Short description
Allmän information:
Idag köper kommunen tjänsten av inskanning av inkommande leverantörsfakturor. Kommunen använder Raindance EFH-system.
Uppdraget är att skanna, tolka och elektroniskt distribuera i stort sett samtliga inkommande pappersfakturor till Ulricehamns kommun. Enda undantagen är utländska fakturor samt fakturor som saknar Bg och Pg, vilka behandlas på annat sätt. Uppdraget omfattar leverantörsfakturaflödet från ankomst till framställd fakturafil. Uppdraget omfattar samtliga verksamheter inom Ulricehamns kommun.
Uppdraget omfattar även arkivering av originalfakturor.
De oöppnade fakturorna kommer dygnsvis eftersändas från Ulricehamns kommuns boxadress till skanningscentralens angivna adress.
Upphandlande myndighet:
Ulricehamns kommun org.nr: 212000-1579, inbjuder intresserade anbudsgivare att inkomma med anbud på skanning av kommunens leverantörsfakturor.
Avtalsperiod:
Avtalet gäller från och med 2020-09-01 och löper därefter i två (2) år.
Beställaren kan förlänga avtalet med 1+1 år.
Eventuell förlängning ska påkallas av Beställaren senast tre (3) månader innan avtalets utgång. Förlängningen ska ske skriftligt och undertecknas av båda parter.
Volym och optioner:
Ulricehamns kommun beräknas handha ca 7 500 pappersfakturor per år jämte eventuella bilagor.
Beställaren garanterar inga volymer. Anbudsgivaren förbinder sig att leverera det verkliga behovet.
Avtalsstiden är 2 år med möjlighet för den upphandlande myndigheten att förlänga kontraktet med oförändrade villkor, upp till 1 + 1 år.
Avbrytande av upphandling:
Om inget anbud motsvarar ställda krav eller om anbuden innefattar för höga priser eller på annat sätt är oförmånliga kan upphandlingen avbrytas och samtliga anbud förkastas.
Förutsättningar för upphandlingens genomförande:
Upphandlingen genomförs under förutsättning att de organisatoriska och politiska beslut tas, som ligger till grund för upphandlingen.
Helt eller delat anbud:
Anbud får endast lämnas på hela upphandlingen.
Antal avtalsparter:
Den upphandlande myndigheten har för avsikt att teckna avtal med en leverantör.
Kommunikation under upphandlingen:
Kommunikation med anbudsgivare sker endast via Direktupphandlingsmodulen, frågor och svarsfunktionen.
Information om frågor, svar och tillkommande dokument sker via systemet och samma funktion.
Frågor och svarsfunktionen är tillgänglig via annonsen till upphandlingen under "Frågor och svar". De som inte registrerat sig i systemet har skyldighet att själva bevaka eventuella frågor och svar i upphandlingen.
OBS! Information lämnas enbart via systemet, för att säkerställa att samtliga anbudsgivare får samma information.
Om anbudsgivare upplever förfrågningsunderlaget som oklart eller otydligt i något avseende är det viktigt att upphandlande myndighet kontaktas så att missförstånd kan undvikas. Innan anbud lämnas uppmanas anbudsgivaren att kontrollera om nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit.
Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad via systemet av upphandlande myndighet under anbudstiden är bindande både för kommunen och anbudsgivare.
Anbudets utformning:
Hela anbudsförfarandet genomförs på svenska och anbudet ska lämnas elektroniskt via direktupphandlingsmodulen.
Det är viktigt att anbudsgivare noga följer de anvisningar som anges i förfrågningsunderlaget.
De möjligheter som finns till förtydligande och komplettering av anbud finns angivna i LOU och är begränsade. Anbud som inte innehåller samtliga begärda uppgifter kan komma att förkastas utan att anbudsgivaren ges tillfälle till förtydligande eller komplettering.
Anbudet ska utformas helt i enlighet med förfrågningsunderlaget. Reservationer accepteras inte.
Anbud som lämnas för sent kan inte prövas.
De bilagor till förfrågningsunderlaget som skall ifyllas och bifogas anbudet, måste sparas ner på anbudsgivarens dator, fyllas i och sedan bifogas till anbudet.
Anbudets giltighet:
Anbudet ska vara giltigt till: 2020-11-04
Förmåga och erfarenheter:
Anbudsgivaren ska ha erfarenhet av området som upphandlingen avser och visa detta genom att ange referensuppdrag där uppdraget har varit liknande de krav som ställs i denna upphandling. Erfarenheten ska styrkas genom att Anbudsgivaren ska ange 2 referensuppdrag. Bifoga som fil med anbudet.
Uppdragen får inte vara äldre än 3 år från sista anbudsdag. Uppdrag ska vara genomförda innan sista anbudsdag.
För varje referens ska anges:
- Referensens arbetsgivare, kontaktperson, kontaktuppgifter, kort beskrivning och tidpunkt för genomförande.
