Jyväskylän kaupunki on hankkimassa Efecten käyttövaltuushallinnan ratkaisun tueksi IAM-Master-toteutusta, jonka tarkoituksena on kerätä esim. HR-järjestelmästä tietoa ja toteutettavan logiikan avulla antaa rikastettua tietoa eteenpäin sitä tarvitseville järjestelmille (esim. Efecten käyttövaltuushallinnan ratkaisu, AD, muut ulkoiset järjestelmät). IAM-Masterin päättelemä/rikastettu tieto voi olla esim. Active Directory -käyttäjätunnus, sähköpostiosoite sekä tulevaisuudessa mahdollisesti erilaisia käyttäjäprofiileja, joiden avulla Efecten käyttövaltuushallinnan ratkaisu voi lähettää käyttöoikeuspyyntöjä ulkoisille järjestelmille.
Hankinnan tavoitteena on suunnitella ja kehittää keskitetty, kaupungin IAM-Master-toteutus, joka toteutetaan neuvottelumenettelyn avulla. Hankinta sisältää järjestelmän sekä jatkokehityksen, jotka kuvataan tarkemmin liitteenä olevassa palvelukuvauksessa sekä järjestelmäylläpidon. Hankintamenettelynä käytetään hankintalain (1397/2016) mukaista kilpailullista neuvottelumenettelyä. Hankintamenettely sisältää neuvotteluja osallistumishakemusten perusteella valittujen toimijoiden kanssa. Neuvotteluihin valitaan ehdokkaat, joilla on hankinnan kokoon, laajuuteen ja tavoitteisiin nähden riittävä kokemus ja osaaminen sekä taloudellinen vakavaraisuus ja edellytykset pystyäkseen luotettavasti sitoutumaan järjestelmän ja siihen liittyvien palvelujen tuottamiseen Jyväskylän kaupungille.
Neuvottelujen tavoitteena on löytää lopulliselle tarjouspyynnölle sisältö; mm. parhaat toteutustavat, käytettävät teknologiat ja tekniikat sekä mahdolliset reunaehdot. Neuvottelujen kuluessa tarkentuvat mm. sopimus- ja dokumenttipohjat, tehtävien hallintamallit sekä rajapinnat/integraatiot kaupungin nykyisiin järjestelmiin.
Osallistumishakemuksen lähettäneistä ehdokkaista valitaan tässä osallistumispyynnössä mainittuja arviointiperusteita käyttäen kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn kolme (3) soveltuvuusvaatimukset täyttävää ehdokasta. Mikäli soveltuvuusvaatimukset täyttäviä osallistumishakemuksia on vähemmän kuin kolme (3), valitaan kaikki soveltuvat ehdokkaat.
Hankinnasta tehdään sopimus yhden palveluntuottajan kanssa. Osallistumispyynnön liitteet ovat alustavia ja ne täsmentyvät neuvottelujen perusteella lopulliseen tarjouspyyntöön.
NEUVOTTELUMENETTELYN VAIHEET JA ALUSTAVA AIKATAULU
VAIHE 1. Osallistumispyyntö ja osallistumishakemukset
1.1 Osallistumispyynnön julkaisu 8.6.2020
1.2 Ehdokkaat voivat esittää kirjallisia lisäkysymyksiä Tarjouspalvelu.fi -portaalissa 31.7.2020 klo 12 asti
1.3 Osallistumishakemusten viimeinen jättöpäivä 19.8.2020 klo 16:00*
1.4 Ehdokkaiden valinta ja kutsu neuvotteluihin arviolta viikolla 35.
* heinäkuu ns. yleisenä kesälomakuukautena pidentää osallistumishakemusten jättöaikaa
VAIHE 2: Neuvottelut
2.1 Ensimmäinen neuvottelukierros pidetään viikolla 37 (7.9. – 11.9.2020). Kierroksen aikana jokaiselle toimittajalle varataan oma 1,5 tunnin mittainen aika joko kasvotusten tai Microsoft Teamsin välityksellä, jolloin
- toimittaja esittelee itsensä, yrityksensä ja vähintään ilmoittamansa referenssit (30 min)
- tilaaja (Jyväskylän kaupunki) esittelee oman alustavan ajatuksensa toteutuksesta (30 min)
- toimittaja voi esittää tässä vaiheessa omia näkemyksiään tarjottavasta teknisestä / toiminnallisesta toteutuksesta (15 min)
- lopuksi mahdolliset tarkentavat kysymykset molemmin puolin (15 min).
Tilaaja pidättää mahdollisuuden karsia yksi toimittaja pois tulevilta neuvottelukierroksilta. Mikäli tilaaja näkee tarpeelliseksi karsia yhden toimittajan, kerrotaan valintakriteerit etukäteen ja järjestetään ylimääräinen neuvottelukierros.
