Personal som utför tjänsten ska bära synligt ID-kort eller annan identitetshandling.
Vara enhetligt klädd med tydlig företagsmärkning.
Inställelsetid
Serviceteknikers inställelsetid för att påbörja arbetet hos Beställaren ska vara en (1) arbetsdag från beställning. Åtgärd ska, i normalfallet, slutföras inom 48 timmar från erhållen beställning, om inte annat överenskommits vid beställningen.
Validering
Vid nyinstallation ska tre valideringstester utföras av leverantören innan maskinen kan tas i bruk.
Valideringstester:
-installationskontroll (IQ)
-funktionskontroll (OQ)
-processkontroll (PQ)
Om maskinen flyttas eller att den genomgått en omfattande reparation ska nya tester utföras.
Installationen ska utföras på ett fackmannamässigt sätt, i enlighet med samtliga regulatoriska krav som ställs på utrustningen och god branschpraxis.
Felanmälan
Avhjälpande underhåll vid felanmälan ska ingå. Anbudsgivaren ska i anbudet (i bilaga 1, under fliken felanmälan) redovisa:
1. Hur och till vem görs felanmälan?
2. Hur sker återrapportering till Beställaren vid avhjälpt fel?
Anbudsgivaren ska i bilaga 1 ange timpris för avhjälpande underhåll
Reservdelar
Anbudsgivaren ska garantera att tillgång till minst utbytesreservdelar finns under avtalsperioden samt under tre (3) år efter avtalstidens slut. Reservdelar ska vara original från produktleverantören.
Anbudsgivaren ska vid utförandet av tjänsten endast använda delar av originalfabrikat.
Respektive fabrikants råd och anvisningar ska följas.
CE-märkning
Alla produkter som omfattas av direktiven för CE-märkning ska vid leverans uppfylla kraven för CEmärkning.
CE-märket betyder att tillverkaren eller importören intygar att produkten uppfyller EU:s
grundläggande hälso-, miljö- och säkerhetskrav. På förfrågan av Beställaren ska Anbudsgivaren redovisa
dokumentation som bevis på uppfyllelse av krav.
Rengöring
Anbudsgivaren ska efter utfört arbete städa de utrymmen som varit föremål för arbete.
Material och reservdelskostnader
Beställaren ersätter material- och reservdelskostnader enligt självkostnadsprincip med ett procentuellt pålägg på åtta (8) procent, procentsatsen är fast under avtalsperioden. Öppen redovisning ska ske.
Beställaren har rätt att få information om kostnaden för material innan beställning. Beställaren kan därefter anvisa att annan avtalad leverantörs varor används.
Anbudsgivaren ska vid fakturering bifoga en kopia av Anbudsgivarens inkommande faktura där kostnaden för det aktuella materialet kan styrkas.
Material ska redovisas med utförlig specifikation. Följande ska redovisas:
Rabattsats
Bruttopris och nettopris
RSK-nummer.
Garantitid
På reparationer ska 12 månaders garantitid gälla. Garantitiden börjar löpa från den dag uppdraget godkändes av Beställarens representant på plats.
Pris
Samtliga priser ska anges i SEK, exklusive mervärdesskatt och ska inkludera samtliga kostnader förenade med uppdraget, bland annat eventuella kostnader för emballage, pall, försäkring, tull, miljöavgifter och leveransavgifter till exempel frakt och transport. Även Anbudsgivarens samtliga kringkostnader ska ingå i timpriset, t.ex. kostnader för fordon, parkeringsavgifter, resekostnader till/från aktuell Beställarens angivna adress, verktyg för arbetet, administration, försäkringar, löner, semestertillägg, påslag för sociala avgifter, påslag för ev. underleverantör m.m.
Anbudsgivarens offererade priser i upphandlingen och som utgjort grund för tilldelningen av detta avtal ingår alltid tid för all administration som avrop och uppdrag föranleder samt för alla andra åtaganden och villkor som åligger Anbudsgivaren enligt detta avtal.
Priser ska lämnas i bilaga 1 som är bifogad till upphandlingsdokumentet.
Lämnas en eller flera positioner tomma kommer anbudet att förkastas.
Priserna som lämnas ska gälla som avtalat pris, oavsett volym.
Restids-, rese- och traktamentskostnader ersätts ej.
Startavgifter och liknande accepteras inte.
Inga ytterligare kostnader får tillkomma.
OBS! Angivna mängder är uppskattade, är ej bindande och används vid utvärderingen.
Anbudsprövning:
Samtliga obligatoriska krav ska vara uppfyllda. Om ett obligatoriskt krav inte uppfylls, måste anbudet förkastas.
Kontraktet tilldelas den Anbudsgivare som har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet enligt grunden pris.
Anbudspriset räknas fram på följande sätt:
Totalsumma för årlig serviceunderhåll + (serviceteknikerns timpris * 25 timmar) + pris för diskdesinfektorer.
Anbudets form:
Anbud ska lämnas via direktupphandlingsmodulen. Frågor och svar hanteras via direktupphandlingsmodulen.
Sekretess:
Om anbudsgivaren anser att delar av anbudet bör sekretessbeläggas ankommer det på anbudsgivaren att ange vilka anbudsuppgifter det gäller samt grund för att sekretessbelägga uppgifterna.