Referensuppdragen ska avse olika uppdragsgivare. Beställaren förbehåller sig rätten att bedöma om angivet referensuppdrag är likvärdigt eller inte. Beställarens egna erfarenheter kan värderas som referens.
Anbudsgivaren ansvarar för att kontaktpersonerna för uppdragen är vidtalade och går att nå på angivna kontaktuppgifter samt har möjlighet att bekräfta referensuppdraget.
Vid referenstagning ska angivna referenser anse att projektet var väl genomfört.
Beställaren kommer vid behov kontakta referenserna för att kontrollera uppgifterna.
Formell granskning i enlighet med LOU:
Granskningen omfattar följande:
Anbudet skall ha inkommit i tid och innehålla efterfrågade uppgifter.
Anbudsgivaren skall :
- vara registrerad i bolags-, handels- eller föreningsregister.
- vara registrerad för redovisning av och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter.
- inneha F-skattsedel.
- försäkra att skäl för uteslutning för deltagande i upphandlingen ej föreligger enligt 10 kap. 1 § och 2 § LOU.
Om en leverantör är registrerad i ett EES-lands officiella förteckning över godkända leverantörer, skall leverantören anses uppfylla de krav som kan ställas upp med stöd av 10 kap.
Kontroll sker genom upphandlande myndighets försorg med Skatteverket samt Credit Safe. Skicka därför inte in handlingar som ej är begärda, t ex SKV 4820, registreringsbevis, F-skattsedel mm.
Prövning av anbudsgivarens ekonomiska förutsättningar:
Granskningen omfattar följande:
- Ekonomisk och finansiell ställning.
Anbudsgivaren skall vid tiden för anbudets inlämnande inneha lägst ratingen "kreditvärdig" enligt Credit Safe eller på annat sätt bevisa att företagets ekonomiska ställning motsvarar krav ställda för denna grad av rating.
Prövning av anbudsgivarens tekniska och yrkesmässiga kapacitet:
Granskningen omfattar följande:
- Organisation och kompetens.
- Bevis som styrker tillgång till andra företags tekniska och yrkesmässiga kapacitet skall bifogas om sådan åberopas.
Prövning av underleverantörer:
Granskningen omfattar följande:
Underleverantören skall :
- vara registrerad i bolags-, handels- eller föreningsregister.
- vara registrerad för redovisning av och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter.
- inneha F-skattsedel.
- ha uppfyllt sina skyldigheter enligt 10 kap. 1 § och 2 § LOU.
Om en leverantör är registrerad i ett EES-lands officiella förteckning över godkända leverantörer, skall leverantören anses uppfylla de krav som kan ställas upp med stöd av 10 kap.
Kontroll sker genom upphandlade myndighetens försorg med Skatteverket samt Credit Safe.
Skicka därför inte in handlingar som ej är begärda, t ex SKV 4820, registreringsbevis, F-skattsedel mm.
Kvalitetsledning:
Anbudsgivaren ska ha en kvalitetsstyrning och kontroll för att kvalitetssäkra uppdraget.
Personalen skall väl känna till rutiner, så att arbetet utförs på rätt sätt, i rätt tid och att negativa händelser och tillbud förebyggs.
Miljöledning:
Upphandlande myndighet ser gärna att avtalad leverantör har ett certifierat miljöledningssystem eller motsvarande arbetssätt.
Informationssäkerhet:
Anbudsgivaren ska jobba enligt ISO 27001 eller motsvarande arbetssätt.
PUB-avtal kommer att tecknas.
Jävsförhållande:
Vid köp av varor, tjänster eller entreprenader ska säkerställas att anbudsgivaren ej är anställd i kommunen samt att anbudsgivarens ägare (med faktiskt inflytande) eller anställda inte är anställda av kommunen.
Obligatoriska krav på tjänsten:
Omfattning och krav:
Uppdragets omfattning:
Upphandlingen avser Ulricehamns kommuns inkommande fakturavolym, ca 7 500 pappersfakturor per år jämte eventuella bilagor. I takt med att leverantörerna övergår till att skicka e-fakturor, kommer volymen att minska successivt.
Kravspecifikationen omfattar skanning, tolkning och verifiering som tjänst hos leverantör, varifrån Ulricehamns kommun kontinuerligt tar emot skannade fakturor i ett filformat anpassat till Raindance. Arkivering av originalfakturor i pappersform ska ingå.
Krav på skanning, tolkning och verifiering som tjänst:
Ulricehamns kommun, nedan kallad UK, har för avsikt att köpa tjänsten hos extern leverantör, Skanningcentralen nedan kallad SC. Tjänsten kan beskrivas enligt följande:
Kommunens leverantörer adresserar pappersfakturor till en postbox hos UK, varefter eftersändning sker till SC. SC sorterar och skannar dokumenten, varvid elektroniska bilder skapas samt tolkar överenskommen information.
För att säkerställa riktigheten i den information som tolkas skall alla fakturor genomgå en verifiering, där eventuella felaktigheter eller tveksamheter rättas till. Fakturafil med bilder och registeruppgifter läggs ut på SCs server för avhämtning av UK.