2.2 Toinen neuvottelukierros pidetään viikolla 40 (28.9. – 2.10.2020).
Neuvottelukierroksen sisältö sekä aikataulu tarkennetaan ja lähetetään toimittajille vähintään viikkoa ennen toimittajatapaamisia.
Tilaaja pidättää mahdollisuuden karsia yksi toimittaja pois tulevilta neuvottelukierroksilta. Mikäli tilaaja näkee tarpeelliseksi karsia yhden toimittajan, kerrotaan valintakriteerit etukäteen ja järjestetään ylimääräinen neuvottelukierros.
2.3 Kolmas ja mahdollisesti viimeinen neuvottelukierros pidetään viikolla 43 (19.10. – 23.10.2020)
Neuvottelukierroksen sisältö sekä aikataulu tarkennetaan ja lähetetään toimittajille vähintään viikkoa ennen toimittajatapaamisia.
Tilaaja pidättää mahdollisuuden karsia yksi toimittaja pois tulevilta neuvottelukierroksilta. Mikäli tilaaja näkee tarpeelliseksi karsia yhden toimittajan, kerrotaan valintakriteerit etukäteen ja järjestetään ylimääräinen neuvottelukierros.
Mikäli kolmannen neuvottelukierroksen jälkeen vaatimusmäärittely on saatu tilaajaa tyydyttävälle tasolle, päätetään neuvottelut ja pyydetään toimittajilta lopulliset tarjoukset.
2.4 Tarvittaessa neljäs neuvottelukierros pidetään viikolla 46 (9.11. - 13.11.2020)
Neuvottelukierroksen sisältö sekä aikataulu tarkennetaan ja lähetetään toimittajille vähintään viikkoa ennen toimittajatapaamisia.
Tilaaja pidättää mahdollisuuden karsia yksi toimittaja pois tulevilta neuvottelukierroksilta. Mikäli tilaaja näkee tarpeelliseksi karsia yhden toimittajan, kerrotaan valintakriteerit etukäteen ja järjestetään ylimääräinen neuvottelukierros.
2.5 Tarvittaessa viides neuvottelukierros pidetään viikolla 49 (30.11. - 4.12.2020).
Neuvottelukierroksen sisältö sekä aikataulu tarkennetaan ja lähetetään toimittajille vähintään viikkoa ennen toimittajatapaamisia.
Tilaaja pidättää mahdollisuuden karsia yksi toimittaja pois tulevilta neuvottelukierroksilta. Mikäli tilaaja näkee tarpeelliseksi karsia yhden toimittajan, kerrotaan valintakriteerit etukäteen ja järjestetään ylimääräinen neuvottelukierros.
2.6 Tarvittaessa kuudes neuvottelukierros pidetään viikolla 51 (14.12. - 18.12.2020).
Neuvottelukierroksen sisältö sekä aikataulu tarkennetaan ja lähetetään toimittajille vähintään viikkoa ennen toimittajatapaamisia.
Tilaaja pidättää mahdollisuuden karsia yksi toimittaja pois tulevilta neuvottelukierroksilta. Mikäli tilaaja näkee tarpeelliseksi karsia yhden toimittajan, kerrotaan valintakriteerit etukäteen ja järjestetään ylimääräinen neuvottelukierros.
MUISTIOT, VÄLIPÄÄTÖKSET, NEUVOTTELIJAT
Kaikista neuvotteluista laaditaan muistiot. Mahdollisista ehdokkaiden poissulkemisista neuvottelujen aikana tehdään erilliset välipäätökset.
Osallistumisilmoituksen jättäneiden tahojen keskeisten henkilöiden tulee osallistua neuvotteluihin.
VAIHE 3: Lopullisen tarjouspyynnön julkaisu ja lopullisten tarjousten vastaanotto - alustava aikataulu laadittu sillä oletuksella, että hankinnan toteuttamiseksi riittää kolme neuvottelukierrosta.
3.1 Lopullisen tarjouspyynnön julkaisu arviolta viikolla 46/2020
3.2 Lopulliset tarjoukset otetaan vastaan arviolta viikolla 50/2020.
3.3 Hankintapäätös ja sen tiedoksianto tehdään arviolta viikolla 52/2020 - 01/2021.
Kuvaus lisähankintamahdollisuuksista: Hankinnan luonteen vuoksi on mahdollista, että hankintaan liittyy lisätilauksia, joita ei täysin pystytä vielä osallistumispyyntöä julkaistaessa yksilöimään tarkalla tasolla. Tällaisia voivat olla esim. erilaiset järjestelmään liittyvät integraatiotarpeet. Sopimus tehdään ajalle 1.2.2021 (tavoite) - 31.1.2022, jonka jälkeen mahdollinen optio sopimuksen jatkamisesta toistaiseksi voimassa olevana.