SC ska kunna ta emot 7 500 pappersfakturor jämte eventuella bilagor per år.
SC ska kunna skanna fakturor, baksidor samt följesedlar och bilagor med format A4, A5. Ev preparering före skanning utförs av SC.
SC ska kunna hantera kreditfakturor så att de med säkerhet får rätt status.
Levererad data ska vara anpassad till UKs fakturahanteringssystem Raindance.
SC skall skapa svart/vita fakturabilder med god kvalitet för presentation på bildskärm med webbläsare.
Fakturor som anländer till SC dag 1 skall vara skannade, tolkade, verifierade och elektroniskt levererade till en server hos SC senast under kvällen dag 1, helgdagar undantagna, för avhämtning av UK:s kommunikationsmotor Teis.
Krav på tolkning och verifiering:
Uppgifter som skall tolkas och verifieras:
- Fakturanummer
- OCR-nummer
- Fakturabelopp
- Momsbelopp
- Betalningssätt: Bankgironummer, plusgironummer om bankgironummer saknas.
- Referens
- Momsregistreringsnummer
Ovanstående uppgifter skall gå att ändra och antal fält ska kunna utökas. Eventuell kostnad för detta skall anges.
Fakturatyp (debet/kredit) kan eventuellt tillkomma beroende på hur ert system är uppbyggt.
Valutakod är alltid SEK.
För varje faktura skall skanningdatum framgå. Detta datum skall användas som ankomstdatum och preliminärbokföringsdatum vid fakturabehandling i Raindance EFH.
Krav på utförande:
Skanning av UK:s fakturor skall ske varje helgfri måndag-fredag.
Krav på säkerhet:
Kopia på levererade data, bild och registerposter, skall finnas hos SC för eventuell omsändning om felaktigheter skulle uppstå. Möjlighet till omsändning skall finnas upp till 30 dagar efter originalsändningen.
Det är av största vikt att registerdata kopplas ihop med rätt fakturabild och bilagor.
Krav på arkivering av originalfakturor med bilagor:
Pappersoriginalen kommer efter skanning inte att användas utan arkiveras buntvis utifrån datum för inskanning.
Arkivering skall ske i godkända arkivutrymmen till och med det 7:e året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, enligt den kommunala redovisningslagen.
Arkivering skall möjliggöra eventuell eftersökning om det visar sig nödvändigt.
Utsortering skall ske efter 7 år efter samråd med Ulricehamns kommun.
Vid eventuellt systembyte ska uppgifter kunna överföras till annan teknisk lösning till skälig kostnad.
Krav avseende digital lagring av fakturor:
Fakturorna skall lagras digitalt för exempelvis omsändning i upp till 30 dagar.
Krav på support:
Fel av olika typer kan uppstå. Tex att fakturafil ej läggs ut i tid för avhämtning eller att felaktigheter passerar igenom systemet för tolkning och verifiering.
Support skall finnas tillgänglig under normal kontorstid, både via telefon och e-post.
Återkoppling skall ske när support mottagit ett felmeddelande.
SC skall tillhandahålla en support som väl kan kommunicera i skrift och tal på svenska.
Krav på sekretess:
Information tillhörande UK får endast hanteras under sekretesskydd.
Krav på leverans från SC:
Nedre fysisk storleksgräns för skannade bilagor, följesedlar, kvitton etc ska vara 5 x 10 cm eller mindre.
Anbudsgivaren ska kunna skanna vanligt förekommande pappersformat inom EU.
Paginering av originalfakturor, bilagor och följesedlar ska ske vid skanning.
Skannade dokument utöver fakturor med tillhörande bilagor, såsom betalningspåminnelser, orderbekräftelser etc ska vara åtkomliga via SCs webb och kunna skickas vidare med e-post inom kommunen. När sådana dokument blir tillgängliga på SCs webb skall UK erhålla ett e-post med uppgiften att de finns att hämta på Scs webb.
Antal fakturor samt skannat totalbelopp ska finnas tillgängligt via e-post per producerad fakturafil i samband med att filen läggs ut för avhämtning av UK.
Pris: Totalpris av prisbilaga anges exklusive moms i därför avsedd prisruta. Inga ytterligare kostnader får tillkomma.
Anbudsprövning:
Samtliga obligatoriska krav ska vara uppfyllda. Om ett obligatoriskt krav inte uppfylls, måste anbudet förkastas.
Kontroll av uppgifter sker endast för de Anbudsgivare som bedöms ha möjlighet att erhålla avtal.
Kontraktet tilldelas den Anbudsgivare som har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.
Beställaren kommer att anta anbudet med lägst pris.
Anbudets form:
Anbud ska lämnas via direktupphandlingsmodulen. Frågor och svar hanteras via direktupphandlingsmodulen.
Sekretess:
Om anbudsgivaren anser att delar av anbudet bör sekretessbeläggas ankommer det därför på anbudsgivaren att ange vilka anbudsuppgifter det gäller samt grund för att sekretessbelägga uppgifterna.